روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق چیست ؟
در برخی از استانداردهای مدیریتی، تدوین نمودن روش اجرایی کنترل هر یک از مدارک و سوابق الزامی شده است. برای تحت کنترل گرفتن بسیاری از مدارک سیستم های مدیریتی و همچنین کنترل نمودن سوابق، کارمندان این روش را می توانند اجرا کنند. در استانداردهایی که مربوط به مدارک و سوابق می باشد تدوین نمودن روش مهم اجرای کنترل مدارک برای برخی از کارهای الزامی نمی باشد. سازمان ها قادر هستند که در صورت نیاز این نمونه از دستورالعمل کاری را بررسی کنند و اجرا نمایند.
در برخی از استانداردها مانند استانداردهایی که مربوط به نشان استاندارد ملی می باشد تدوین نمودن روش اجرایی کنترل مدارک و همچنین بررسی سوابق ضروری به شمار می رود. در روش های اجرایی کنترل مدارک باید بدانید که نحوه بررسی مستندات، تعیین کد گذاری مدارک، نحوه جمع آوری کردن مستنداتی منسوخ شده اند تشریح خواهد شد. تمامی استاندارد هایی که مربوط به سیستم مدیریتی هستند و مستندات و سوابقی که تایید می شوند در بندهای جداگانه قرار می گیرند. به عنوان مثال باید به خوبی بدانید که الزامات قانونی و بسیاری از دیگر الزامات استاندارد تحت کنترل مدارک ورودی سازمانی می باشند.
