نحوه تدوین دستورالعمل کاری
ساختاری که مربوط به تدوین نمودن دستورالعمل می باشد به صورت توصیفی است. البته در برخی از مواقع ساختار تدوین آیین نامه ها به صورت گردش کار، ترکیبی و یا تصویری می باشد. برای به بلوغ رساندن هر یک از سازمان ها باید تدوین آیین نامه به صورت اصولی انجام گردد. آیین نامه ها می توانند فعالیت ها را تشریح کنند. هر یک از فرایند ها امکان دارد که دارای یک یا چندین بخشنامه باشند بر همین اساس باید بخشنامه ها و آیین نامه های مربوط به فرایند ها شناسایی شوند. در این صورت روند کار درسازمان به صورت اصولی و به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.
دستورالعمل کاری نیاز است که جهت تشریح دقیق کارهایی که در سازمان وجود دارد ایجاد شود. برای اینکه تأثیر مطلوبی از بخش های متنوع دریافت شود باید آنها را تنظیم کنند. برای تشریح کردن نحوه اصولی انجام دادن کارها تاثیر مطلوب انواع بخشنامه ها را مشاهده خواهید کرد. ساختار آیین نامه ها و میزان جزئیات آنها در هر یک از سازمان ها، شرایط کارکنان و مهارت آنها را تعریف خواهد کرد. در واقع شما باید به خوبی بدانید که آموزش های ارائه داده شده به کارکنان در هر یک از سازمان ها طبق آیین نامه تعریف می گردد. برای تدوین کردن هر یک از آیین نامه ها موارد مشخص شده ای باید در نظر گرفته شود.
چه مواردی را باید برای تدوین دستورالعمل در نظر بگیریم ؟
برخی از مهمترین مواردی که جهت تدوین دستورالعمل باید در نظر گرفته شود و اهمیت زیادی دارد عبارت است از :
۱٫ ظاهر
ظاهر آیین نامه یکی از مهمترین مواردی به شمار می رود که جهت تدوین نمودن بخشنامه باید به آن دقت داشته باشید. برای اینکه بخشنامه هر یک از سازمان ها را تدوین کنید ظاهر آیین نامه را باید از نظر اصولی بودن بررسی نمایید. ظاهر بخشنامه به دو بخش تقسیم بندی خواهد شد. این دو بخش را به این شرح توضیح می دهیم :
– تعیین نمودن عنوان و نام آیین نامه
تعیین کردن عنوان و نام دستورالعمل باید در بخش ظاهر مشخص گردد. در ابتدا باید به این نکته دقت داشته باشیم که آیین نامه ها جهت تشریح کردن انجام دادن کدام یک از فعالیت ها مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال آیین نامه هایی که مربوط به کار با دستگاه های اتوماتیک هستند با آیین نامه کار با دستگاه های غیر اتوماتیک فرق می کنند. بر همین اساس در بخش اول تدوین کردن ظاهر آیین نامه باید به نوع فعالیت دقت داشته باشیم.
– طراحی صفحه روی جلد
بخش دوم تدوین نمودن آیین نامه مربوط به طراحی صفحه روی جلد است. صفحه روی بخشنامه اطلاعات زیادی دارد. این اطلاعات شامل شماره ویرایش، عنوان سند، لوگوی شرکت، کد سند تاریخی و …. می باشد. در هر یک از ویرایش ها باید نام تهیه کننده، تاریخ بازنگری و نام تثبیت کننده مشخص گردد. کد سند بر اساس ساختار کدینگ مستندات روی طراحی صفحه ایجاد خواهد شد. این بخش به عنوان بخش دوم آیین نامه کاربرد زیادی دارد.
۲٫ بررسی ساختار محتوای بخشنامه
یکی دیگر از مواردی که زمان تدوین دستورالعمل اهمیت زیادی دارد بررسی ساختار محتوا می باشد. به طور کلی شما باید به خوبی بدانید که ساختار محتوا به عنوان مهم ترین ارکان ایجاد محتوا به شمار می رود. اگر شما می خواهید یک آیین نامه اصولی طراحی کنید باید ساختار آن را از نظر محتوایی که دارد بررسی کنید. بررسی ساختار محتوا از جهات متفاوت انجام می شود. برخی از مهم ترین بخش هایی که در ساختار محتوا قرار می گیرد عبارت است از :
– هدف
هدف و مقصود به عنوان یکی از مهم ترین نکاتی به شمار می رود که زمان نوشتن ساختار محتوای دستورالعمل باید مشخص گردد. اینکه شما بدانید از نوشتن آیین نامه چه هدفی دارید بسیار مهم است. در غیر این صورت نمی توانید کاربرد مناسبی از محتوا دریافت کنید.
– دامنه کاربرد آیین نامه
یکی دیگر از مواردی که در ساختار محتوای آیین نامه اهمیت دارد دامنه کاربرد می باشد. دامنه کاربرد در ساختار محتوا یعنی حوزه هایی که باید پوشش داده شوند. تمامی حوزه هایی که قرار است در ساختار محتوا پوشش داده شوند باید مشخص گردند. این مورد یکی از مهم ترین مواردی است که جهت ایجاد ساختار محتوای آیین نامه اهمیت دارد. دامنه کاربرد هر یک از بخش نامه ها با یکدیگر فرق می کند. در واقع حوزه های متفاوتی در فعالیت های گوناگون وجود دارد که دامنه کاربرد آنها متفاوت است.
– مسئولیت ها
از دیگر مواردی که در ساختار محتوای دستورالعمل اهمیت زیادی دارد مسئولیت هایی است که به افراد متفاوت واگذار می گردد. مسئولیت انجام دادن فعالیت های متفاوت در شرح فعالیت ها باید به صورت فهرست وار لحاظ گردد. هر یک از افرادی که در سازمان ها و ارکان های متفاوت کار می کنند باید با مسئولیت خود آشنا باشند. آنها زمانی که مسئولیتشان را بشناسند به راحتی می توانند اقدامات لازم را انجام دهند.
– تعاریف بخشنامه
تعاریف به عنوان یکی دیگر از بخش های ساختار محتوای آیین نامه شناخته می شود. اصطلاحاتی که در ساختار محتوای آیین نامه مورد استفاده قرار می گیرد را تعاریف می نامیم. شما باید به خوبی بدانید که در هر یک از سازمان ها تعاریف متفاوتی وجود دارد. به عنوان مثال بخش جوشکاری در یک کارخانه دارای اصطلاحات خاصی است که این اصطلاحات در بخش چاپ کارخانه مورد استفاده قرار نمی گیرد. بر همین اساس هر یک از بخش نامه هایی که در سازمان ها و ارکان ها استفاده می شوند دارای تعاریف مشخص شده ای هستند.
– مستندات مرجع
مستندات مرجع یکی از دیگر مواردی به شمار می رود که در ساختار محتوای دستورالعمل اهمیت دارد. مستندات مرجع جهت تدوین نمودن آیین نامه استفاده می شوند. این مستندات دارای بخش های متفاوتی هستند. شماره استانداردی که با آیین نامه مرتبط است در این بخش وارد می شود. نام، مسئولیت ها و فعالیت ها را در این بخش مشاهده خواهید کرد.
– شرح فعالیت های بخشنامه
شرح فعالیت ها به عنوان یکی دیگر از بخش های ساختار محتوای آیین نامه است. در این قسمت تمامی فعالیت های ضروری که باید انجام داده شوند توضیح داده خواهند شد. به صورت تلفیقی، تصویری و توصیفی فعالیت ها شرح داده می شوند. شرح فعالیت ها در بخشنامه باید به صورت ساده و روان و همچنین قدم به قدم باشد.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://www.getmaintainx.com/blog/how-to-write-work-instructions/
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.