چگونه یک دستورالعمل انجام کار بنویسیم؟ (بخش اول)

دستورالعمل انجام کار می تواند دستورالعمل انجام کار با دستگاه باشد و یا دستورالعمل انجام کار خدماتی باشد. در حقیقت شما در دستورالعمل می خواهید به وضوح نحوه کار را بصورت قدم به قدم متناسب با نیاز طرف مقابل بنویسید. در این مقاله ویکی فرم نحوه نوشتن دستورالعمل و نکات مهمی که در نوشتن دستورالعمل باید رعایت گردد گردآوری شده است.

نکته اول: برنامه ریزی برای نوشتن دستورالعمل

شما دستورالعمل را برای کاربران استفاده کننده از دستگاه و یا دریافت کنندگان خدمتی می نویسید. لذا باید در اولین گام به سراغ نیاز کاربران بروید و خود را جای آنها بگذارید و ببینید چه انتظاری از این دستورالعمل خواهند داشت و کار شما هم باید رفع آن انتظارات باشد.

• میتوانید نمونه اولیه تجهیز را برای استفاده به کاربران منتخب بدهید و از آنها بخواهید تا با تجهیز و دستگاه کار کنند، می توانید هدیه کوچکی برای انجام این کار به آنها بدهید. یا اگر دستورالعمل انجام کاری خدماتی را می خواهید بنویسید از چند نفر داوطلب بخواهید تا خدمت شما را دریافت کنند. در بازه زمانی تست بسیار دقیق باشید تا سوال هایی که معمولاً برای این کاربران بوجود می آید پاسخ دهید.
• دقت کنید شما نمی توانید در دستورالعمل خود به تمام نیازهای کاربران پاسخ دهید، تمرکز شما بر نیازهای مهم و اساسی و بیان ساده برای رفع آن ها باشد. جامعه هدف دستورالعمل اکثریت کاربران هستند و نه تمامی کاربران.
• به اینکه کاربران این دستورالعمل در چه رده سنی و با چه جنسیتی هستند و یا چه محدودیت هایی دارند توجه کنید و در برنامه ریزی برای دستورالعمل لحاظ کنید.

نکته دوم: دستورالعمل را به صورت تیمی بنویسید.

برای نوستن دستورالعمل برای استفاده از یک دستگاه و یا انجام یک کاری باید از تمام افراد درگیر تولید آن دستگاه و یا خدمت استفاده شود. نوشتن دستورالعمل باید توسط تیمی متشکل از طراح و تولید و ایمنی و مهندسی و فروش و بخش های دیگر متناسب با موضوع، نوشته شود.

نکته سوم: آنالیز فعالیت (task analysis) انجام دهید.

به زبان ساده یعنی اینکه گام های عملیاتی کار با دستگاه را به فعالیت های واضح و مستقل تقسیم کنید. اگر دستورالعمل کار با دستگاه را می نویسید می توانید از کار با بخش های اصلی دستگاه، موارد نگهداری و تعمیرات، ارور ها و راه حل رفع ارور ها استفاده کنید.

نکته چهارم: از نشانه های ضروری بر روی دستگاه استفاده کنید.

برخی نشانه ها برای استفاده کاربر بسیار ضروری می باشد، مخصوصاً موارد مربوط به ایمنی و محیط زیست را بسیار جدی بگیرید و موارد مهم را بر روی دستگاه نصب کنید. اگر بر روی دستگاه موارد و نشانه ها  و پلاک های راهنما وجود دارد از آن ها برای کمک در نوشتن دستورالعمل استفاده کنید.

نکته پنجم: بخش بندی دستورالعمل را انجام دهید.

عنوان ها و زیر عنوان های اصلی را در اول کار مشخص کنید. سرفصل هایی مانند، تعاریف و اصطلاحات، ایمنی، راه اندازی و تنظیمات اولیه، نحوه کار با دستگاه، نگهداری و تعمیرات، راهنمای رفع خرابی، لیست قطعات یدکی و مواردی از این دست می تواند در نوشتن دستورالعمل بسیار کاربرد داشته باشد.

از نشانه ها و اعداد و علائم هشداری در ابتدای پاراگراف ها استفاده کنید. این کار باعث می شود عملاً دستورالعمل شما بخش بندی و مرزبندی گردد و همچنین جلوه بصری زیبایی نیز خواهد داشت.

از تصاویر و نقشه های ساده و کاربردی در دستورالعمل استفاده کنید. تصاویر در ساده سازی مفاهیم بسیار کمک خواهند کرد.