دستورالعمل چیست و کاربرد آن
دستورالعمل چیست و کاربرد آن
دستورالعمل به عبارتی گفته می شود که از انجام کار آغاز شده تا ترتیب اثر آن به صورت مکتوب است. هر یک از وظایف و مسئولیت افراد در این آیین نامه وارد خواهد شد. بخشنامه یکی از واژه هایی است که در مورد روش و شیوه به کار گرفته می شود. در برخی از مواقع، بخشنامه ها معنا و مفهوم خاصی پیدا می کنند. شما می توانید برای هر یک از سازمان ها و شرکت ها آیین نامه مخصوصی را تدوین کنید. در این آیین نامه وظایف هر یک از افراد به طور دقیق و مفصل تعیین خواهد شد. افرادی که در سازمان کار می کنند با مشاهده آیین نامه می توانند وظایفشان را به خوبی بشناسند. در این صورت هر یک از شرکت ها و سازمان ها به بهترین نحو ممکن فعالیت هایشان را انجام خواهند داد.
کاربرد دستورالعمل چیست ؟
تدوین و تنظیم کردن روش های انجام کار باید ابتدا به صورت دستورالعمل باشد. انجام دادن هر یک از وظایف در شرکت ها و سازمان ها امری انکارناپذیر و ضروری می باشد. در واقع چه در زمان حال و چه در زمان آینده باید هر یک از وظایف افراد در سازمان ها مشخص گردد. روش های انجام دادن کارهای متفاوت اجزای یک سیستم را به بهترین نحو ممکن نشان خواهد داد. این اجزا شامل بسیاری از ماموریت ها، وظایف و همچنین عملیات ها به شمار می رود. وظایف مشخص شده را ۱ الی چند نفر از کارکنان انجام می دهند. روش های متفاوتی که مربوط به انجام دادن و صدور احکام استخدامی، احکام بازنشستگی و احکام مرخصی می باشد به عنوان یک سیستم معرفی می گردد.
به طور کلی تمامی این روش های صادر شده در آیین نامه، سیستم کارگزینی مناسبی را تشکیل می دهند. البته باید به خوبی بدانید که هر یک از سیستم های متفاوت تدارک مانند سیستم محاسباتی، سیستم اختصاصی، سیستم مالی، سیستم بازرگانی و غیره شامل روش های انجام شده هستند. در نهایت هر یک از این سیستم ها می توانند یک سیستم سازمانی را به وجود بیاورند. برای اینکه با انواع بخشنامه های کاری آشنایی داشته باشید باید جزئیات هر یک از آنها را بشناسید. برخی از مهم ترین و اصلی ترین نمونه های آیین نامه کاری را در ادامه معرفی می کنیم.
انواع دستورالعمل ها
دستورالعمل هایی که باید در نظام اداری مورد استفاده قرار بگیرند متفاوت هستند. هر یک از آنها دارای ویژگی‌ها و مشخصات خاصی می باشند که باید در نظام اداری آنها را بشناسید. از جمله مهمترین این آیین نامه ها عبارت هستند از :
۱٫ نمونه قانونی
آیین نامه قانونی یکی از مهمترین بخشنامه هایی به شمار می رود که در نظام اداری مورد استفاده قرار می گیرد. استفاده کردن از این آیین نامه برای اجرا نمودن موارد قانونی و مفاد خاص به صورت عام و منحصر به فرد انتشار پیدا می کند. در واقع شما باید به خوبی بدانید که این آیین نامه در موارد خاص و عام کاربرد زیادی دارد.
۲٫ نمونه اداری
آیین نامه اداری یکی دیگر از انواع آیین نامه هایی به شمار می رود که در نظام اداری استفاده می شود. در این نمونه بخشنامه روش هایی که مربوط به انجام دادن کار است را در اختیار تمامی کارکنان سازمان می گذارند. هر یک از کارکنانی که در سازمان کار می کنند این آیین نامه را باید به خوبی بررسی نمایند تا با روش انجام دادن کار خود آشنا شوند.
۳٫ نمونه فنی
دستورالعمل فنی یکی دیگر از انواع بخشنامه هایی به شمار می رود که باید به آن توجه شود. از این آیین نامه برای راه اندازی، آموزش و همچنین بهره برداری از انواع ماشین های فنی استفاده می کنند. در صورتی که نیاز باشد باید تمامی این اصول و استاندارد ها مورد بررسی قرار بگیرند تا سازمان به خوبی کار کند.
بهتر است به خوبی بدانید که تمامی آیین نامه های اداری از یک نظر به دو شیوه ویژه و عادی تهیه و طراحی می شوند. در دسته بندی عادی بدون اینکه شما به مقررات و فرم خاصی نیاز داشته باشید می توانید آنها را مورد بررسی قرار دهید. ولی در بخش دوم نیاز است که فرم های خاص و ویژه ای را برای انجام دادن شیوه کار مورد استفاده قرار دهید.
مراحل تنظیم کردن دستورالعمل
شما باید به خوبی بدانید که هر یک از انواع آیین نامه ها دارای ارکان مشخص شده ای می باشند. این ارکان دارای اهداف، دستور های اجرایی، مستندات قانونی، مقررات مورد عمل، دستورهای مشخص شده و غیره می باشند. مراحل خاصی را نیاز است که جهت تنظیم نمودن انواع آیین نامه ها در نظر بگیرید. برخی از مهمترین این مراحل که بسیار کاربردی می باشد و باید به آنها توجه شود عبارت است از :
۱٫ تعیین نمودن اهداف و هدفی که مربوط به اجرای آیین نامه می باشد.
۲٫ تعیین نمودن وظایف و مستندات قانونی که مربوط به ماموریت سازمانی است.
۳٫ تعیین نمودن محدوده عمل و همچنین دامنه استفاده کنندگان برای اجرای بخشنامه.
۴٫ اولویت بندی برای تنظیم نمودن مراحل کار و همچنین بیان مطالب طبق اهمیت اجرایی در آیین نامه که اهمیت زیادی دارد.
۵٫ تعیین نمودن سرفصل های جزئی، اصلی، فرعی و غیره که در آیین نامه اهمیت زیادی دارند.
۶٫ جمع آوری کردن اطلاعات مربوط به مراحل کار آیین نامه با روشی کامل و دقیق که باید به صورت اصولی باشد.
جمع بندی
با استفاده از فرم های استاندارد شما به راحتی می توانید برای تدوین کردن آیین نامه ها اقدامات لازم را انجام دهید. هر یک از سازمان ها و شرکت ها برای اینکه فعالیت های خود را به صورت قانونی و در کمترین بازه زمانی انجام دهند به انواع آیین نامه ها نیاز دارند. هر یک از آیین نامه هایی که معرفی کردیم باید در بخش های متفاوت نظام اداری مورد استفاده قرار بگیرند. در این صورت نظم کارها به بهترین نحو ممکن انجام می گردد. انواع آیین نامه های اداری را نیاز است که برای سازماندهی کارها استفاده کنید. در صورتی که اطلاعاتی در مورد شیوه کار کردن با این بخشنامه ها را ندارید بهتر است که با افراد متخصص در این زمینه مشورت کنید.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://www.techtarget.com/whatis/definition/instruction-set
https://www.thefreedictionary.com/Application+instructions
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.