خطاب رئیس به شما: چرا دستورالعمل را اجرا نکردید؟!

صورت مساله: عدم اجرای دستورالعمل

شما هم ممکن است در سیستم کاری خود با این موضوع مواجه شده باشید که دستورالعمل تدوین شده و تائید شده با کاری که در واقع توسط پرسنل انجام می گیرد تفاوت داشته باشد. این اختلاف ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورد.

یافتن مقصر، کسی که دستورالعمل را اجرا نکرده است:

تصور کنید تا زمانی که همه چیز خوب و مرتب پیش می رود مساله ای نیست، اما زمانی که مشکلی برای شرکت بوجود بیاید که تبعات مالی دارد و یا تبعات ایمنی داشته است، آنگاه همه به دنبال دستورالعمل ها می آیند و آن ها را مبنا قرار می دهند.

مدیر از شما می پرسد چرا طبق دستورالعمل کار نکرده اید؟ و شما پاسخ می دهید چندین سال است که ما اینگونه  کار می کنید و اگر می خواستیم طبق دستورالعمل کار کنیم هیچ وقت کارها جلو نمی رفت. تصور کنید عدم اجرای دستورالعمل ایمنی منجر به حادثه خطرناک و یا مرگ یکی از پرسنل گردد. مدیران اجرایی که همیشه دستورالعمل ها را کنارگذاشته بودند، همان دستورالعمل ها را مبنا قرار میدهند برای یافتن مقصر حادثه!.

این پارادوکس همیشه بوده است: تبعیت از دستورالعمل باعث کندی کارها و جلونرفتن کارها می شود، عدم پیروی از دستورالعمل ممکن است در مواقع حادثه و ایجاد مشکل برای پرسنل دردسرهای بزرگی ایجاد کند.

راه حل ریشه ای موضوع چیست؟

دستورالعمل ها را آنگونه بنویسید که همان لحظه توسط پرسنل پذیرفته شده و توسط آنها انجام شود، تا آنجا که می توانید قید و بندهای اضافه و دست و پاگیر را از دستورالعمل ها جدا کنید. دستورالعملی را بنویسید برای اجرای آن در کف کارخانه، نه برای سیستم ایزو و گذاشتن در بایگانی.

دستورالعمل ها پس از تدوین نیاز به آموزش و ممیزی دارند. این دو بال مهم را جدی بگیرید. در دوره آموزشی جدی نحوه اجرای دستورالعمل ها را به تمام پرسنل آموزش دهید و مطمئن شوید که توسط پرسنل به خوبی درک شده است. همچنین حتماً در بازه های مناسب نحوه اجرای دستورالعمل ها را ممیزی کنید و از اجرای دقیق آنها اطمینان حاصل کنید. اگر عدم تطابقی را مشاهده کردید یا بازآموزی انجام دهید و یا در دستورالعمل بازنگری انجام دهید.

کارکنان و مدیران یک سازمان باید:

کارکنان یک سازمان باید این موضوع را درک کنند که در دستورالعمل ها، استانداردهای بین المللی و صنعتی لحاظ شده است و قاعدتاً از شما خواهد خواست الزاماتی را رعایت کنید. دستورالعمل ها ممکن است شما را وادار کند از الگو و نظم و ترتیب خاصی پیروی کنید ولی این اجبار برای کار شما و خود شما و همکاران شما مفید خواهد بود. اگر هر زمان هم مشکلی بوجود آمد شما ارجاع به دستورالعمل خواهید داد و هیچ کسی نمی تواند بر شما خرده بگیرد.

مدیران یک سازمان نیز باید درک کنند که مبنای انجام کار و جزئیات انجام کار نه در جلسات است و نه در گفتگوهای شما با کارکنان و نه در انتقال تجربیات استاد شاگردی. مبنای انجام کار و جزئیات انجام کار تنها در دستورالعمل ها است. دستورالعمل ها را جدی بگیرید. آنها مبنای کار پرسنل خواهد بود. سعی کنید بهترین دستورالعمل ها را بنویسید و برای این کار هم وقت بگذارید و هم هزینه کنید.

ویکی فرم در این زمینه کمک خوبی به شما کرده است. می توانید از مجموعه های تخصصی موجود در آن استفاده کنید و از آنها الگوبرداری کنید. قطعاً به شما و تیم شما و سازمان شما کمک خواهد کرد. بر روی لینک زیر کلیک کنید.