ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟
ساختار دستورالعمل کاری چگونه می باشد ؟
ساختاری که برای تدوین نمودن دستورالعمل کاری در نظر گرفته می شود طبق استانداردهای مشخص شده است. این ساختار بر اساس جداول، متن، تصاویر، نمودارهای گردش کار و یا ترکیبی از انواع روش ها می باشد. هر یک از ساختار ها بر اساس نیاز سازمان، شرایط احراز کارکنان و مهارت آنها باید به کار گرفته شوند. آیین نامه ای که مربوط به هر یک از انواع کارها می باشد، فعالیت های مشخص شده ای را تشریح می کند. این بخشنامه ها در فرایند های متفاوت امکان دارد یک یا چندین روش را تعریف کنند. در واقع انواع آیین نامه کارها نیاز است که برای تشریح کردن نحوه انجام دادن تمامی فعالیت ها آماده شوند.
ساختار، میزان و فرمت جزئیات انواع دستورالعمل ها باید بر اساس نیاز سازمان و کارکنان باشد. در واقع باید بدانید که این روش ها به پیچیدگی کار، آموزش های ارائه داده شده، شرایط احراز کارکنان و مهارت های آنها بستگی دارد. در واقع به عنوان مثال باید بدانید که افراد حرفه ای به بخشنامه نیازی ندارند، چرا که آنها به خوبی با تمامی روش های اجرایی کار آشنا هستند. این مسئله کمک می کند که آنها سریعتر کارهای خود را انجام دهند. اما هر یک از سازمان ها به آیین نامه نیاز دارند تا شرح وظایف را به صورت دقیق اعلام کنند.
بخش های متنوع دستورالعمل کاری
ساختار تدوین نمودن دستورالعمل بر اساس استانداردهای ایزو به بخش های متفاوت تقسیم بندی می گردد. در ساختار نگارش بخشنامه ایزو باید موضوعات خاصی در نظر گرفته شود. برخی از مهمترین موضوعات عبارت است از :
۱٫ استاندارد کردن ظاهر
استاندارد نمودن ظاهر مربوط به بخشنامه یکی از مهمترین مواردی است که در مورد روش اجرایی کارها باید به آن توجه شود. صفحه روی جلد بخشنامه ظاهری آراسته و زیبا دارد. این صفحه شامل اطلاعاتی مانند شماره ویرایش، کد سند، مشخصات بازنگری، تاریخ ایجاد سند، عنوان سند و غیره می باشد. همچنین اطلاعاتی مانند تصویب و تجدید نظر در این صفحه وجود دارد. بخش دوم مربوط به تعیین کردن هدر و فوتر می باشد که در بسیاری از صفحات وجود دارد.
تعیین کردن محل قرار گرفتن لوگوی سازمان در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد. همچنین محل قرارگیری عنوان سند، ویرایش سند، کد سند و شماره صفحه در این بخش باید در نظر گرفته شود. تعیین کردن محل قرارگیری شماره صفحه در بخشنامه و همچنین تعیین کردن محل قرارگیری آدرس وب سایت یکی از دیگر مواردی است که در مورد استاندارد نمودن ظاهر بخشنامه باید به آن اهمیت دهید.
۲٫ شناسه منحصر فرد و یا کد مشخص شده
مورد دوم که در ساختار دستورالعمل اهمیت دارد شناسه منحصر به فرد و یا همان کد بخشنامه می باشد. کد بخشنامه نیاز است که بر اساس ساختار مستنداتی که تعیین می شود لحاظ گردد. کد سند را روی صفحه می گذارند و در صورت نیاز هدر و فوتر را برای آن به کار می گیرند. هر یک از انواع بخشنامه های کاری نیاز است که دارای شماره منحصر به فرد و همچنین عنوان باشند.
۳٫ تصویب، بازنگری و تجدیدنظر در آیین نامه
بخش سوم که در آیین نامه مورد بررسی قرار می گیرد تصویب، بازنگری و تجدید نظر می باشد. اطلاعات مربوط به تصویب، شواهد بازنگری و همچنین تاریخ تجدیدنظر بخشنامه در این مورد به طور دقیق مشخص می گردد. به همین دلیل تایید کننده، تهیه کننده و همچنین تصویب کننده هر یک از اسناد می توانند در محل های مشخص شده نام برده شوند. صفحه روی جلد بخشنامه و همچنین فوتر هر یک از صفحات به عنوان مهمترین محل هایی شناخته می شود که نام آنها ذکر می گردد.
آیین نامه
۴٫ اجزای اصلی ساختار نگارش
بخش چهارم ساختار دستورالعمل کاری اجزای اصلی ساختار نگارش می باشد. مقصود از بخشنامه باید به گونه ای بیان شود که هر فردی سریع مطالب را دریافت کند. به عنوان مثال هدف اصلی بخشنامه کار با دستگاه مراحل انجام دادن کار، تشریح تنظیمات و همچنین ایمنی و تمیز کاری دستگاه می باشد. دامنه و کاربرد آیین نامه باید در حوزه هایی که پوشش داده می شوند مشخص گردد. به عنوان مثال برای تعیین کردن دامنه کاربرد بخشنامه کار با دستگاه تنها نیاز است که نام دستگاه ذکر شود.
مسئولیت انجام دادن فعالیت ها در بخشنامه مربوطه مشخص می گردد. در این قسمت شما می توانید مسئولیت ها را به طور تفکیک شده ذکر نمایید. به عنوان مثال در آیین نامه ای که مربوط به کار با دستگاه می باشد مسئولیت تنظیم نمودن دستگاه، پیش از شروع کار را باید مسئول تولید بر عهده بگیرد. مسئولیت کار کردن با دستگاه بر اساس مراحل تعریف شده را نیاز است که اپراتور تولید بر عهده بگیرد. همچنین مسئولیت تمیز کاری دستگاه را اپراتور بر عهده خواهد گرفت. شرح فعالیت هایی که در این ساختار انجام می شود بر اساس پیچیدگی فعالیت ها است.
نحوه نگارش دستورالعمل کاری
نحوه نگارش فعالیت ها در دستورالعمل ها بر اساس استانداردهای مشخص شده می باشد. هر یک از نکاتی که در مورد نحوه نگارش فعالیت در آیین نامه ها باید در نظر گرفته شود عبارت است از :
۱٫ توجه به نکات توصیفی و نوشتاری
نکات توصیفی و نوشتاری طبق ساختاری که نوشتار دارد در اجزای مهم بخشنامه تشریح خواهد شد. توصیفی بودن و همچنین نوشتاری بودن فعالیت ها در این بخش اهمیت زیادی دارد.
۲٫ بررسی تصویر و یا شکل
نکته دوم تصاویر و شکل هایی هستند که در مراحل انجام کار آیین نامه تشریح می شوند. کاربرد هر یک از تصاویر برای دستور اپراتور و همچنین راهنمای راه اندازی سریع، ضروری است. محتوای آموزشی و محتواهایی که مربوط به راهنمایی شغلی می باشد را در کاربرد آیین نامه تصویری مشاهده خواهید کرد.
بخشنامه
۳٫ ترکیب متن و تصاویر
مورد سوم در مورد نگارش دستورالعمل، تلفیق متن نوشتاری و تصاویر می باشد. با استفاده از تصاویر که همراه با توضیحات هستند هر یک از آیین نامه ها به راحتی تدوین می شوند. فرمت آیین نامه های کاری بر اساس بلوغ سازمان تعیین خواهد شد. پیوست هایی که دارای اطلاعات پشتیبانی کننده هستند در این بخش لحاظ می گردند. به همین دلیل فهرستی از پیوست های مرتبط را تدوین می کنند.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://www.thoughtco.com/instructions-composition-term-1691071
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.