۱- هدف : هدف از تدوین این فرآیند، بیان نحوه شرکت در مناقصات بمنظور حصول اطمینان از در نظر گرفتن همه نیازها و الزامات و مشخصات اعلام شده از سوی مناقصه‌گزار در ارائه پیشنهاد میباشد.

۲- محدوده : این فرآیند برای همه مناقصاتی که مطابق دامنه تعریف شده سیستم، شرکت در آنها وارد میشود، کاربرد دارد.

۳- مسئولیت : مسئولیت کلی نظارت بر این فرآیند، بعهده مدیریت عامل میباشد.

۴- تعاریف و اصطلاحات :

• آگهی مناقصه (Advertisement for bid) : اعلام رسمی در روزنامه ها و نشریات کثیر الانتشار برای دریافت پیشنهاد برای اجرای یک طرح یا خدمات
• مناقصه (Tendering) : خرید کالا یا خدمت از عرضه کنندگان با مناسب ترین شرایط در مقایسه با دیگران از لحاظ قیمت ، کیفیت و مدت اجرا.

• مناقصه آزاد یا عمومی (Tender) : مناقصه آزاد با انتشار آگهی شروع می شود آگهی از یک تا سه نوبت بنا به تشخیص دستگاه مناقصه گزار، در روزنامه های کثیر الانتشار نشر می‌گردد. در مواردی که دستگاه مناقصه‌گزار لازم تشخیص دهد. می تواند از سایر وسایل نظیر آگهی در رادیو و تلویزیون سایتهای اینترنتی و … استفاده نماید .

• مناقصه محدود (Limited Tender) : دعوتنامه شرکت در مناقصه محدود، برای اشخاصی ارسال می‌شود که صلاحیت آنها برای شرکت در معامله مورد نظر، قبلاً تشخیص داده شده و نام آنها در فهرست واجدین صلاحیت درج شده باشد.

• مناقصه ( ترک تشریفات ) : مناقصه‌ای که در آن مناقصه‌گزار بنا بر تشخیص خود و بر اساس آگاهی از صلاحیت مناقصه‌گر، خارج از چارچوب مناقصات، اقدام به انعقاد قرارداد می‌نماید .

• مناقصه‌گزار (Tender caller ) : دستگاه اجرایی است که مسئولیت تهیه و اجرای طرح را بر عهده گرفته و در نظر دارد تا کارهای اجرایی طرح را از طریق مناقصه واگذار نماید.
• مناقصه‌گر  (Tenderer): پیمانکار ، سازنده یا فروشنده ای است که بر اساس ضوابط، برای شرکت در مناقصه دارای صلاحیت بوده و اسناد مناقصه را دریافت کرده است.
• اسناد مناقصه (Tender ) : اسناد مناقصه به معنای برگ پیشنهاد و همه مدارکی که پیمانکار همراه با برگ پیشنهاد مناقصه پس از تکمیل و مهر و امضاء در پاکت درب بسته و در مهلت مقرر به مناقصه گزار ارائه می نماید.
• ارزیابی اولیه (پیش ارزیابی) ( pre – qualification )  : تشخیص صلاحیت مناقصه‌گر بر اساس میزان سرمایه، ماشین آلات و لوازم کار، کادر فنی متخصص سابقه عمل و سایر شرایطی به عمل خواهد آمد که به اقتضای نوع مناقصه، از سوی مناقصه‌گزار تعیین می‌شود. ضوابط مذکور آگهی که به این منظور در روزنامه های کثیر الانتشار منتشر می‌شود اعلام خواهد شد تا داوطلبان در مهلت مقرر در آگهی اطلاعات و مدارک لازم را ارسال دارند.

۵– شرح روش اجرایی

۱/۵ –کلیات

فرآیند شرکت در مناقصات، به مجموعه فعالیتهائی گفته میشود که بر اساس اطلاعات مکتسبه از منابع مختلف در زمینه دعوت به مناقصات، پیشنهاد فنی و مالی مناسب برای موضوع مناقصه را تهیه نموده و به مناقصه‌گزار تحویل میدهد و درصورت برنده شدن در مناقصه ، تا انعقاد قرارداد ادامه می یابد.

با توجه به مطالب فوق، میتوان فرایند شرکت در مناقصات را متشکل از زیرفرآیندهای زیر دانست و آنها را به مراحل جزئی تری طبق نمودار زیر تفکیک نمود :

  ۲/۵ – همانگونه که از نمودار قبل استخراج میشود ، این مراحل اصلی زیر تشکیل شده است :

• پیش‌ارزیابی
• شرکت در مناقصه
• انعقاد قرارداد

۱/۲/۵ – شرکت در مناقصه

برای شرکت در مناقصه ها حالات مختلفی ممکن است رخ دهد.

• شرکت در مناقصه بر اساس پیش‌ارزیابی انجام شده از سوی مناقصه‌گزار
• شرکت در مناقصات بر اساس فراخوان مناقصه بدون پیش‌ارزیابی
• دعوت به همکاری از سوی مناقصه‌گزار بر اساس سوابق همکاری پیشین

در هر حالت نماینده شرکت با معرفی‌نامه رسمی برای خرید اسناد مناقصه مراجعه خواهد نمود.

اسناد خریداری شده، توسط معاونت فنی و اجرائی بررسی شده و پیشنهاد خود را مبنی بر شرکت یا عدم شرکت، نحوه شرکت و نظایر آن در قالب یک گزارش به مدیریت عامل ارائه خواهد نمود.

در انجام این بررسی ممکن است کار کارشناسی، بازدید از منطقه و  … نیز انجام میشود. همچنین چنانچه موارد مبهم و نامشخص در اسناد مناقصه وجود داشته باشد، طی مهلت مقرر و طی نامه ای رسمی از دستگاه مناقصه گزار سوال خواهد شد.

ممکن است پیشنهاد ارائه شده مستقیماً تصویب شده و یا با انجام اصلاحاتی به تصویب برسد. در هر صورت تصمیم اتخاذ شده بصورت مکتوب از مدیریت عامل دریافت شده و مبنای کار قرار میگیرد.

مدیرعامل با در نظر گرفتن همه جوانب کار، فعالیتهای لازم و مسئولین و مهلت انجام آنها را تعیین نموده و در برنامه زمانبندی تهیه اسناد مناقصه طی فرم شماره TE-FO-01-00 درج و ابلاغ مینماید.

اگر نیاز به استفاده از مشاورین و یا طرفهای ذینفع برون‌سازمانی باشد، طی نامه رسمی از آنان ، درخواست همکاری میشود.

در پایان مهلت مقرر، اطلاعات دریافت شده از سوی معاونت فنی و اجرائی جمع‌بندی شده و پیش‌نویس پیشنهادهای فنی و  مالی، طی گزارشی برای مدیر عامل ارسال خواهد شد.

در صورت تصویب پیش‌نویس‌های ارسالی، پیشنهادهای فنی و مالی در قالب فرم‌های اعلام شده از سوی مناقصه گزار درج شده و پس از تکثیر به تعداد نسخ مورد نیاز، جهت مناقصه گزار ارسال می‌گردد.

هم‌چنین ممکن است پیشنهادهای مدیرعامل نیز در پیش‌نویس پیشنهادهای فنی و مالی تهیه شده، اعمال گردیده و سپس اقدام به تکمیل فرم‌های مورد نظر شود.

همزمان با تهیه پیشنهادهای فنی و مالی، درخواست تهیه ضمانتنامه شرکت در مناقصه بهمراه دعوتنامه شرکت در مناقصه، از سویف برای معاونت مالی با ذکر تاریخ مورد نیاز طی نامه داخلی، اعلام شده و قبل از ارسال پاکتهای پیشنهادهای فنی و مالی دریافت شده و به‌همراه اسناد مناقصه، برای مناقصه گزار ارسال خواهد شد.

۷ – سوابق

سوابقی که در ارتباط با این روش نگهداری میشوند، عبارتند از :

نام سابقه	شماره	محل نگهداری	مدت
فرم برنامه زمانبندی تهیه اسناد مناقصه	TE-FO-01-00	مسئول دفتر مدیر عامل	۱ سال
فرم های دعوت به مناقصه		مسئول دفتر مدیر عامل	۱ سال
مکاتبات و صورتجلسه ها	–	مسئول دفتر مدیر عامل	۱ سال
پیشنهادات و اسناد ارسالی از سوی شرکت	–	مسئول دفتر مدیر عامل	۲ سال
قرارداد	–	معاونت اداری مالی	نا محدود

۸– پیوست ها:

فرم برنامه زمانبندی تهیه اسناد مناقصه  TE-FO-01-00