نوشتن دستورالعمل اداری دارای چه قواعد و اصولی می باشد ؟
برای اینکه دستورالعمل های اداری را بنویسید باید در مورد قواعد و نگارش آنها اطلاعات بیشتری به دست آورید. با نوشتن هر یک از بخشنامه ها و فرم های اداری، کارمندان با سیستم سازمان آشنایی بیشتری به دست می آورند. صراحت و سادگی که بخشنامه های اداری باید داشته باشند به عنوان ویژگی مهم و اصلی آنها شناخته می شود. هر فردی که می خواهد انواع بخشنامه های اداری را بنویسد باید آگاهی اش را در این مورد افزایش دهد. در واقع نوشتن انواع فرم های اداری کار هر کسی نیست.
یکی از مهمترین ویژگی هایی که دستورالعمل های اداری دارند این است که ساده می باشند. در واقع آنها در عین سادگی که دارند از اصول نامه نگاری اداری پیروی می کنند. هر یک از فرم ها و بخشنامه های اداری، روش اجرایی سازمان ها را تعیین می کنند. کارمندان با مطالعه آنها متوجه شیوه کار سازمان می شوند و از تمامی قواعد باید پیروی کنند. در غیر این صورت سازمان از کار کردن آنها جلوگیری خواهد کرد. برخی از اصلی ترین و مهمترین مواردی که زمان نوشتن انواع بخشنامه های اداری اهمیت زیادی دارد را در ادامه معرفی می کنیم تا اطلاعات تان در این زمینه افزایش یابد.
اصول نوشتن دستورالعمل های اداری
برخی از مهمترین اصولی که مربوط به نوشتن دستورالعمل های اداری می باشد و باید به خوبی آنها را بشناسید عبارت است از :
۱٫ به دور از پیچیدگی باشند
یکی از مهمترین و اصلی ترین ویژگی هایی که بخشنامه های اداری دارند این است که به دور از پیچیدگی باشند. مخاطبین هر یک از سازمان ها باید روش اجرایی سازمان را بشناسند و طبق اصولی که مشخص شده است کار خود را انجام دهند. قابل فهم بودن هر یک از انواع فرم های اداری اهمیت زیادی دارد. افرادی که طراحی انواع فرم های اداری را بر عهده دارند، این اصل را رعایت می کنند تا کارمندان درک بیشتری از بخشنامه های اداری به دست بیاورند.
۲٫ ارتباط با بخش های متنوع
یکی از دیگر نکاتی که زمان نوشتن انواع بخشنامه های اداری اهمیت زیادی دارد این است که بخشنامه ها با قسمت های متنوع سازمان ارتباط داشته باشند. در واقع نیاز است به خوبی بدانید که هر یک از بخشنامه ها اگر ابهام داشته باشند، کارایی ندارند. اگر کارمندان نتوانند منظور اصلی دستورهای اداری را متوجه شوند، از انجام دادن کارهای ضروری اداری خودداری خواهند کرد. اگر هر یک از بخش های دستورهای اداری با یکدیگر هماهنگی دارند، باید آنها را به صورت دقیق و مشخص شده، تعیین نمایند. برخی از موضوعات با یکدیگر مرتبط هستند که این مسئله باید صراحتا مشخص شود. اینکه نویسنده بگوید منظورش کدام موضوع و مفهوم بوده اهمیت زیادی دارد.
۳٫ بخشنامه های اداری باید دارای عنوان باشند
از دیگر نکاتی که زمان نوشتن دستورالعمل های اداری اهمیت زیادی دارد این است که برای آنها عنوان مناسبی انتخاب کنید. تاریخ مخصوص و شماره آنها از دیگر ویژگی هایی است که دارند. بنابراین باید این بخش ها را درون آنها مشخص کنید تا خواندن شان توسط افراد آسان تر انجام شود. اگر عنوان را با دقت انتخاب کنید می توانید توجه کارمندان را برای کارکرد بهتر جلب کنید. دقت داشته باشید که انتخاب عنوان، شماره و تاریخ باید بر اساس نحوه عملکرد سازمان باشد.
۴٫ دربرگرفتن جزئیات مهم
از دیگر نکات بسیار مهمی که زمان نوشتن بخشنامه های اداری اهمیت دارد، این است که جزئیات رعایت شود. جزئیاتی که غیر مرتبط هستند را به هیچ عنوان نباید در آنها درج نمایید. در واقع باید به خوبی بدانید که برخی از جزئیات مهم نمی باشند. بنابراین از درج کردن آنها باید خودداری کنید. اینکه کارمندان جزئیات ضروری را بررسی کنند اهمیت زیادی دارد.
۵٫ احترام خواننده در بخشنامه های اداری باید حفظ شود
برخی از دستورالعمل های اداری را با لحن شدید می نویسند. در این صورت مخاطب نمی تواند از بخشنامه حس صمیمیت و دوستانه دریافت کند. اگر تمامی دستورهای اداری در بخشنامه با لحن شدید باشد، مخاطبان نمی توانند با کار خود ارتباط مناسبی برقرار نمایند. یکی از مهمترین نکاتی که زمان طراحی بخشنامه اهمیت زیادی دارد، رعایت کردن احترام خواننده می باشد. شیوه نوشتن هر یک از بخشنامه ها باید به گونه ای باشد که خواننده بتواند با نوشتار مورد نظر ارتباط مناسبی برقرار کند. اینکه متن بخشنامه خسته کننده نباشد اهمیت زیادی دارد. بنابراین این مسئله را زمان نوشتن هر یک از بخشنامه ها باید در نظر داشته باشید تا بتوانید بهترین روش اجرایی را در سازمان به کار بگیرید.
۶٫ جملات باید به صورت دستوری باشند
از دیگر نکاتی که زمان نوشتن بخشنامه های اداری اهمیت زیادی دارد این است که تمامی جملات باید به صورت دستوری و امری باشند. در عین اینکه جملات را به صورت دستوری به کار می گیرید باید احترام خواننده را حفظ کنید. در این صورت خواننده تمامی تلاشش را می کند که از دستورات پیروی نماید. استفاده کردن از جملات کوتاه برای اینکه مفهوم را سریع تر برسانید بسیار مهم می باشد. از جملاتی که بلند هستند نباید استفاده کنید. چرا که خواننده از خواندن جملات بلند خسته می شود. در یک جمله کوتاه باید منظورتان را برای انجام دادن کارها برسانید.
۷٫ از روش های الکترونیکی برای نوشتن بخشنامه های اداری استفاده کنید
از دیگر اصولی که زمان نوشتن دستورالعمل های اداری اهمیت زیادی دارد این است که بهترین روش را برای نوشتن آنها انتخاب کنید. بسیاری از افراد در گذشته از روش های سنتی برای نوشتن بخشنامه ها استفاده می کردند. روش های سنتی زمان گیر بودند و افراد به همین دلیل نمی توانستند در کمترین بازه زمانی، تعداد زیادی از بخشنامه ها را بنویسند. اگر می خواهید نوشتن هر یک از بخشنامه های اداری را در کمترین بازه زمانی انجام دهید می توانید از سیستم کامپیوتر استفاده کنید. نرم افزارهای زیادی برای نوشتن فرم، بخشنامه و …. وجود دارد. هر یک از این روش ها و نرم افزارها را باید بشناسید و از آنها استفاده کنید.
جمع بندی
امروزه هر یک از سازمان ها برای اینکه دستورات خود را به کارمندان اعلام کنند از دستورالعمل های خاصی پیروی می نمایند. هر یک از این بخشنامه ها را برای روش اجرایی سازمان، می نویسند و به کارمندان ارائه می دهند. نوشتن اصولی انواع این بخشنامه ها بسیار مهم است.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://www.archives.gov/open/plain-writing/10-principles.html
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.