چک لیست چیست و چرا اهمیت دارد؟
شما برای مدیریت زمان و مدیریت پروژه خود می توانید از چک لیست استفاده کنید. در محیط کار و همچنین در زندگی شخصی خود می توانید این وسیله را مورد استفاده قرار دهید. در واقع باید بدانید که این وسیله بسیار ساده می باشد. به همین دلیل نمی توانیم آن را به سازمان و یا فرد مشخص شده ای نسبت دهیم. شما با استفاده از این وسیله می توانید برنامه ریزی روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه خود را به صورت دقیق انجام دهید.
این وسیله یک فهرستی از فعالیت ها نکات، پرسش ها و ویژگی هایی می باشد که یک فعالیت را به کارهای کوچکتر تقسیم بندی می کند. هدف اصلی استفاده کردن از چک لیست این است که شما مطمئن شوید هیچ یک از جزئیات فعالیتتان را فراموش نکرده اید. اگر می خواهید شکل استانداردی را به فعالیت‌های خود ببخشید بهتر است که از این وسیله استفاده کنید.
فهرست کنترل
کاربرد چک لیست چیست ؟
کاربردهای زیادی از چک لیست دریافت می گردد. برخی از مهمترین کاربردهای این فهرست عبارت است از :
۱٫ راهنمای انجام کار
یکی از مهمترین کاربردهای فهرست کنترل این است که به عنوان راهنمای انجام کار مورد استفاده قرار می گیرد. شما برای انجام دادن بسیاری از کارهای روزانه، هفتگی، ماهانه و غیره می توانید این فهرست را مورد استفاده قرار دهید. در واقع با استفاده از این وسیله به راحتی می توانید برنامه‌ریزی تمامی فعالیت تان را انجام دهید.
۲٫ کنترل کیفیت
یکی دیگر از کاربردهای فهرست کنترل این است که از آن به عنوان ابزاری جهت کنترل کیفیت استفاده می کنند. به عنوان مثال فردی که تولید کننده محتوا است با استفاده از این وسیله می تواند بعد از تنظیم کردن نوشته هایش هر ضعف و مشکلی را مشاهده کند. به همین دلیل سریعا ضعف و مشکل را برطرف می کند تا نوشته اش بدون نقص شود. همچنین بسیاری از سازمان ها و شرکت ها جهت کنترل کیفیت تولیدات خود از این وسیله استفاده می کنند.
۳٫ ابزاری مشورتی
یکی دیگر از کاربردهای چک لیست این است که از آن به عنوان ابزاری مشورتی استفاده می کنند. برای اینکه شما مطمئن شوید تمامی جنبه های ضروری فعالیت خود را انجام داده اید این فهرست به شما کمک زیادی می کند. به عنوان مثال اگر شما در زمینه ی طراحی نرم افزار فعالیت می‌کنید تجربه زیادی به دست می آورید. اما اگر می خواهید یک نرم‌افزار حرفه ای تهیه نمایید با استفاده از این وسیله مطمئن می شوید که تمامی جوانب را در نظر گرفته اید.
نتایج متفاوت استفاده از چک لیست
استفاده کردن از فهرست کنترل نتایج متفاوتی دارد. برخی از مهمترین نتایجی که از این فهرست دریافت می شود عبارت است از :
چک لیست
۱٫ استانداردسازی
یکی از مهمترین نتایجی که از فهرست کنترل دریافت می شود این است که با استفاده از آن مطمئن می شوید تمامی فعالیت هایتان به شکل یکسان انجام گشته است. البته افراد متفاوت امکان دارد که در اجرا نمودن بندهای متنوع این فهرست، خطا و تفاوت هایی را ایجاد کنند. اما به هر حال باید بدانید که چارچوب کلی فعالیت در این فهرست یکسان می باشد. بنابراین زمانی که افراد در یک مجموعه جابجا می گردند و یا اینکه در شبکه های متفاوت یک فعالیت را به صورت یکسان انجام می دهند، خروجی فعالیتشان یکنواخت است. اگر شما یک فعالیت را بخواهید چندین بار تکرار کنید با استفاده از این وسیله اطمینان خاطر به دست می آورید که خروجی تان یکسان می ماند.
۲٫ افزایش ایمنی با فهرست کنترل
افزایش ایمنی یکی دیگر از نتایج استفاده از چک لیست می باشد. افزایش ایمنی به عنوان دستاورد مهم این فهرست شناخته می شود. زمانی که شما چندین فعالیت متفاوت را انجام می دهید بی توجهی به هر یک از آنها بدون شک ضرر زیادی برایتان خواهد داشت. تنظیم کردن این فهرست و استفاده از آن می تواند احتمال سوانح و به وجود آمدن مشکلات را تا چندین برابر کاهش دهد.
۳٫ افزایش کیفیت
افزایش کیفیت هر یک از اقدامات درون فهرست، یکی دیگر از نتایج استفاده اصولی چک لیست می باشد. در برخی از مواقع کیفیت کارها از آنجایی که افراد در مورد انجام دادن آنها هوشیاری زیادی ندارند کاهش پیدا می کند. اما کارهایی که غیر تکراری هستند چالش های دیگری دارند. شما باید کارهای ضروری خود را با بهترین کیفیت انجام دهید. با استفاده نمودن از این فهرست تمامی چالش های غیر ضروری را خط می زنید و تنها به این فکر می کنید که باید چگونه به کار خود کیفیت ببخشید.
۴٫ شفاف شدن تقسیم وظایف با فهرست کنترل
شفاف شدن تقسیم وظایف یکی دیگر از مواردی به شمار می رود که در مورد این فهرست کنترل به آن اشاره می شود. این فهرست می تواند نقش مهمی برای افزایش مسئولیت پذیری و شفاف شدن تقسیم وظایف داشته باشد. در واقع این فهرست مشخص می کند که هر یک از افراد باید چه کاری را در چه بازه زمانی انجام دهند. فردی که این فهرست را تکمیل می کند با امضا کردن فهرست و تیک زدن آن، می پذیرد که مسئولیت تمامی موارد را برعهده گرفته است.
۵٫ انتقال دادن دانش و تجربه
انتقال دانش و تجربه یکی دیگر از کاربردهای مهم و ضروری کنترل به شمار می رود. زمانی که شما فهرست کنترل تنظیم شده افراد حرفه‌ای را مشاهده می کنید نکاتی را کشف می نمایید که بدون شک این نکات کاربردی هستند. این فهرست می تواند برای مستند سازی بسیاری از تجربیات کمک زیادی کند. به همین دلیل جهت انتقال تجربه و دانش از این فهرست استفاده می کنند.
فهرست کنترل
نکات ضروری برای طراحی چک لیست
برای طراحی چک لیست باید نکات ضروری در نظر گرفته شود. استانداردها و همچنین چارچوب های طراحی انواع فهرست کنترل فرق می کند. شما باید مطمئن شوید که جمله ها و عبارت های فهرست کنترل واضح و شفاف هستند. در صورتی که ترتیب فعالیت ها مهم می باشد باید در فهرست کنترل این تعهد و تقدم را رعایت کنید. اگر مواردی که در این فهرست کنترل اضافه شده است را به صورت معنادار تقسیم بندی نمایید، برای هر بخش می توانید یک عنوان جداگانه ای را در نظر بگیرید. در برخی از بخش های فهرست کنترل عدد و یا کلمه ای را نیاز است بنویسید. به همین دلیل فهرست را نباید به تیک زدن محدود کنید. فهرست کنترل را باید در شرایط واقعی کنترل و تنظیم نمایید. اگر می خواهید این فهرست استفاده شود بهتر است آن را به شیوه واقعی تنظیم نمایید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.