نکاتی برای دستورالعمل انبارگردانی
نکات قابل توجه در تهیه دستورالعمل انبارگردانی
۱- نکاتی که باید قبل از شمارش از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار گیرد :
۱-۱- انتخاب شخصی مسئول بعنوان هم آهنگ کننده انبارگردانی، این شخص سرپرستی عملیات شمارش را بعهده خواهد گرفت.
۲-۱- دستورالعمل تهیه شده توسط هم آهنگ کننده کاملاً مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و سرپرست کار تماس حاصل شود.
۳-۱- روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند. (متذکر می شود، هر گاه در حین انبارگردانی بنا بر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد، بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد.)
۴-۱- گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلاً تعیین و آموزش کافی داده شوند. لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید با هم آهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند.
۵-۱- هم آهنگ کننده موجودی برداری قبلاً انبار یا انبارها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که :
۱-۵-۱- اقلام بشکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد.
۲-۵-۱- موجودیهائی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل، مشخص شوند.
۳-۵-۱- اقلام ناباب، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند.
۴-۵-۱- برای آنکه موجودیهای امانی (اجناس دیگران نزد شرکت) در شمارش موجودیهای شرکت بحساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند.
۵-۵-۱- نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد.
۶-۱- برای آسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و
شماره گذاری شده باشد. هم آهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده (تسلیم شده) به شمارش کنندگان را نگهدارد. برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده (بهر دلیل) همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده تسلیم گردد.
۷-۱- پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها مانند برگ صدور کالا، رسید کالا و غیره به هم آهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد.
۸-۱- مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد.
۹-۱- تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها به حساب آمده است.
۱۰-۱- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجائی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود.
۲- مواردی که باید طی شمارش مورد توجه قرار گیرند :
۱-۲- موجودی برداری به وسیله گروههای دو نفری انجام شود. یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنرا ثبت نماید. تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب گردد که با موجودیها آشنا بوده و به آسانی بتوانند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد.
۱-۲-۱- چنانچه موجودیهائی براساس وزن ثبت می شوند، اطمینان حاصل شود تا وسائل لازم برای توزین موجودیها در دسترس باشد.
۲-۲- ترجیحاً موجودیها دوبار و هر بار به وسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد.
۳-۲- برای جلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره ای از موجودیها، شمارش بایستی بشکل اصولی انجام پذیرد. مثلاً موجودیها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش نشده را با علامت گذاری مشخص نمایند.
۴-۲- امضاء تمام برگه های شمارش و هر گونه اصلاح در آنها به وسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است.
۵-۲- موجودیهای معیوب، فاسد، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد.
۶-۲- بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروههای شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد.
۳- مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد :
۱-۳- کلیه برگه های شمارش (شامل برگه های استفاده شده، باطل شده و استفاده نشده) برای هم آهنگ کننده موجودی برداری جهت کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند.
۲-۳- چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودیها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهائی و درست لازم می باشد.
۳-۳- پس از خاتمه شمارش، چنانچه هر گونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هر گونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری باشد.
۴-۳- باید نتیجه بدست آمده با مدارک دائمی (در صورتیکه وجود داشته باشند) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند.
۵-۳- بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری امکان پذیر خواهد بود.
۶-۳- برگه های شمارش و صورت جلسات باید به وسیله کلیه مسئولین (شماره کنندگان، هم آهنگ کننده موجودی برداری و در صورت وجود حسابرس داخلی) امضاء شود.
۷-۳- یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود.
در ادامه نمونه صورتجلسه نهایی انبارگردانی که توسط حسابرس امضاء می‌گردد، آمده است:
نمونه استاندارد نکات مربوط به شمارش موجودیها
در تاریخ منتهی به …………………………
۱- برنامه ریزی پس از شمارش موجودیها :
موجودیهای انبار در تاریخ منتهی به توسط کارکنان صاحبکار، شمارش شد. دستورالعمل شمارش موجودیها که توسط آقای مدیر مالی شرکت تهیه شده مورد بررسی این موسسه قرار گرفت. دستورالعمل مزبور کافی و دقیق بوده و تجربیات کسب شده در سالهای قبل در آن منعکس بود. دستور العمل مزبور، تعطیل کامل کارخانه/ شرکت را در تاریخ الزامی ساخته بود، چون نقل و انتقال مواد تولیدی درطول شمارش موجودیهای سال قبل دشواریهایی را به بار آورده بود. جلسات توجیهی لازم توسط آقای برای کلیه شرکت کنندگان در برنامه شمارش موجودیهای برگزاری شده بود. در این جلسات، دستورالعمل شمارش موجودیها به تفصیل بحث و توضیح داده شده بود.
۲- نظارت بر شمارش موجودیها :
کارکنان موسسه در تمام طول شمارش موجودیها در تاریخ در محل انبارهای شرکت حضور داشتند. تمام موجودیها پیش از شمارش بطور مرتب چیده شده، برچسب خورده و از یکدیگر جدا شده بودند. تیمهای شمارش دو نفره، یکی موجودیها را شمارش می کرد و دیگری اطلاعات مربوط را در برگه های شمارش با شماره و ردیف ثبت می کرد. با شمارش هر قلم موجودی برگه شمارش اول از دسته برگه ها جدا می شد. شمارش دوم موجودیها توسط تیم دیگری صورت می گرفت، تیم دوم مقادیر شمارش خود را در برگه شمارش دوم ثبت می کرد.
شمارش آزمایشی از تعداد زیادی از اقلام به عمل آمد که حدود بیش از ۴۰ درصد ارزش موجودیها بود. شمارش های آزمایشی در کاربرگهای حسابرسی درج و به شرح زیر از آنها استفاده شده است. نظارت بر شمارش موجودیها در تمام قسمت های شرکت نشان داد که شمارش اول و دوم موجودیها طبق دستورالعمل مربوط و با دقت و نظم خوبی انجام گرفت. دقت نظر شمارش گران مؤید آن بود که جلسات توجیهی برگذار شده قبل از شمارش موجودیها، کاملاً موثر و مفید بوده است و شمارش گران از اهمیت کارشان کاملاً با خیر می باشند. پیش از جمع آوری برگه های شمارش مربوط به شمارش دوم به اتفاق آقای از تمام انبارها بازدید به عمل آمد و اطمینان حاصل شد که کلیه اقلام موجودی، شمارش شده اند و دارای برگه شمارش می باشند.
هیچگونه کالائی در تاریخ …………………. از انبار خارج نشد. از تهیه و تنظیم گزارش دریافت کالا برای تمام کالاهای دریافتی در آن روز، اطمینان حاصل شد. شماره آخرین مدارک حمل کالا و آخرین گزارش دریافت کالا در سال …………….. یادداشت کرده ایم. مقادیر شمارش شده را با مدارک مثبته دایمی موجودیها مقایسه کردیم و هیچگونه اختلاف با اهمیتی دیده نشده است.
۳- کیفیت و وضعیت موجودیها :
کالاهای ناباب قبلاً از بقیه کالاها جدا و ارزش آنها به ارزش قراضه (اسقاط) کاهش داده شده بود. براساس نظارت اعمال شده و پرس و جو از سرپرستان شمارشگران، هیچ دلیلی برای وجود کالاهای ناباب یا آسیب دیده در موجودیها وجود ندارد. منطقی بودن موجودیها حدود ———— درصد ارزش موجودیها، را در طول نظارت بر شمارش موجودیها از طریق مقایسه مقادیر موجودی با مقادیر مصرف شده در ماههای اخیر، آزمون کردیم، مقدار موجودی هیچیک از اقلام آزمون شده، بیش از مصرف عادی حدود ماه نبود.
نام و نام خانوادگی حسابرس :
تاریخ :
امضاء :
