دستورالعمل های کاری بایستی برای تشریح نحوه انجام تمامی کارهایی که نبودن دستورالعمل می تواند بر انجام آن ها تاثیر نامطلوب بگذارد، تهیه و برقرار نگه داشته شوند.
راه های زیادی برای تهیه و ارایه دستورالعمل های کاری وجود دارد. مطالبی که در ادامه آورده شده است مبتنی بر استانداردهای تهیه فرم ها و دستورالعمل ها می باشد.
۱- ساختار
دستورالعمل های کاری بایستی دارای عنوان و شماره منحصر به فرد باشند. به عنوان یک مشاور باید با روشهای گذاشتن عنوان و نحوه شماره گذاری فرم ها و دستورالعمل ها آشنایی داشته باشید. در ویکی فرم شما با فرم ها و دستورالعمل های استاندارد مواجه خواهید بود که نیاز شما را قطعاً برطرف خواهد کرد.
ساختار و میزان جزییات دستورالعمل های کاری بایستی متناسب با نیازهای کارکنان سازمان باشد و به پیچیدگی کار، روش های مورد استفاده، آموزش های ارایه شده، مهارت ها و شرایط احراز کارکنان بستگی دارد.
ساختار دستورالعمل های کاری می تواند با ساختار روش های اجرایی مدون متفاوت باشد.
دستورالعمل های کاری می تواند در روش های اجرایی مدون درج گردد یا به آنها ارجاع داده شود.
۲- مندرجات
دستورالعمل های کاری بایستی فعالیت های مهم را شرح دهند.
از درج جزییاتی که منجر به کنترل بیشتر بر فعالیت نمی گردد بایستی اجتناب کرد. رعایت این موضوع خود هنر مهمی است. خیلی از مشاوران درگیر انباشت اطلاعات در فرم ها و دستورالعملها می گردند. حجم زیاد اطلاعات در دستورالعمل ها و فرم هنر نیست بلکه هنر شما باید این باشد تا با کمترین اطلاعات و داده ها فرم های استاندارد را تهیه کنید، موضوعی که در ویکی فرم رعایت شده است.
ارایه آموزش می تواند منجر به کاهش نیاز به دستورالعمل کاری با جزییات زیاد بشود، مشروط بر آن که اشخاص اطلاعات لازم برای انجام درست کارهای خود را کسب کرده باشند.
۳- انواع دستورالعمل های کاری
اگرچه برای دستورالعمل های کاری ساختار خاصی الزام نشده است ولی معمولا بایستی دامنه کار و اهداف را بیان نماید و به روش های اجرایی مدون مرتبط نیز ارجاع دهند.
جدا از اینکه هر شکل یا ترکیبی انتخاب شود، دستورالعمل کاری بایستی مطابق با ترتیبات یا توالی عملیات باشد و الزامات و فعالیت های مرتبط را به دقت منعکس نماید. به منظور کاهش سردرگمی و عدم اطمینان بهتر است ساختار و شکل ثابتی برای دستورالعمل های کاری تعیین شده و حفظ گردد.
یادآوری ۱: دستورالعمل های کاری می توانند مدون باشند یا نباشند.
یادآوری ۲: دستورالعمل های کاری می توانند مثلا به صورت شرح مکتوب تفصیلی، نمودارهای گردش کار، قالب ها، الگوها، یادداشت های فنی درج شده در نقشه ها، مشخصه های کتابچه راهنمای تجهیزات، تصاویر، نوارهای ویدیو، چک لیست ها یا ترکیبی از آان ها باشند. دستورالعمل کاری بایستی تمامی مواد، تجهیزات و مستندات مورد استفاده را شرح دهد. در موارد کاربردی، دستورالعمل های کاری شامل معیارهای پذیرش هستند.
یادآوری ۳: هر گاه عملی باشد ماهیت تغییرات بایستی در دستورالعمل های کاری یا ضمایم مناسب مشخص گردد.
دستورالعمل استاندارد در ویکی فرم
الگوی تدوین دستورالعمل کاری در ویکی فرم
۱- هدف ودامنه کاربرد:
بیان مختصر و مفید منظور انجام کار و گستره کاربرد آن
۲– تعاریف:
شرح عبارات، کلمات و ترکیباتی که امکان برداشت های مختلف از آن وجود دارد. چنانچه نیازی بـه تعریف وجودنداشت، عین جمله “ کلیه عبارت های بکاررفته دراین سند کاملاً گویا بوده و نیازی به تعریف ندارند“ درج گردد.
۳- مهارت مسئول:
شــرح مختصر و مفیدی از میزان تحصیلات، آموزش، تجربه، مهارت ها و توانایی های مـورد نیـاز انجام دهنده کار
۴- منابع و مراجع (مستندات و سوابق) موردنیاز:
فهرست مواد، تجهیزات، مدارک، داده ها و اطلاعاتی که برای انجام کار به وجود آنها نیاز است.
۵- دستورالعمل:
شرح دقیق و اثربخش کار با رعایت موارد زیر:
۵-۱- ترتیب عملیات معین باشد.
۵-۲- هیچ گونه ابهامی برای مجری دستورالعمل پیش نیاید.
۵-۳- اجــرای دستورالعمل بستگی به مجری نداشته باشد (برداشت ها متفاوت نباشد و مراحل آن بـــه طــورمتفاوت تعبیر و اجرا نشود.)
۵-۴- عملیات خاتمه پذیرباشد.
۵-۵- حالت افعال به کاربرده شده امری (دوم شخص جمع) باشد.
اصول کلی در نوشتن دستورالعمل
در نوشتن دستورالعمل بر خلاف دیگر نوشته ها که در آنها استفاده ازکلمات و جملات طولانی مهارت نویسنده را می رساند ، می بایست بر مختصر و ساده بودن جملات تاکید شود. به طور کلی اصول لازم در نوشتن دستورالعمل عبارتند از :
- از جملات کوتاه استفاده شود.
- جملات می بایست به صورت امری باشند. (کلید باید روشن شود به جای کلید را روشن کنید)
- جمله باید ساده باشد و به خواننده بگوید چه کاری باید انجام دهد.
- در دستورالعمل ها نبایستی از اختصارات و مخفف ها استفاده شود.
- حتی الامکان از کلمات کوتاه استفاده شود. ( مثلا زیاد کنید به جای افزایش دهید)
- هیچ گاه نبایستی فرض شود که خواننده چیزی را می داند.
- مراحل کار می بایستی به ترتیب صحیح مرتب شود.
- برای کمک به اپراتور در یافتن سریع اطلاعات هر صفحه می بایست دارای سر صفحه و عنوان باشد.
- برای شماره گذاری مراحل می بایست از ۱، ۲ ، ۳ و … به جای یک ، دو ، سه و … استفاده شود.
- مراحل عملی و توضیحات می بایست در دو ستون جداگانه در دستورالعمل مشخص شوند تا خواننده بتواند سریعا از آنها استفاده کند.
- هرگونه هشدار و تذکر یا اقدام احتیاطی می بایست به طور واضح ، با حروف بزرگ و متفاوت با دیگر نوشته ها در دستورالعمل مشخص شود.
- هیچ گاه نبایستی در یک پاراگراف مراحل زیادی از کار گنجانده شود. بلکه کلیه مراحل می بایست از هم جدا قرار داده شوند.
- کلیه دستور العمل های می بایست حاوی موارد اضطراری نیز باشند. منظور از این شرایط آنهایی هستند که اپراتور در شرایط پر استرس به دنبال آنها می گردد.
- در صورت امکان بهتر است جهت ساماندهی اطلاعات در نوشتن دستور العمل از فلوچارت استفاده شود.
این اصول پیشنهادی در دستورالعمل ها و فرم ها و روشهای اجرایی نیز باید رعایت گردد. ویکی فرم این اصول را مد نظر قرار داده است و پیشنهاد می گردد عناوین این مجموعه ها را از لینک زیر مشاهده فرمائید.
