داستانی از یکی از همکارانم و چند نکته

یکی از دوستان صمیمی من که سالها قبل همکار نیز بودیم داستانی تعریف کرد که مناسب دیدم در اینجا مطرح کنم. دوست من در سمت کارشناس خرید فعال بود. وقتی فرم «درخواست خرید» از انبار به بخش خرید و بازرگانی رفته بود، درخواست کننده مستقیم با کارشناس خرید تماس می گیرد که برند کالای درخواستی را عوض کنید و از برند جدید خریداری کنید.

دوست من: خوب فرم «درخواست کالا» را اصلاح کنید و درخواست جدید بفرستید.

درخواست کننده: این درخواستی که دست شماست دو ماه طول کشیده به اینجا رسیده، ۵ نفر امضاء کرده اند تا به دست شما رسیده. لطفاً خودتان از برند جدید خریداری کنید.

دوست من: این مغایرت با فرم درخواست خرید دارد، ولی اگر زمانی که کالا خریداری شد شما تائید می کنی، من این کار را انجام می دهم.

درخواست کننده: صد در صد تائید می کنم.

کالا پس از یک هفته خریداری می شود و به شرکت تحویل می شود. ولی درخواست کننده که کارشناس فنی نیز بوده است به دلایلی آن را تائید نمی کند و تماس تلفنی را نیز انکار میکند و مقصر این موضوع صد در صد دوست بنده شناخته می شود.

داستان های مشابه را نیز شما دارید و شنیده اید و شاید برای خودتان نیز پیش آمده باشد.

اما هدف از بیان این داستان ذکر چند نکته و پیشنهاد بود:

۱- همیشه فرایندهای سازمانی و فرم ها و دستورالعمل ها را ساده و شفاف و تسهیل گر طراحی کنید تا کارکنان مجبور نباشند به قید فوریت فرایند های سازمانی را دور بزنند. موارد استثناء و اضطراری را خودتان در دستورالعمل ها پیش بینی کنید و تحت عنوان تبصره بیاورید تا همه چیز شفاف باشد.

۲- هیچ موضوعی را بصورت شفاهی نپذیرید. مخصوصاً اگر کار شما به واحد مالی و حسابداری و زنجیره تامین مرتبط باشد. درخواست های که می توانند بعداً دردسر ایجاد کنند را مکتوب بخواهید.

۳- درخواست های مکتوب را سعی کنید در قالب فرم های تعریف شده سازمانی بخواهید نه نامه و دست نوشته. خارج از فرم ها و دستورالعمل ها کار نکنید.

۴- ترتیب امضاء در فرم ها را رعایت کنید. اگر فرمی به امضای A بعد B و سپس C نیاز دارد و شما فرد B هستید، هیچگاه تا A امضاء نکند، فرم را امضاء نکنید.

۵- امضاء حتماً با ذکر نام و تاریخ باشد. از کسی که امضاء می کند بخواهید نامش را زیر امضاء بنویسد و تاریخ را نیز قید کند. این را در رکت خود بخشنامه کنید تا دسیپلین امضای فرم ها رعایت شود.

۶- امضاهای اضافی را حذف کنید. چرا باید یک فرم درخواست کالا ۵ امضاء داشته باشد؟ چرا مدیران عالی آنقدر خودشان را درگیر جزئیات می کنند که از راهبری شرکت خود باز بمانند. در فرمی که امضای زیاد داشته باشد معمولاً

•             کسی که سمت بالایی دارد به امید دقت افراد بعدی در سمت های پائین، چشم بسته و بدون دقت فرم را سرسری امضاء می کند.

•             کسی که سمت پائینی دارد با این دید که مسئولیت امضاها بر عهده سمت های بالاست، با فرار از مسئولیت سرسری امضا می کنند.