نکات مهم قبل از طراحی فرم (چک لیست طراحی فرم)
آزمون طراحی فرم یا چک لیست طراحی فرم:
طراحی فرم ها برای سازمان های صنعتی کاری بسیار مهم و در برخی موارد پیچیده نیز می باشد. قبل از شروع به طراحی فرم های صنعتی باید مواردی مد نظر قرار گیرد. لذا در موقع طرح یک فرم، مسائل بسیاری را باید در نظر گرفت ولی از آنجایی که در نظر گرفتن تمام جوانب در ذهن کار دشواری است، استفاده از "لیست آزمون" بهترین روش برای حصول اطمینان از این مطلب است که فرم به خوبی قادر به انجام ماموریت خود میباشد. پس از اینکه فرم طرح شد، باید آن را به وسیله سوالات زیر (چک لیست طراحی فرم) که توسط ویکی فرم مورد پرسش قرار دهیم:
لیست سوالات چک لیست طراحی فرم:
- آیا این فرم لازم است؟ بدترین اتفاقی که در صورت حذف این فرم می‌افتد چیست؟
- آیا فرم دیگری همین کار را انجام نمی‌دهد؟
- آیا عنوانی که برای این فرم انتخاب شده، ماموریت آن را به خوبی مشخص می‌کند؟
- اگر فرم از بخشی به بخش دیگر فرستاده شود، آیا محلی برای نوشتن نام ارسال‌کننده و گیرنده منظور شده است؟
- آیا فرم ابعاد مناسبی برای بایگانی‌شدن دارد؟
- آیا فرم دارای حاشیه کافی برای الصاق به فرم‌های دیگر دارد؟
- ممکن است فرم کثیف شود (مثلاً فرمی که با دست روغنی پر می‌شود). برای این مشکل چه فکری کرده‌اید؟
- آیا تمام اطلاعاتی را که مورد استفاده یک شخص یا یک دپارتمان قرار می‌گیرند در یک جا نوشته‌اید؟
- آیا اطلاعاتی را که می‌توانند سبب بروز اشتباه در موقع رونویسی از روی فرم شوند، به صورت جدا از هم نوشته‌اید؟
- آیا بعضی از اطلاعات را به جای اینکه هر دفعه روی فرم درج شوند، می‌توان در موقع چاپ فرم در آن گنجاند؟
- آیا محل کافی برای اطلاعاتی که باید در فرم آورده شوند، در نظر گرفته شده است؟
- آیا برای کاهش اشتباهات از خطوط افقی و یا عمودی در فرم استفاده کرده‌اید؟
- آیا می‌توان از چک باکس (R) برای واردکردن اطلاعات در فرم استفاده کرد؟
- آیا کلمه‌ای در فرم وجود دارد که اشتباه تعبیر شود؟
- آیا تمام اطلاعات این فرم ضروری هستند؟
- آیا فرم واضح است؟
- آیا رنگ‌های مختلف در نسخ فرم باعث شناسایی و بایگانی راحتتر آنها شده است؟
- آیا نظر کسانی که به نحوی با فرم‌ها سروکار دارند را برای بهتر کردن طرح فرم خواسته‌اید؟
- آیا فرم نسخه اضافی دارد؟
- آیا انجام کاری به علت فقدان اطلاعات موجود در فرم با اشکال مواجه نمی‌شود؟
- آیا ترتیب نوشتن اطلاعات در فرم رعایت شده است؟
- به چه وسیله دیگری می‌توان کار این فرم را انجام داد؟ آیا مهر لاستیکی، یادداشت و یا نوشتن روی تخته سیاه می‌تواند به جای این فرم مورد استفاده قرار گیرد؟
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.