روش اجرایی امور اداری مدیریت منابع انسانی
۱-هدف: تامین منابع انسانی و کلیه امور اداری پرسنلی شرکت فنی و مهندسی —
۲-دامنه کاربرد: کلیه پرسنل شرکت.
۳-تعاریف :
استخدام قراردادی : نوعی بکارگیری نیروی انسانی است که شرکت با توجه به نیاز مقطعی خویش جهت انجام پروژه خاص از مهارتهای وی استفاده می نماید.
۴-مسئولیت ها:
- مسئولیت اجرای این فرایند مدیریت امور اداری شرکت می باشد.
- مسئولیت تهیه و بازنگری تشکیلات شرکت، نماینده مدیریت سیستم IMS می باشد.
- مسئولیت پیگیری امور تامین منابع انسانی مربوط به استخدام مدیر اموراداری می باشد.
- مسئولیت صدور ابلاغ و احکام کارکنان معاونت امور اداری می باشد.
- مسئولیت تعیین فوق العاده سختی کار با مدیریت هر واحد و با تائید مدیریت عامل می باشد.
- مسئولیت انجام امور مربوط به صدور مرخصی و حضور و غیاب کارکنان به عهده مدیر اموراداری می باشد.
- مسئولیت انجام امور مربوط به صدور انواع ماموریتهای شرکت به عهده مدیریت امور اداری می باشد.
- مسئولیت انجام امور مربوط به خروج از خدمت کارکنان به عهده مدیر اموراداری می باشد.
- مسئولیت اعلام نیاز نیروی جدید برای هر پروژه بر عهده مدیر پروژه و حداقل ۱۵ روز قبل از آغاز پروژه می باشد. و در غیر این صورت مسئولیت هر گونه تاخیر به دلیل کمبود نیرو در پروژه بر عهده مدیر پروژه می باشد.
- مسئولیت صدور احکام پرسنلی مطابق سند شرح وظائف بشماره MD-02 برعهده مدیریت عامل میباشد.
۵-شرح فرآیند:
۵-۱- تهیه و بازنگری تشکیلات شرکت
– تهیه تشکیلات جدید (چارت و شرح وظایف سازمانی- MD02) براساس نیازهای اعلام شده شرکت.
۵-۲- تامین منابع انسانی
الف ) استخدام
۵-۲-۱ معاونت هر واحد موظف است اعلام نیاز خود را به معاونت امور اداری و مالی اعلام نماید. پس از بررسی و تایید مدیریت عامل اقدام به جذب نیرو می گردد.
۵-۲-۲ جذب نیرو از طریق : استفاده از بانک اطلاعاتی نیروهایی که قبلا اعلام آمادگی نموده اند و یا درج آگهی در روزنامه های کثیر الانتشار و یا سایتهای کاریابی و یا معرف و … صورت می گیرد.
۵-۲-۳-لازم بذکر است که مدیر امور اداری و استخدامی موظف است حداکثر ظرف یک هفته از تاریخ اعلام نیاز، رزومه های افراد مختلف را جمع آوری نموده و به مدیر واحد مربوطه به منظور انتخاب افراد مناسب جهت مصاحبه اولیه ارائه دهد.
۵-۲-۴- مدیر واحد اعلام نیاز کننده موظف است از بین رزومه های دریافتی افراد مورد نظر را انتخاب و به سرپرست منابع انسانی جهت دعوت بمنظور مصاحبه اولیه معرفی نماید.
۵-۲-۵- سرپرست منابع انسانی موظف است با توجه به تعداد افراد دعوت شده برنامه زمانی و تاریخ مصاحبه را تنظیم نماید و پس از ورود افراد دعوت شده فرم درخواست همکاری بشماره (FR13_01) بهمراه آئین نامه مقررات داخلی شرکت (SI03) را جهت تکمیل و مطالعه در اختیار افراد قرار می دهد.
۵-۲-۶-مدیر منابع انسانی پس از پایان دوران آموزشی اقدام به عقد قرارداد بر مبنای توافقات اولیه می نماید.
۵-۲-۷-مدیریت عامل طی فرم حکم سازمانی بشماره FR13-02 همکار جدید را رسما به سازمان معرفی می نماید.
شرکت فنی و مهندسی …، زمانی فرد درخواست کننده شغل را به طور آزمایشی و رسمی پذیرش خواهد نمود که نیروی مذکور کلیه بندهای آیین نامه انضباطی و منشور داخلی شرکت بشماره SI03 را رعایت نماید.
کلیه افراد جدیدالاستخدام که دارای تجربیات قبلی باشند براساس حکم مربوطه بمدت حداقل ۱ و حداکثر ۳ ماه بطور آزمایشی کار خواهند کرد و در صورت توافق طرفین برای ادامه کار استخدام آنان قطعی و در گروه شغلی مربوطه تطبیق وضع خواهند یافت.
– حقوق و مزایای کارکنان همکار جدید که دارای تجربه قبلی می‌باشند در مدت زمان استخدام آزمایشی ۵۰% مزد شغل گروه مربوطه و فوق‌العاده شخصی خواهد بود و ما بقی درزمان تسویه ودر صورت رضایت از دوره آزمایشی پرداخت خواهد شد.
– مدیر قسمت موظف است نظر خود را درباره کارائی همکار و خاتمه یا ادامه مدت آزمایشی به واحد اداری و پشتیبانی اعلام نماید.
– حقوق و مزایای کارکنان همکار جدید مطابق با قانون وزارت کار و امور اجتماعی و توافق طرفین می باشد.
– همکار جدیدالاستخدام با ارائه اصل و تصویر برابر اصل شده آخرین مدرک تحصیلی، شناسنامه، گواهینامه ، کپی پایان خدمت -اصل نامه رضایت کارفرمای پیشین و دو قطعه عکس پرسنلی در زمان تکمیل فرم استخدام الزامی است.
– سرپرست جمع داری اموال تجهیزات مورد نیاز را با اخذ رسید و تعهد مبنی بر قبول مسئولیت همکار در قبال حفاظت و نگهداری از اموال تحویل می‌نماید.
– وجه تضمین همکار جدید طبق شرح وظائف ابلاغ شده، ( یک عدد چک تضمین با ضامن معتبر و یا سفته) و مسئولیت تصدی با نظر کمیته فنی مقدار آن تعیین خواهد شد. لازم بذکر است مبلغ سفته ۳ برابر حقوق توافقی می باشد.
– در طوت مدت قرار داد، شرکت یک ماه از حقوق پرسنل را در ۲ قسط از حقوق آنها کسر و به عنوان ودیعه نزد خود نگاه می دارد و در هنگام تسویه به عنوان مطالبات معوقه از شرکت پرداخت می نماید.
– وجه تضمین همکار جدید طبق شرح وظائف ابلاغ شده، (یک عدد چک تضمین با ضامن معتبر و یا سفته) و مسئولیت تصدی با نظر کمیته فنی مقدار آن تعیین خواهد شد.
– همکار جدید الاستخدام باید به طور کاملcheak up پزشکی از نظر معاینه چشم، و در صورت لزوم تست اعتیاد با ارایه برگه معاینه پزشکی، سلامتی خود را اعلام نمایید و در صورت نیاز باید برگ سوء پیشینه از مراجع قضایی دریافت و به واحد امور اداری و مالی ارائه نماید.
– مسئول تکمیل پرونده بهداشتی افراد سرپرست ایمنی و بهداشت محیط زیست می باشد.
مسئول تکمیل پرونده پرسنلی افراد سرپرست منابع انسانی می باشد.
– همکار موظف است بر اساس سند شرح وظائف بشماره MD02 بدون هیچگونه عذر و ادعایی در اختیار شرکت باشد.
همکار جدید تا زمانی که مدارک مورد درخواست تحویل واحد اداری و پشتیبانی نداده باشد، واحد اداری ومالی حق پرداخت حقوق همکار راندارد.
شرایط عمومی متقاضیان
۱- تابعیت ایران
۲- داشتن معدل حداقل ۱۴
۳- تسلط به زبان انگلیسی
۴- قبولی در آزمون و مصاحبه تخصصی
۵- نداشتن سوء پیشینه کیفری
- ضمناً فارغ التحصیلان فاقد کارت پایان خدمت با طرح تعهد خدمت استخدام نخواهند شد.
مدارک لازم جهت تشکیل پرونده:
– چهار قطعه عکس۴*۳
– کپی شناسنامه از کلیه برگها ( برابر اصل شده ) و کپی دفترچه بیمه
– اصل و کپی مدارک تحصیلی برابر اصل شده
– کپی پایان خدمت سربازی ( برابر اصل شده )
– یک عدد چک تضمین با ضامن معتبر و یا سفته (بنا به نظر رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل)
– فرم تعهد به رعایت آیین نامه داخلی فنی و مهندسی … و حسن انجام کار
– امضاء سند شرح وظائف مربوطه
-امضاء فرم قرار داد بشماره ( FR13-07)
– انجام آزمایشات عمومی در بدو استخدام
افرادی که در هنگام تطبیق، شرایط احراز شغل مورد نظر را نداشته باشند در شغل مشابهی که شرایط احراز آن را دارند با نظر کمیته فنی تطبیق خواهند یافت و پس از پیدا کردن شرایط احراز و تائید مدیریت به گروه شغل پیشنهادی ارتقاء می‌یابند.
تبصره: منظور از دوره‌های آموزشی، دوره‌های کوتاه‌مدتی است که گذراندن آنها منجر به اخذ گواهینامه و یا پایان دوره میگردد و فرد را قادر می‌سازد که وظائف محوله را با کیفیت بهتر انجام دهد این دوره‌ها به دو بخش مرتبط و غیرمرتبط تقسیم میگردد منظور از دوره‌های مرتبط آندسته از آموزشهای علمی و یا عملی است که بطور مستقیم و در ارتباط با شغل مورد تصدی فرد بوده و دوره‌های غیرمرتبط آندسته از آموخته‌هائی است که در بهبود و پیشرفت امور مربوط به شغل وی بطور غیرمستقیم موثر میباشد (به دوره‌های آموزشی غیر تخصصی از نظرکار شرکت (سیاسی و یا اجتماعی) امتیازی تعلق نخواهد گرفت). ملاک تشخیص دوره‌ها نظریه کمیته فنی شرکت و تائید مدیرعامل میباشد، و نحوه آموزش افراد مطابق روش اجرای آموزش بشماره PR14/00 می باشد.
- اضافه حقوق سالیانه عبارتست از پرداخت درصدی از مبلغ ریالی که براساس نتایج ارزشیابی افراد به فوق‌العاده شخصی آنان در قسمت مزد سنوات افزوده میشود.
- هر سال تا ۱۰ بهمن ماه با توجه به توانائیهای شرکت، اعضاء هیئت مدیره و مدیرعامل در مورد پرداخت عیدی تصمیم خواهند گرفت.
ب-استخدام کارگر/ راننده
- مدیر پروژه برای انجام امور محوله با هماهنگی مدیر کنترل پروژه مجاز به استخدام کارگر، راننده و آشپز مورد نیاز میباشد.
- مدیر واحد موظف است در هنگام تحویل وسیله نقلیه فرم صورت جلسه تحویل وسیله نقلیه بشماره FR13-05 را به امضاء تحویل گیرنده وسیله نقلیه برساند.
- مدیر پروژه موظف است، راننده یا آشپز یا کارگرانی که فاقد بیمه هستند، به اخذ تعهدنامه‌ای طی یک صورتجلسه ای، که در آن در صورت بروز حادثه‌ای شرکت متعهد به پرداخت خسارت نباشد. در غیر اینصورت مدیر پروژه خود پاسخگو خواهد شد.
- راننده در قبال کلیه مسائل مربوط به خودرو از قبیل: جرائم راهنمائی و رانندگی، خرابی و تصادف و سایر موارد متعهد میباشد.
- راننده موظف است خودرو یا سایر لوازم نقلیه تحویلی را در زمان تحویل با تمام وسائل و تجهیزات دریافت طبق لیست تحویل دهد.
- در صورت اجاره خودرو، مدیر قسمت میبایست تعهدی مبنی بر مسئول بودن راننده در قبال کلیه حوادث اخذ نماید.
- مسئولیت نگهداری از خودرو با کلیه متعلقات مربوطه با راننده خودرو میباشد.
- در هنگام استخدام راننده، شرکت در مقابل موارد ذیل هیچ گونه تعهدی ندارد.
- در صورت اجاره خودرو توسط مدیر پروژه راننده موظف است فرم کارکرد ماهیانه خودروهای استیجاری بشماره ( FR13-08) را از تاریخ شروع تا پایان زمان استفاده از خودرو تکمیل و به روئیت مدیر پروژه برساند.
۱: هرگونه صدمه جانی یا خسارت مالی ناشی از تخلفات راهنمائی و رانندگی یا سهل انگاری در امر رانندگی به عهده خود راننده میباشد.
۲: در صورت بروز هرگونه سانحه رانندگی شرکت هیچ گونه مسئولیتی در قبال اشخاص ثالث نداشته و صرفاً شخص راننده مسئول میباشد.
تبصره ۳: استفاده شخصی از خودرو شرکت تحت هر شرایطی غیر مجاز بوده و راننده موظف است مطابق دستورات کتبی شرکت (حکم ماموریت) اقدام نماید بخصوص در فواصل بین شهری و خارج از محدوده کاری کارگاه.
تبصره ۴: نواقص فنی ناشی از عدم نگهداری صحیح و رعایت اصول ایمنی بعهده راننده میباشد.
تبصره ۵: مسئولیت حفاظت از جان سرنشینان بعهده راننده میباشد و هرگونه صدمه جانی و مالی سرنشینان خودرو بعهده راننده میباشد.
۵-۴-حضور و غیاب:
- زمان حضور همکاران در شرکت (ساعات اداری) از ۸ الی ۱۶:۳۰ یا۸:۳۰ صبح الی۱۷عصر می باشدو هر فرد موظف است در هر هفته حداقل ۴۴ ساعت کاری مشغول به کار باشد .( در این مورد توافق با شرکت ارجعیت دارد).
- مرخصی استحقاقی هر فرد در هر ماه مطابق با قانون وزارت کار می باشد.
- در ازای هر ساعت کسر کار ۲ برابر حقوق همکار کسر و به ازای هر ساعات اضافه‌کاری طبق قانون کار به حقوق همکار اضافه میگردد.
- در صورتیکه تعداد دفعات تاخیر در ورود و یا تعجیل در خروج از محل کار، در طول یکماه، از دو بار تجاوز نماید از بار سوم به بعد، بر اساس نظر کمیته انضباطی تصمیم گیری خواهد شد.
- حضور همکار در ساعات غیر اداری و روزهای تعطیل (اضافه‌کاری) تنها در صورت درخواست مدیر قسمت/ پروژه در زمان و پروژه مشخص و تایید مدیرعامل بعنوان اضافه‌کاری محسوب میشود. در صورت درخواست مبنی بر حضور در روزهای تعطیل هیچگونه عذر غیر موجهی مبنی بر عدم حضور پذیرفته نمی باشد و همه ملزم به رعایت دستور می باشند و در صورت قصور از حقوق همکار کسر خواهد شد.
- مرخصی کتبی باید حداقل یک ۲۴ ساعت قبل، از مدیر/ واحد اداری و مالی شرکت اخذ گردد.
- غیبت غیرموجه همکار پیش از۴ روز متوالی، موجب فسخ قرارداد از سوی شرکت میگردد.
- ارائه گواهی پزشکی ممهور به مهر بیمارستان و یا پزشک معالج به منظور مرخصی استعلاجی که در هر ماه دو روز پذیرفته میشود لازم است و بیش از دو روز بعنوان مرخصی استحقاقی ملحوظ میشود.
- مسئولیت اجرا و نظارت بر حضور و غیاب همکاران تنها با واحد اداری و پشتیبانی است و مدیران قسمتها/ پروژه‌ها در صورت مشاهده هرگونه بی‌انضباطی ملزم به گزارش کتبی مراتب به واحد اداری هستند.
۵-۵-ماموریت ها
- همکاران بنابر بر دستور مدیر مربوطه و بمدت تعیین شده به ماموریتهای خارج شهری ( محل پروژ ها ) و یا داخل شهری اعزام می شوند.
– سرپرست منابع انسانی موظف است حکم ماموریت بشماره(F13_03) را تکمیل نماید.
حق ماموریت همکار براساس سابقه کار، رشته و مقطع تحصیلی، منطقه انجام پروژه و حقوق ماهیانه و بر اساس توافق شرکت تعیین میگردد.
- همکار در مدت ماموریت خود را ملزم به رعایت مفاد آئین‌نامه و الزامات ایمنی و بهداشت و زیست محیطی می داند.
- امکانات، اقامت، ایاب و ذهاب در ارتباط با پروژه بر عهده شرکت خواهد بود.
- همکار مکلف است پس از انجام ماموریت گزارش کتبی از مراحل انجام کار و اقدامات انجام شده به حوزه مدیریت مربوطه ارسال نمائید.
- همکار تحت هیچ شرایطی مجاز به ارائه اسناد و مدارک و تجهیزات به فرد ثانی در شرکت نمی‌باشد.
- مسئولیت حفاظت از مدارک و اسناد و نیز تجهیزات تنها بعهده مامور بوده و در صورت هرگونه پیشامدی پاسخگو میباشد.
- در صورت بروز حادثه‌ای در زمان انجام ماموریت که طی آن شرکت متحمل خسارت گردد، اخذ خسارت از مامور قطعی بود و برای انجام آن مراتب در هیئت مدیره شرکت بررسی و در خصوص اخذ مبلغ خسارت یا جبران آن تصمیم‌گیری میشود.
- حق ماموریت تنها بر اساس حکم ماموریت تایید شده توسط مدیر پروژه و مدیر عامل قابل پرداخت است.
- مامور مکلف است تنها براساس حکم صادره به محل ماموریت مراجعت و پس از انجام امور محوله به محل اعزام مامور مراجعت نمایند.
۵-۶- دستور العمل حقوق، دستمزد و بیمه
- پرکردن فرم استخدام که توافق حقوق در آن گرفته شود.
- هرکس بیشتر ازیک ماه در شرکت کار کند، قرارداد و بیمه الزامی می باشد.
- پرداخت حقوق کارگر منوط به کارتکس تایید شده با اثر انگشت می باشد و به هیچ عنوان فکس و کپی قابل قبول نیست. از کارگران که به صورت فصلی استخدام می شوند در ابتدای استخدام علاوه بر بستن قرارداد مدت معین از آنها برگ رسید تسویه سفید و قرارداد سفید امضاء گرفته شود.
- از کلیه بیمه شده ها در هر ماه کارتکس و رسید دریافت حقوق تأیید شده دریافت گردد.
- لیست حقوق منطبق بر لیست بیمه باشد و یک چک کلی برای آن کشیده شود.
- در ابتدا استخدام هر شخص می بایست یک حقوق از شرکت طلبکار باشد.
- اشخاصی که فقط بیمه آنها رد می شود می بایست رسید تسویه سفید، قرارداد سفید، کارتکس سفید و رسید حقوق ماهیانه امضا بدهند.
- پرداخت حقوق فقط از طریق شماره حساب سپهر انجام خواهد گرفت و فیشهای بانکی به عنوان رسید پرداخت حقوق تلقی می گردد.
- کارتکس میباید بدون خط خوردگی وعلائمی نظیر اگزم باشد.
- در مواقع غیبت کارگر و یا عدم حضور و بیماری می بایست در روز مربوطه بطور دقیق ذکر شود.
- جهت روزهایی که به عنوان مرخصی در کارتکس نوشته شده اند می بایست فرم مرخصی تأیید شده و ضمیمه کارتکس باشد در غیر این صورت غیبت تلقی می شود.
- در صورت کارکرد بیش از روزهای استاندارد، روزهای اضافه به عنوان طلب مرخصی فرد منظور شده و در پایان دور محاسبه و مبلغ آن پرداخت میگردد.
- در روزهایی که درکارتکس مأموریت ثبت شده است میبایست حکم مأموریت تأیید شده ضمیمه باشد در غیر اینصورت پرداخت حق مأموریت امکان پذیر نیست.
- در صورت پرداخت وجه نقد به پرسنل به منظور انجام امور، پرسنل دریافت کننده وجه موظف است فرم رسید پرداخت وجه بشماره FR13-10 را تکمیل امضاء نماید.
۵-۷-قطع همکاری:
- در صورتی که کارمند مایل به فسخ قرارداد قبل از تاریخ انفصال آن باشد میباید حداقل ۳۰ روز قبل مراتب را طی فرم تسویه حساب داخلی بشماره (FR13_02) به اطلاع سرپرست/ مدیر مربوطه، برساند. قطع همکاری درخواست کننده منوط به احراز موافقت شرکت است.
- در صورتی که فسخ قرارداد از طرف کارمند موجب تاخیر در انجام تعهدات شرکت گردد، کارمند مکلف به ادامه همکاری می باشد.
- در صورت قطع همکاری پیش از خاتمه پروژه و بدون اطلاع قبلی، کارمند میباید خسارت وارده به شرکت را طبق مصوبه هیئت مدیره شرکت پرداخت نماید و گرنه از تضامین وی کسر می گردد. بدیهی است، شرکت هیچ گونه تعهدی نسبت به پرداخت حقوق وظیفه یا حقوق معوقه نخواهد داشت.
- در صورتی که عدم رعایت ضوابط و مقررات شرکت و همچنین موارد ذیل از سوی همکار منجر به اخراج وی گردد، شرکت هیچگونه تعهدی در مقابل همکار نخواهد داشت.
الف- قصور در انجام وظائف محوله و تکرار اشتباهات در انجام وظائف محوله
ب- هرگونه فعلی که موجب نقض آئین‌نامه‌های انضباطی شرکت یا کارگاه شود.
ج- بروز اختلال و بی‌نظمی در روند طبیعی کار.
د- نقض شئون اجتماعی و عرضی.
- کارمند ملزم به رعایت کلیه موارد ذکر شده در منشور اخلاقی ( مندرج در آئین نامه مقررات داخلی شرکت) شرکت بوده و در صورت مشاهده هرگونه تخلف یا بی انضباطی، مطابق رای کمیته انضباطی و تخلفات شرکت با وی رفتار خواهد شد. در صورت نیاز و تشخیص این کمیته، شخص خاطی به مراجع قانونی کشور معرفی میشود.
۵-۷-۱-پیگیری امور خروج از خدمت کارکنان
در صورت استعفا یا اخراج بر اساس قانون تامین اجتماعی و در صورت تایید مدیریت عامل از خدمت شرکت خارج می گردند. ترتیب خروج از خدمت کارکنان بشرح زیر است:
- دبیرخانه پس از دریافت فرم تسویه حساب داخلی (استعفانامه) بشماره (FR13_02)اقدام به ثبت شماره و تاریخ می نماید.
- پس از ثبت آن را به مدیر امور اداری ارائه می دهد.
- مدیر امور اداری پس از رویت، آنرا به مدیر عامل ارسال می نماید.
- مدیر عامل پس از پاراف و تائید، به امور مالی عودت می دهد.
- مدیر امور مالی از تائید مدیر عامل اطلاع یافته و اقدام به محاسبه مانده مرخصی، بدهی ها و کسورات و طلب های کارمند می نماید و جهت پاراف و رویت نهایی، به مدیر عامل عودت می دهد.
- پس از تائید نهایی مدیر عامل، فرم تسویه حساب داخلی (استعفانامه ) بشماره (FR13_02)در پرونده کارمند بایگانی گردیده و وجوه تضمین مسترد و بدهی ها و کسورات قانونی و طلبها با کارمند مذکور و توسط مدیر امور اداری تسویه می گردد.
۷-پرسنل به هنگام تسویه حساب باید کارکرد ماهیانه بشماره FR13-09 را تکمیل و امضاء نمایند.
۶-ضمائم
- فرم درخواست همکاری (FR13_01)
- فرم تسویه حساب داخلی(FR13_02)
- برگ ماموریت اداری(F13_03)
- فرم درخواست مرخصی(FR13_04)
- فرم صورت جلسه تحویل وسیله نقلیه (FR13_05)
- فرم حکم سازمانی بشماره ( FR13-06)
- فرم قرارداد بشماره ( FR13-07)
- فرم کارکرد ماهیانه خودروهای استیجاری ( FR13-08)
- فرم کارکرد ماهیانه پرسنل ( FR13-09)
- فرم رسید پرداخت وجه بشماره (FR13-10)
- فرم گزارش ماموریت بشماره (FR13-11 )
۷-مدارک مرتبط:
- آئین نامه مقررات داخلی شرکت (SI03)
- چارت و شرح وظایف سازمانی. (MD02)
- روش اجرایی آموزش (PR14/00 )
- قوانین و مقررات استخدام کشوری (مدرک برون شرکتی)
- مجموعه قوانین، با آخرین اطلاعات (قانون کار) نسخه سال —(مدرک برون شرکتی)
