آموزش اصول طراحی فرم ها
نحوه طرح فرم‌ها
قبل از طرح یک فرم ابتدا توانایی و هدف آن را مشخص می‌کنیم. باید از ابتدا توجه کرد که از این فرم چه استفاده‌ای می‌خواهیم بکنیم؟ چه اطلاعاتی را این فرم قرار است تامین نماید؟ چه کار اضافی را با تهیه این فرم می‌خواهیم حذف کنیم؟ به سوالات زیر قبل از طرح فرم باید پاسخ گفته شود.
- هدف از این فرم چیست؟
- چرا این فرم لازم است؟ آیا ارزش تهیه شدن را دارد؟ آیا می‌توان آنرا حذف کرد؟
- بزرگترین اشکالی که در صورت حذف این فرم عارض می‌شود چیست؟
- به چه وسیله دیگری می‌توان کار این فرم را انجام داد؟ آیا از یادداشت کردن روی کاغذ و یا نوشتن روی تخته سیاه می‌توان به جای این فرم استفاده کرد؟
- آیا نمی‌توان از اثر یک مهر که اطلاعات روی آن حک شده است به جای این فرم استفاده کرد؟
- آیا می‌توان فرم را با فرم دیگری ادغام نمود یا تغییری در آن داد تا به کمک آن بتوان کاری را که اکنون نیاز به فرم دیگری دارد به وسیله همین فرم انجام داد؟ (مثالی برای این حالت، ادغام برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار و یا برگ سفارش و برگ رسید انبار در صورت امکان است).
- هدف از هر نسخه فرم چیست؟ آیا هر یک از نسخ واقعاً لازم هستند؟
بری طراحی فرم ابتدا از مطالبی که باید در فرم جمع‌آوری گردند لیستی تهیه می‌کنیم. برای این کار باید حتماً نظر افرادی که به نحوی با فرم در ارتباط هستند خواسته شود. باید مراقب بود که با طرح یک فرم، کار یک بخش را به قیمت زیاد کردن زحمت بخش‌های دیگر کم نکرده باشیم، بلکه تمام سیستم را با هم به سمت بهینه شدن پیش ببریم. پس از اینکه در مورد اطلاعاتی که باید در فرم وارد شوند تصمیم گرفتیم، قدم بعدی “طرح فرم” می‌باشد. فرم‌ها باید تا حد امکان واضح باشند بخصوص آنهایی که در بخش‌های مختلف سازمان و یا حتی در بیرون از آن مورد استفاده قرار می‌گیرند. هدف نهایی، تهیه یک فرم واضح، منظم و منطقی است که به سهولت بتوان آن را خوانده و پر کرد.
به طور کلی در هر فرم دو نوع اطلاعات وجود دارد، ثابت و متغیر.
اطلاعات ثابت که به طور چاپی روی فرم قرار دارند، نشان می‌دهند که چه چیزی و چگونه باید در فرم درج گردد. این اطلاعات چهارچوب مطالبی که باید در فرم نوشته شوند را مشخص می‌کند. پاسخهایی که به اطلاعات ثابت فرم داده می‌شوند اطلاعات متغیر هستند که به صورت دستی وارد فرم می‌شوند. اگر چه فرم‌ها برای انجام ماموریت‌های متفاوتی طرح می‌گردند ولی به طور کلی می‌توان گفت که اکثر فرم‌ها از سه قسمت اصلی تشکیل می‌شوند:
- حاشیه بالایی که برای شناسایی آن بوده و شامل مطالبی از قبیل نام فرم، شماره مسلسل آن، تاریخ صدور، محل صدور و اطلاعاتی از این قبیل می‌باشد.
- متن فرم که اکثر اطلاعات متغیر در این قسمت فرم درج می‌گردند. اصولاً فرم برای اطلاعات مندرج در این قسمت است که طرح می‌گردد.
- حاشیه زیر فرم که معمولاً محلی است برای امضاها و مهرهای مجاز و یا تایید صحت مطالب مندرج در فرم. در این قسمت فرم، همچنین می‌توان اطلاعات ثابتی از قبیل اینکه این نسخه از فرم به دست چه کسی می‌رود و یا توضیحات ضروری را ثبت کرد.
بدیهی است با توجه به اینکه این تقسیم‌بندی قراردادی است، می‌توان فرم را به صورت‌های دیگری نیز تقسیم‌بندی کرد. در بعضی از کتب فرم را به ۵ قسمت تقسیم کرده‌اند ولی تقسیم آن به سه قسمت به صورت فوق از این نظر است که این تقسیم‌بندی در مورد فرم‌های بیشتری مصداق دارد.
نکته دیگر توجه به این مطلب است که باید جای کافی برای نوشتن اطلاعات و امضا کردن و مهرزدن روی فرم در نظر گرفته شود. همچنین بهتر است فرم در مسیر طبیعی گردشش پر شود که به ترتیب از راست به چپ و از بالا به پایین می‌باشد. اگر فرم در رابطه با فرم دیگری مورد استفاده قرار می‌گیرد (مثلاً اگر اطلاعات از یکی به دیگری منتقل می‌شود، مثل انتقال اطلاعات از فرم درخواست خرید به فرم سفارش خرید)، این دو فرم با هم طرح شوند که تا حد امکان محل و ترتیب اطلاعات مشترک در دو فرم یکسان باشد. همچنین شماره فرمی که از روی آن فرم دیگری صادر می‌شود بهتر است در فرم دوم نوشته شود. این کار به منظور تسهیل در پی‌گیری عملیات انجام می‌شود. مثلاً شماره فرم درخواست کالا در مواردی که مبنای صدور برگ درخواست خرید است، باید روی فرم اخیر نوشته شود. انجام این کار علاوه بر ایجاد قابلیت کنترل و پی‌گیری عملیات، از پیوست کردن دائمی فرم‌های مختلف جلوگیری می‌کند. محل‌هایی که همیشه پر می‌شوند در سمت راست، محل‌هایی که گاهی پر می‌شوند در وسط و محل‌هایی که به ندرت پر می‌شوند در سمت چپ فرم قرار می‌گیرند. توجه به این نکات به تسریع در عمل پرکردن و رونویسی از روی فرم کمک زیادی می‌کند. در مورد توزیع نسخ فرم، این نکته قابل توجه است که غالباً نسخ اول فرم با توجه به خوانا بودن آن به قسمت حسابداری می‌رود و نسخه آخر آن نزد صادرکننده فرم بایگانی می‌شود.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.