داستان چیست؟

اگر شما در صنعت مشغول باشید و یا به صورت کلی در شرکت و یا سازمانی شاغل باشید، به این نکته اذعان دارید که ما در تمام روز با اعداد و ارقام و داده کار داریم. وقتی تکنولوژی و نرم افزارهای مرتبط و همچنین روابط انسانی در کار پیچیده می شود مدیریت این داده ها و اقلام اطلاعاتی کار ساده ای نیست. شما زیر انبوهی از داده ها و اطلاعات سرگردان هستید و قدرت تصمیم گیری ندارید. اگر شما مدیر هستید با داده ها و اطلاعات باید تصمیم بگیرید و اگر کارمند هستید با داده ها و اطلاعات باید تصمیم بسازید. نکته مهم این است که بستر این تصمیمات به هرحال داده ها و اطلاعات است که باید از سطح شرکت و یا سازمان جمع آوری شده، پالایش شده و برای تصمیم گیری آماده گردد. برای این مهم نیاز به ابزار داریم، ابزاری که نه پیچیده باشد و نه نیاز به نوشتن زیاد داشته باشد. از قبل اطلاعات در آن گذاشته شود و شما فقط با تیک زدن و یا نوشتن اعداد در آن ورودی داده ها و اطلاعات به سیستم را تسهیل می کنید. این ابزار را ما چک لیست می نامیم و بر آن هستیم در این مقاله به بررسی ابعاد مختلف آن بپردازیم. شما می توانید نظر خود را در پائین همین صفحه و یا از طریق بخش تماس با ما در میان بگذارید.

چک لیست چیست؟

در سیستم های کاری از چک لیست جهت کاهش خطا برای انجام کار استفاده می شود. ریشه این خطاها محدودیت حافظه انسانی و عدم توجه پرسنل در گیر کار به امور جاری می باشد. عملاً برای جلوگیری از خطاهای انسانی و پرسنل سازمانی استفاده می شود.

در حقیقت یک ابزار است که از آن برای مدیریت کارها و فعالیت ها استفاده می شود و به آن لیست کنترل هم گفته می شود.

انواع چک لیست؟

• ممکن است عمومی باشد و آیتم های آن نیز عمومی در نظر گرفته شده است و برای الگوبرداری و حتی کپی برداری خیلی کاربردی است.
• ممکن است تخصصی باشد که برای انجام کارهای تخصصی است مانند نظام آراستگی در واحد تولیدی فولاد خط ایکس. و یا چک لیست نت پیشگیرانه برای تابلو LV مربوطه به تجهیز ایگرگ.

• می توان آن ها را بر اساس دپارتمان های سازمانی نیز بخش بندی کرد، مانند ممیزی ایزو، کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات.

کاربردهای چک لیست؟

هر جا که لیست داشته باشیم، چک لیست هم داریم و معمولاً در زمینه های زیر قابل استفاده است:

انجام کارهای ترتیبی:

 گاه برای اینکه روند و ترتیب انجام کار را نشان دهیم از آن استفاده می کنیم. فرض کنید برای کاری ده گام به ترتیب مشخص شده است، اگر چک لیست داشته باشیم می توان این گام ها را در ده ردیف آن آورد و هر کس که مسئول انجام کار است ملزم باشد، وقتی گامی از یک کار انجام می گیرد، تیک آن کار زده شود تا مسئول انجام کار از توالی انجام اطمینان داشته باشد.

ثبت اندازه های مختلف:

گاه برای بررسی یک موضوع نیاز به ثبت عدد در یک لیست می باشد. این لیست را در قالب چک لیست می آوردند و حدودی که باید اندازه گیری شوند را در جلوی هر ردیف می آورند. مثلاً ممکن است نیاز باشد تا میزان آمپر، ولتاژ و یا ابعاد یک آیتم اندازه گیری شود و در محل مربوطه در آن ثبت گردد.

بازرسی و ارزیابی و ممیزی:

از چک لیست ها برای موضوع های بازرسی و ممیزی و ارزیابی استفاده می شود. عمیق ترین حالت بررسی یک موضوع بازرسی است که معمولاً اعدادی را در نتیجه بازرسی  ثبت می کنند و بررسی دقیقی از جنبه های مختلف کار انجام می گیرد. در چک لیست های ممیزی معمولاً جنبه های مختلف یک موضوع با حالت استاندارد و از قبل پذیرفته شده مقایسه می گردد و به آن موضوع امتیاز داده می شود. این امتیاز به هر ردیف چک لیست داده می شود و مثلاً عددی بین یک تا پنج به آن ردیف داده می شود. در ارزیابی هم مشابه ممیزی کار انجام می گیرد تنها تفاوت آن این است که ارزیابی با دید بهبود و پیشنهاد نقشه راه انجام می گیرد. در ارزیابی هدف مقایسه و مچگیری نیست و هدف تهیه نقشه راه بهبود وضعیت جاری است.

موضوع مهم در کاربرد چک لیست ها:

در تمام دپارتمان های یک شرکت شما چک لیست دارید، بدون شک و بی برو برگرد! شما حتی برای انجام کارهای شخصی نیز از چک لیست استفاده می کنید تا کاری و موضوعی از قلم نیفتد (to do list). دپارتمان های سازمانی که بیشترین استفاده را از چک لیست دارند واحدهای مهندسی، دپارتمان های صنایع، بخش کیفیت و ایزو، بخش برنامه ریزی تولید، بخش نگهداری و تعمیرات (که تمام کار آن ها با چک لیست های نگهداری و تعمیرات است)، بخش ایمنی، بخش توسعه سیستم های مدیریتی مانند نظام آراستگی محیط کار ۵S و تعالی سازمانی EFQM و دپارتمان های حقوقی و قراردادها، مالی و انبار و خرید و منابع انسانی و … همه از چک لیست برای پیش برد کارها استفاده می کنند.

نمونه این چک لیست ها را با استفاده از لینک زیر مشاهده کنید و در صورت تمایل آنها را تهیه کنید و یک گام به جلو بردارید.

نمونه پکیج های ویکی فرم 

اهمیت چک لیست؟ چرا باید از آن استفاده کنیم؟

باعث ایجاد یکپارچگی در انجام کارها می شود و همچنین از کامل بودن تمام گام های اجرایی یک فعالیت اطمینان حاصل می شود. همچنین از این بابت اهمیت می یابد که حالت پیشگیرانه دارد و از بروز خطا در انجام کارها جلوگیری می کند.

برای بررسی یک موضوع که باید از جنبه های مختلف بررسی شود نیز استفاده از چک لیست اهمیت می یابد. وقتی جنبه های ارزیابی و معیارها و زیر معیارهای تصمیم گیری زیاد می شود ناگزیر از استفاده از چک لیست هستیم. در صورت استفاده این اطمینان حاصل می گردد که تمام کار به صورت صد در صد انجام گردیده است و به اصطلاح چیزی از قلم جا نیفتاده است. این اطمینان قلبی برای انجام کار با چک لیست ها حاصل می گردد.

نکته مهم در تدوین چک لیست ها:

• سعی کنید به صورت تیم روک و با اجماع نظر بخش های مختلف درگیر در کار و متخصصین تهیه کنید.

• ساده و روان و قابل فهم تهیه شده باشند.

• تمام جزئیات موضوع در آن آورده شده باشد و پوشش داده شده باشد.

• بخش هدر و بخش امضای تکمیل کننده واضح باشد و حتماً پر شود.

بخش های مهم چک لیست؟

شامل سه بخش است:

بخش هدر :

در این بخش معمولاً نام و لوگو شرکت در بالا سمت راست قرار می گیرد. در بخش هدر در وسط، موضوع نوشته می شود و در بخش هدر سمت چپ تاریخ تهیه و شماره سند و شماره بازنگری (ورژن) در آن قرار می گیرد.

بخش اصلی و محتوایی:

در بخش محتوایی ردیف های مربوط به چک لیست قرار دارد که در جلوی آن محل مربوط به تیک انجام آن و ثبت اندازه های آن قرار دارد.

همچنین در جلوی سوالات می توان جایی برای نمره دهی و امتیاز دهی و نحوه این امتیاز دهی آورده شود. همچنین به سوالات می توان به صورت بله و خیر پاسخ داد.

همچنین می توان اطلاعات اضافه مانند موقعیت مکانی و تاریخ و ساعت انجام بازرسی و یا ممیزی را ثبت کرد. اطلاعات کدینگ نیز می تواند در یالای جدول محتوای چک لیست آورده شود.

بخش فوتر :

بخش پایین را بخش فوتر می گویند. در این بخش محل امضای تهیه کننده و تکمیل کننده آورده می شود.

نرم افزارهای طراحی چک لیست؟

بهترین و کاربردی ترین نرم افزار مایکروسافت آفیس بخش ورد WORD می باشد. بسیار ساده و راحت می توان انواع جدول را در ورد طراحی کرد و از آن استفاده کرد. این چک لیست ها را می توان بر روی گوشی و تبلت نیز به صورت مستقیم استفاده کرد.

نرم افزار  EXCEL نیز از مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس به شدت در تهیه چک لیست کاربرد دارد. با توجه به اینکه در سلول های اکسل می توان فرمول نوشت، گاهی برای چک لیست هایی که نیاز به محاسبات دارند بسیار کاربردی است چراکه به صورت آنلاین می توان بر روی تبلت اطلاعات را وارد کرد و استفاده کرد.

استفاده از اینترنت: سایت هایی مانند Checklist.com محیطی ساده و کاربردی را برای شما تهیه کرده است که به راحتی می توان در آن چک لیست تهیه کرد و به خروجی ورد آن ها را استخراج کرد. این محیط فقط با وارد کردن بک ایمیل از سمت شما قابل استفاده است و کاملاً رایگان است.