سندهای اداری

فرم اداری چیست و آشنایی با انواع آن

یکی از مهمترین ابزارهایی که باید برای مکاتبات اداری مورد استفاده قرار بگیرد فرم اداری است. این نمونه ابزارهای اداری در دسته بندی های متنوع می باشند و هر یک از آنها دارای اطلاعات و مشخصات خاصی هستند. هر فردی در اداره برای ثبت درخواست های خود باید از این نمونه ابزارهای اداری استفاده کند. دقت داشته باشید که باید هر یک از انواع آنها را بشناسید تا در شرایط متنوع یکی از آنها را پر کنید. زمان پر کردن آنها باید تمامی اطلاعات را به صورت دقیق وارد نمایید. در هر جای خالی، نیاز است که اطلاعات دقیق را وارد نمایید.

فعالیت های هر یک از سازمان ها و اداره ها با استفاده از فرم اداری انجام می شود. این ابزار اداری را به عنوان یک سند می شناسند. در این سند نوشته ها همراه با فاصله هستند که در این فاصله ها باید اطلاعات مشخص شده ای را وارد کنید. شما می توانید از این سندها برای ایجاد کردن محتواهای مشابه استفاده نمایید. به طور معمول این نمونه سندها از نظر ظاهری استاندارد می باشند و تمامی آنها شبیه به یکدیگر هستند. در واقع باید بدانید که آنها از نظر ظاهری شبیه یکدیگر می باشند ولی اطلاعات درونی شان با یکدیگر فرق می کند.

فرم
ادامه مطلب
فهرست های تنظیم شده

چرا باید روز خود را با نوشتن چک لیست آغاز کنیم ؟

پیروی و نوشتن چک لیست می تواند کیفیت و بازده زندگی کاری تان را بهبود ببخشد. شما در روزهای تعطیل می توانید با استفاده از یک فهرست منظم عملکردتان را بهتر کنید. نحوه آغاز روز می‌ تواند کیفیت ادامه پیدا کردن روز شما را تعیین نماید. شما با استفاده از فهرست های اصولی می ‌توانید یک شروع خوب را در روز خود تضمین نمایید. بسیاری از افرادی که می خواهند در مورد برنامه‌ های خود اطلاعات بیشتری داشته باشند و به صورت اصولی زندگی کنند از فهرست های منظم استفاده می کنند.

 دلایل زیادی وجود دارد که شما را ترغیب می‌ کند تا از چک لیست استفاده نمایید. اگر شما روز خود را با این فهرست‌ ها آغاز کنید بدون شک هدف بهتری برای زندگی پیدا خواهید کرد. به همین دلیل برای منظم تر کردن روند زندگی روزانه خود بهتر است که این فهرست را مورد استفاده قرار دهید. دقت داشته باشید که مزیت ها و معایب فهرست ها را باید از جهات متفاوت بررسی نمایید. در این صورت می توانید از این فهرست ‌ها با آگاهی بیشتری استفاده کنید. برخی از دلایلی که موجب شده است بسیاری از افراد این فهرست ها را برای زندگی روزمره خود مورد استفاده قرار دهند در ادامه معرفی می ‌کنیم.

چک لیست
چک لیست
ادامه مطلب
دستورالعمل

نحوه تدوین دستورالعمل کاری

ساختاری که مربوط به تدوین نمودن دستورالعمل می باشد به صورت توصیفی است. البته در برخی از مواقع ساختار تدوین آیین نامه ها به صورت گردش کار، ترکیبی و یا تصویری می باشد. برای به بلوغ رساندن هر یک از سازمان ها باید تدوین آیین نامه به صورت اصولی انجام گردد. آیین نامه ها می توانند فعالیت ها را تشریح کنند. هر یک از فرایند ها امکان دارد که دارای یک یا چندین بخشنامه باشند بر همین اساس باید بخشنامه ها و آیین نامه های مربوط به فرایند ها شناسایی شوند. در این صورت روند کار درسازمان به صورت اصولی و به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.

 دستورالعمل‌ کاری نیاز است که جهت تشریح دقیق کارهایی که در سازمان وجود دارد ایجاد شود. برای اینکه تأثیر مطلوبی از بخش های متنوع دریافت شود باید آنها را تنظیم کنند. برای تشریح کردن نحوه اصولی انجام دادن کارها تاثیر مطلوب انواع بخشنامه ها را مشاهده خواهید کرد. ساختار آیین ‌نامه ‌ها و میزان جزئیات آنها در هر یک از سازمان ها، شرایط کارکنان و مهارت آنها را تعریف خواهد کرد. در واقع شما باید به خوبی بدانید که آموزش های ارائه داده شده به کارکنان در هر یک از سازمان ها طبق آیین ‌نامه تعریف می‌ گردد. برای تدوین کردن هر یک از آیین نامه ها موارد مشخص شده ای باید در نظر گرفته شود.

دستورالعمل
دستورالعمل
ادامه مطلب
روش اجرایی

روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه چیست ؟

تدوین نمودن روش اجرایی که مربوط به اقدامات پیشگیرانه و اصطلاحی است در استاندارد ایزو الزامی نمی باشد. البته که باید بدانید در استانداردهای مدیریتی این روش باید به کار گرفته شود. اقدام اصلاحی کمک می‌ کند که هر یک از فعالیت های سازمان در کمترین بازه زمانی و بدون مشکل انجام شوند. در بسیاری از استانداردها که دارای نشان استاندارد ملی هستند باید این روش به کار گرفته شود. تدوین نمودن روش‌ های اجرایی اصلاحی و پیشگیرانه جهت تضمین کیفیت الزامی است.

 در واقع سیستم مدیریت کیفیت برای تضمین نمودن تجهیزات متفاوت باید استانداردهای مشخص شده ای را در نظر بگیرد. اگر شما مایل هستید که روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه را به خوبی بشناسید باید بتوانید این روش را به صورت دقیق و مفصل تشریح کنید. تشریح کردن این روش مناسب اجرایی کمک می کند تا شما از آن نهایت بهره برداری را دریافت نمایید. بسیاری از افرادی که روش‌ های اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه را به کار می گیرند اطلاعات زیادی در مورد آنها ندارند. برخی از مهمترین موارد که کمک می ‌کند تشریح این دستورالعمل کاری را به صورت اصولی انجام دهید در ادامه معرفی می‌ کنیم.

دستورالعمل
دستورالعمل
ادامه مطلب
روش اجرایی

روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق چیست ؟

روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق را برای شناسایی خدمات به کار می‌ گیرند. این روش جهت تعیین تکلیف هر یک از محصولات نامنطبق و کنترل محصولات نامنطبق کاربرد زیادی دارد. بسیاری از افراد برای جلوگیری کردن از استفاده ناخواسته خدمات و محصولات این روش را تدوین می‌ کنند. تدوین نمودن روش ‌های اجرایی جهت کنترل محصولات نامنطبق بر اساس استانداردهای ایزو می باشد. طبق دستورالعمل هایی که مربوط به استانداردهای ایزو است تدوین نمودن روش های اجرایی برای برخی از سازمان ها الزامی نمی باشد. سازمان ها می توانند این روش و دستورالعمل اجرایی را مستند سازند و سپس از آن استفاده کنند.

جهت دریافت نشان استاندارد ملی و همچنین استقرار سیستم مدیریت باید روش اجرایی مورد استفاده قرار بگیرد. این روش کنترل محصول نامنطبق برای برخی از سیستم ها الزامی به شمار می ‌رود. به طور کلی شما باید به خوبی بدانید که این روش و دستورالعمل اجرایی دارای ویژگی‌ ها و مشخصات خاصی است. هر یک از افرادی که می خواهند در سازمان های متفاوت از این روش استفاده کنند باید در مورد ویژگی های روش کنترل محصول نامنطبق اطلاعات ویژه‌ ای داشته باشند. برخی از مهمترین ویژگی های این روش مناسب اجرایی را در ادامه معرفی می کنیم.

روش اجرایی
روش اجرایی
ادامه مطلب
روش ‌های اجرایی ممیزی داخلی

روش اجرایی ممیزی داخلی چیست ؟

جهت اطمینان پیدا کردن از سیستم مدیریت مدنظر خود می‌ توانید روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو را به کار بگیرید. این روش باید در زمان مشخص شده و با برنامه ریزی قبلی مورد بررسی قرار بگیرد. تدوین نمودن روش‌ های اجرایی ممیزی داخلی ایزو باید در استانداردهای مشخص شده باشد. البته که باید بدانید برای برخی از سیستم ها استانداردهای متنوع ضروری نمی باشد. اما در برخی دیگر از استانداردها که دارای نشان استاندارد ملی هستند باید از روش ‌های اجرایی ممیزی استفاده شود.

 مستند نمودن هر یک از روش‌ های اجرایی ممیزی در برخی از سیستم ها ضروری می باشد. با توجه به استانداردهای ایزو داخلی، راهنمای روش اجرایی سیستم مدیریتی، طبق استانداردهای یکسان انجام می گردد. در واقع باید بدانید که تمامی استانداردهای مدیریتی تا حدودی شبیه یکدیگر هستند. تنها معیار ممیزی که برای آنها به کار گرفته می‌ شود بر اساس موقعیت است. به عنوان مثال زمانی که سیستم مدیریت محیط زیست را می خواهیم ممیزی کنیم، معیار ممیزی بر اساس استاندارد ایزو ۱۴۱۰۱ می باشد. اما سیستم مدیریتی و بسیاری از دیگر موارد، بر اساس استاندارد های متفاوت ممیزی می شوند.

ممیزی داخلی
ممیزی داخلی
ادامه مطلب
روش اجرایی

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق چیست ؟

در برخی از استانداردهای مدیریتی، تدوین نمودن روش اجرایی کنترل هر یک از مدارک و سوابق الزامی شده است. برای تحت کنترل گرفتن بسیاری از مدارک سیستم های مدیریتی و همچنین کنترل نمودن سوابق، کارمندان این روش را می توانند اجرا کنند. در استانداردهایی که مربوط به مدارک و سوابق می باشد تدوین نمودن روش مهم اجرای کنترل مدارک برای برخی از کارهای الزامی نمی باشد. سازمان ها قادر هستند که در صورت نیاز این نمونه از دستورالعمل کاری را بررسی کنند و اجرا نمایند.

در برخی از استانداردها مانند استانداردهایی که مربوط به نشان استاندارد ملی می باشد تدوین نمودن روش اجرایی کنترل مدارک و همچنین بررسی سوابق ضروری به شمار می رود. در روش های اجرایی کنترل مدارک باید بدانید که نحوه بررسی مستندات، تعیین کد گذاری مدارک، نحوه جمع آوری کردن مستنداتی منسوخ شده اند تشریح خواهد شد. تمامی استاندارد هایی که مربوط به سیستم مدیریتی هستند و مستندات و سوابقی که تایید می شوند در بندهای جداگانه قرار می ‌گیرند. به عنوان مثال باید به خوبی بدانید که الزامات قانونی و بسیاری از دیگر الزامات استاندارد تحت کنترل مدارک ورودی سازمانی می باشند.

روش اجرایی
روش اجرایی
ادامه مطلب
فرم

فرم های اداری و دفاتر چه هستند؟

در نظام اداری فرم های اداری متفاوتی مورد استفاده قرار می‌ گیرند. در اصطلاح این نمونه از دستورالعمل های اداری به نوشته هایی گفته می شود که توسط آن، یک فرد توسط مقاماتی که صلاحیت دارند به سمت خاصی می رسد. در واقع با پر کردن این قالب فرد انجام دادن کاری را بر عهده می ‌گیرد. تمامی مشخصاتش  را وارد این قالب نوشتاری می‌ سازد. هر یک از افرادی که می خواهند در نظام اداری و یا هر یک از دیگر نظام‌ ها استخدام شوند باید این دستورالعمل را رعایت کنند. هر یک از اطلاعات شخصی مانند نام، آدرس منزل و غیره باید در این قالب نظام اداری وارد شود. همچنین اطلاعاتی مربوط به نوع مدارک تحصیلی؛ نوع خدمات ارائه شده و غیره را باید در این قالب نوشتاری وارد سازند.

 هر یک از حکم ها به دو روش احکام ماموریت و احکام استخدامی تنظیم و تهیه می‌ شوندو بر همین اساس ارکان فرم های اداری را باید به خوبی بشناسید و از آنها برای استخدام افراد استفاده کنید. این نمونه قالب های نوشتاری در مدل های متفاوتی طراحی می گردند. هر یک از سازمان ها و نظام های اداری بر اساس مشخصات و ویژگی هایی که دارند این نمونه قالب های نوشتاری را طراحی می کنند. انواع قالب های نوشتاری را می توانید به افرادی که در این زمینه فعالیت می‌ کنند سفارش دهید تا قالب ها را برایتان طراحی نمایند.

فرم های اداری و دفاتر
فرم های اداری و دفاتر
ادامه مطلب
آیین نامه

دستورالعمل چیست و کاربرد آن

دستورالعمل چیست و کاربرد آن

دستورالعمل به عبارتی گفته می ‌شود که از انجام کار آغاز شده تا ترتیب اثر آن به صورت مکتوب است. هر یک از وظایف و مسئولیت افراد در این آیین نامه وارد خواهد شد. بخشنامه یکی از واژه هایی است که در مورد روش و شیوه به کار گرفته می شود. در برخی از مواقع، بخشنامه ها معنا و مفهوم خاصی پیدا می کنند. شما می توانید برای هر یک از سازمان ها و شرکت ها آیین نامه مخصوصی را تدوین کنید. در این آیین‌ نامه وظایف هر یک از افراد به طور دقیق و مفصل تعیین خواهد شد. افرادی که در سازمان کار می ‌کنند با مشاهده آیین نامه می توانند وظایفشان را به خوبی بشناسند. در این صورت هر یک از شرکت ‌ها و سازمان‌ ها به بهترین نحو ممکن فعالیت‌ هایشان را انجام خواهند داد.

دستورالعمل چیست و کاربرد آن
دستورالعمل چیست و کاربرد آن
ادامه مطلب
بخش های متنوع دستورالعمل کاری

ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟

ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟

ساختاری که برای تدوین نمودن دستورالعمل کاری در نظر گرفته می شود طبق استانداردهای مشخص شده است. این ساختار بر اساس جداول، متن، تصاویر، نمودارهای گردش کار و یا ترکیبی از انواع روش ها می باشد. هر یک از ساختار ها بر اساس نیاز سازمان، شرایط احراز کارکنان و مهارت آنها باید به کار گرفته شوند. آیین نامه ای که مربوط به هر یک از انواع کارها می باشد، فعالیت های مشخص شده ای را تشریح می ‌کند. این بخشنامه ها در فرایند های متفاوت امکان دارد یک یا چندین روش را تعریف کنند. در واقع انواع آیین نامه کارها نیاز است که برای تشریح کردن نحوه انجام دادن تمامی فعالیت ها آماده شوند.

 ساختار، میزان و فرمت جزئیات انواع دستورالعمل ها باید بر اساس نیاز سازمان و کارکنان باشد. در واقع باید بدانید که این روش ها به پیچیدگی کار، آموزش های ارائه داده شده، شرایط احراز کارکنان و مهارت های آنها بستگی دارد. در واقع به عنوان مثال باید بدانید که افراد حرفه ای به بخشنامه نیازی ندارند، چرا که آنها به خوبی با تمامی روش های اجرایی کار آشنا هستند. این مسئله کمک می کند که آنها سریعتر کارهای خود را انجام دهند. اما هر یک از سازمان ها به آیین نامه نیاز دارند تا شرح وظایف را به صورت دقیق اعلام کنند.

ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟
ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟
ادامه مطلب