• هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل تعیین برنامه زمانبندی و ساختار شکست کار(WBS)، و نحوه دریافت گزارشات به منظور کنترل پروژه و ترسیم نمودارهای درصد پیشرفت برای کلیه پروژهای(PC وEPC) در شرکت فنی و مهندسی ایکس می‌باشد، بطوریکه بتوان با توجه به منابع موجود و تامین منابع مورد نیاز، پروژه را در مدت زمان مورد نظر کارفرما (مشتری) و با مصرف بهینه منابع به اتمام رساند.

• دامنه کاربرد:

        کلیه پروژهای(PC وEPC وEPCC) در شرکت فنی و مهندسی ایکس را شامل می شود.

• تعاریف:

ساختار شکست کار WBS : شکستن محدوده کار به اجزاء کوچک و قابل مدیریت که این اجزاء قابل پیش بینی و برنامه ریزی باشند.

درصد پیشرفت برنامه ای : میزان پیشرفتی که توسط نرم افزار با توجه به اطلاعات داده شده به آن محاسبه شده است.

درصد پیشرفت واقعی : میزان پیشرفتی فیزیکی واقعی که توسط عوامل اجرایی به مدیر پروزه گزارش میشود.

انحراف : میزان اختلاف درصد پیشرفت برنامه ای و درصد پیشرفت واقعی را انحراف می گویند.

      پیشرفت برنامه ای وزنی : درصد پیشرفت برنامه ای هر فعالیت با توجه به درصد وزنی آن.

     پیشرفت واقعی وزنی : درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت با توجه به وزن آن.

وزن (WEIGHT) : میزان اهمیت فعالیتها و نقش آنها در ساختار کل پروژه را درصد وزن فعالیت می گویند.

• مسئولیت ها:

 مسئولیت برنامه ریزی فعالیتها و نظارت بر اجرای آنها با توجه به برنامه زمانبندی پروژه بر عهده واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه می‌باشد. همچنین جمع آوری گزارش روزانه و هفتگی و ماهانه از سرپرست کارگاهها و تهیه گزارش عملکرد پروژه بصورت ماهانه برای مدیر پروژه و کارفرما  بر عهده واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد. واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه با مقایسه درصد پیشرفت واقعی و درصد پیشرفت برنامه ای میزان انحرافات از برنامه را تعیین کرده و با کمک مدیر پروژه  علل بروز مشکلات و مسائل در تاخیر پروژه را به اطلاع کارفرما می رساند تا در خصوص رفع آنها چاره اندیشی شود. در صورتی که انحراف بیش از ۱۵درصد باشد عدم انطباق محسوب شده و فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه بشماره FR03-02 صادر می گردد.

• روش اجرا:

۵-۱-برنامه ریزی پروژه :

در شرکت فنی و مهندسی ایکس برنامه ریزی و کنترل پروژه توسط نرم افزار MSP صورت می گیرد که با استفاده از روشCPM  
  (critical pass method)می باشد. در گام اول برنامه ریزی کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه با کمک مدیر پروژه و سرپرست کارگاه ابتدا با تعریف فازهای مختلف پروژه و بسته به نوع پروژه اقدام به تهیه ساختار شکست کار WBS  می نماید. سپس با توجه به مدت زمان مورد انتظار کارفرما، زمان انجام هر فعالیت (DURATION) را بصورت قطعی تعیین می گردد و پیش نیاز و پس نیاز هر فعالیت و ارتباط آنها مشخص می شود.

تبصره ۱ :  اکثر پروژهای شرکت فنی و مهندسی ایکس مدت زمان انجام فعالیت ها ثابت در نظر گرفته شده و منابع آن متغیر می‌باشد.

۵-۱-۱نحوه فرمول نویسی در نرم افزار :

ابتدا ستونهای مورد نیاز را با توجه به تعاریف بالا تعیین می کنیم :

• ستون وزن (NUMBER 1) : در این ستون وزن فعالیتها را وارد می کنیم.
• ستون (PHYSICAL COMPLETE %) : در این ستون درصد پیشرفت فیزیکی هر فعالیت را طبق گزارشهای دریافتی از پروژه وارد می کنیم.
• ستون ( COPLETE % ) : در این ستون نرم افزار درصد پیشرفت برنامه ای را محاسبه می کند.
• ستون درصد پیشرفت برنامه ای وزنی : برای این ستون فرمولی به شرح زیر تعیین می کنیم .

NUMBER 2 = (COMPLETE % ´NUMBER 1) / 100

• ستون درصد پیشرفت واقعی وزنی : برای این ستون فرمولی به شرح زیر تعیین می کنیم .

NUMBER 3 = (PHYSICAL COMPLETE % ´ NUMBER 1) /100

• ستون درصد پیشرفت برنامه ای : برای این ستون فرمولی به شرح زیر تعیین می کنیم .

NUMBER 4 = (NUMBER 2 / NUMBER 1) * 100

• ستون درصد پیشرفت واقعی : برای این ستون فرمولی به شرح زیر تعیین می کنیم .

NUMBER 5 = (NUMBER 3 / NUMBER 1) * 100

• ستون انحراف : در این ستون فرمولی به شرح زیر تعریف می کنیم .

NUMBER 6 = (NUMBER 4 – NUMBER 5)

پس از تعریف ستونها با توجه به دستورالعمل فوق شروع به وارد کردن اطلاعات می کنیم، ابتدا تاریخ شروع پروژه را وارد میکنیم و در تقویم روزهای کاری و روزهای غیر کاری را معین می کنیم که این امر با توجه به اطلاعات دریافتی از مدیر پروزه صورت می گیرد.

۵-۱-۲-تخصیص وزن فعالیتها

وزنهای مربوط به هر فعالیت را با توجه به اهمیت هر فعالیت در ستون (NUMBER1) که قبلا تعریف کرده ایم وارد می‌کنیم. باید دقت شود که درصد وزنی کل پروژه که مجموع وزن فعالیتهاست برابر ۱۰۰%  شود. بسته به نوع پروژه بر حسب هزینه هر فعالیت (ریالی) و یا بر حسب نیروی انسانی مورد نیاز هر فعالیت (man power) و یا ترکیبی از هزینه و زمان و نیروی انسانی و … مطابق با توافقات انجام شده با کارفرما در جلسات مشترکی که برگزار می شود، انجام می گردد.

۵-۱-۲-تخصیص منابع

در این قسمت منابعی که برای هر فعالیت مورد نیاز است از قبیل مواد اولیه، نیروی انسانی، ماشین آلات، هزینه به هر فعالیت اختصاص داده می شود و برای منابع مختلف با توجه به محدودیتهای آنها برنامه ریزی صورت می گیرد.

تبصره ۲ : درشرکت فنی و مهندسی ایکس به دلیل نامحدود در نظر گرفتن منابع در اکثر پروژها تخصیص منابع صورت نمی‌گیرد.

 

۵-۲-کنترل پروژه

پس از کامل شدن ورود اطلاعات نوبت به گزارش گیری از پروژه هاست، سرپرست کارگاه و مسئول دفتر فنی مستقر در پروژه موظفند کارکرد روزانه پرسنل را در فرم گزارشات روزانه پروژه بشماره  FR10-03وارد نموده و به همراه گزارش کارکرد هفتگی پروژه بشماره FR10-04 در پایان هر هفته به واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه ارسال نمایند. لازم بذکر است کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه باید فعالیت‌هایی که در طول هفته بایستی اجرا شوند را در قسمت شرح عملیات/برنامه، فرم گزارش هفتگی مطابق با برنامه زمانبندی و بهمراه درصد پیشرفت برنامه ای وارد نماید و به اطلاع مدیر پروژه برساند.

در این مرحله پروژه را در نرم افزار به روز می کنیم یعنی تاریخ روز را وارد می کنیم تا نرم افزار درصد پیشرفت برنامه ای را محاسبه کرده و در ستون physical percent درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت را با توجه به بازدیدهای انجام شده از سایت و گزارشات ارسالی از کارگاه و سایر تامین کنندگان و با تایید مدیر پروژه وارد می کنیم و با توجه به تعریفی که در ستون انحراف شده است میزان اختلاف بین درصد برنامه ای و درصد واقعی هر فعالیت بدست می آید. سپس نمودار SCURVE پروژه را تهیه کرده و بهمراه گزارش پیشرفت پروژه به اطلاع مدیر پروزه می رسد، مدیر پروژه موانعی را که باعث تاخیر در پیشرفت برنامه ای شده است را شناسایی کرده و علل بروز این مشکلات را بررسی می کند تا با رفع آنها روند انجام پروژه تسریع گردد.

تبصره ۳ : کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه موظف است در پایان هر ماه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه را برای کارفرما ارسال نماید.

تبصره ۴ : کارشناس برنامه ریزی موظف است با کنترل مستمر پروژه فعالیتهای بحرانی را شناسایی و به اطلاع مدیر پروژه برساند و پیگیری نماید که حتی المقدور در مدت زمان مورد نظر به اتمام برسند.         

تبصره ۵ : کارشناس برنامه ریزی موظف است پس از دریافت گزارشات و تعیین انحرافات موجود در قسمت اجرا و انحرافات موجود در مبلغ مالی پروژه را با توجه به صورت وضعیتهای موجود تهیه نماید و وضعیت پروژه را از لحاظ درصد پیشرفت عملیاتی و مالی به مدیر پروژه گزارش دهد.

۶-ضمائم و مدارک مرتبط

۶-۱-فرم گزارش روزانه پروژه FR10-03

۶-۲-فرم گزارش هفتگی پروژه FR10-04