فرم های اداری و دفاتر چه هستند؟
در نظام اداری فرم های اداری متفاوتی مورد استفاده قرار می گیرند. در اصطلاح این نمونه از دستورالعمل های اداری به نوشته هایی گفته می شود که توسط آن، یک فرد توسط مقاماتی که صلاحیت دارند به سمت خاصی می رسد. در واقع با پر کردن این قالب فرد انجام دادن کاری را بر عهده می گیرد. تمامی مشخصاتش را وارد این قالب نوشتاری می سازد. هر یک از افرادی که می خواهند در نظام اداری و یا هر یک از دیگر نظام ها استخدام شوند باید این دستورالعمل را رعایت کنند. هر یک از اطلاعات شخصی مانند نام، آدرس منزل و غیره باید در این قالب نظام اداری وارد شود. همچنین اطلاعاتی مربوط به نوع مدارک تحصیلی؛ نوع خدمات ارائه شده و غیره را باید در این قالب نوشتاری وارد سازند.
هر یک از حکم ها به دو روش احکام ماموریت و احکام استخدامی تنظیم و تهیه می شوندو بر همین اساس ارکان فرم های اداری را باید به خوبی بشناسید و از آنها برای استخدام افراد استفاده کنید. این نمونه قالب های نوشتاری در مدل های متفاوتی طراحی می گردند. هر یک از سازمان ها و نظام های اداری بر اساس مشخصات و ویژگی هایی که دارند این نمونه قالب های نوشتاری را طراحی می کنند. انواع قالب های نوشتاری را می توانید به افرادی که در این زمینه فعالیت می کنند سفارش دهید تا قالب ها را برایتان طراحی نمایند.
ارکان هر یک از فرم های اداری
به طور کلی ارکان فرم های اداری را باید زمان ثبت سفارش بشناسید. اینکه هر یک از قالب های نوشتاری برای ثبت مشخصات ارکان خاصی دارند را باید به خوبی بررسی کنید. در واقع برخی از مهمترین ارکان هایی که در این قالب های نوشتاری آیین نامه ای ادارات وجود دارد عبارت است از :
۱٫ نام و مشخصات اجرا کننده حکم یا گیرنده مهمترین بخش قالب نوشتاری می باشد.
۲٫ هدف و موضوع تدوین حکم از دیگر ارکان های قالب های اداری به شمار می رود.
۳٫ تاریخ شروع و همچنین پایان دستوراتی که مربوط به مدت زمان اعتبار حکم است یکی دیگر از ارکان های قالب های نوشتاری می باشد.
۴٫ نام و مشخصات سازمانی که فرد در آن صلاحیت پیدا می کند یکی دیگر از ارکان های قالب های نوشتاری است.
۵٫ تاریخ دفتر و شماره اندیکاتور سازمان یکی از مهمترین ارکان های قالب های نوشتاری به شمار می رود.
مزیت های فرم های متنوع اداری چیست ؟
فرم های اداری در واقع یک کاغذ هستند که با عنوان مخصوص طراحی می شوند. در برخی از قسمت های آنها برای ثبت اطلاعاتی مانند مشخصات، نام، تاریخ و دیگر جزئیات قالب ها را خالی نگه می دارند. قالب های اداری مزیت های زیادی را به همراه دارند. برخی از مهم ترین مزیت هایی که از این نمونه قالب ها دریافت می کنید عبارت است از :
۱٫ کمک به کارکنان و مدیران یک سازمان برای به کار گرفتن بهترین روش اداری یکی از مهمترین مزیت هایی است که در مورد قالب های نوشتاری آیین نامه می توانیم به آن اشاره کنیم.
۲٫ جلوگیری از سرگردانی و بلاتکلیفی ارباب رجوع در مورد مشکلاتی که دارد یکی دیگر از مزیت های مربوط به قالب های نوشتاری بخشنامه به شمار می رود.
۳٫ تسریع در فرایند اداری و جریان اموراتی که در سازمان شکل می گیرد یکی از دیگر مزیت های مربوط به قالب های نوشتاری است.
۴٫ ایجاد هماهنگی برای انجام دادن هر یک از کارها به عنوان مهمترین مزیت های طراحی فرم شناخته می شود.
۵٫ سهولت در ضبط کردن کتبی اطلاعات، زمان جمع آوری و استخراج اطلاعاتی که گردآوری می شوند به عنوان مزیت دیگر این قالب ها شناخته می شود.
۶٫ صرفه جویی در زمان و هزینه های اداری برای بسیاری از سازمان ها مهم است/ به همین دلیل آنها طراحی این قالب های نوشتاری را انجام می دهند.
انواع فرم هایی که در ادارات استفاده می شوند
انواع فرم های اداری دارای ویژگی ها و مشخصات خاصی هستند. در نظام اداری این نمونه قالب ها را مورد استفاده قرار می دهند و از آنها نهایت بهره برداری را دریافت می کنند. برخی از مهمترین قالب های نوشتاری عبارت هستند از :
۱٫ مدل های اداری عمومی
نمونه های اداری عمومی یکی از مهمترین قالب های آیین نامه به شمار می رود. به آن دسته از قالب هایی که در بیشتر دستگاه های اداری توزیع و تهیه می شوند نمونه های اداری عمومی می گویند. بخشنامه هایی که مربوط به حکم استخدام و تقاضای مرخصی می باشد را قالب های نوشتاری اداری عمومی می نامند. این نمونه قالب ها در بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند.
۲٫ نمونه های اختصاصی
فرم اداری اختصاصی یکی دیگر از انواع قالب هایی به شمار می رود که در بسیاری از سازمان ها استفاده می شود. این نمونه از قالب های خاص را برای تعیین کردن اهداف ویژه تدوین می نمایند. قالب های پیگیری نامه و یا همچنین قالب هایی که مربوط به درخواست وام می باشد را ادارات به صورت موقت و دائم تهیه می کنند. این نمونه قالب ها در بسیاری از اداره ها مورد استفاده قرار می گیرند. هر یک از کارکنان برای ثبت درخواست خود باید از این قالب ها جهت ثبت اطلاعات استفاده کنند.
۳٫ نمونه های نامه ای
فرم نامه به معنای انواع قالب های اداری یکنواخت می باشد که بخش های متنوع آن پیش از به چاپ رسیدن مشخص می گردد. در واقع پیش از اینکه این نمونه قالب ها را به چاپ برسانند بخش های متفاوت آن را طبق اطلاعاتی که نیاز دارند مشخص می کنند. در این صورت افراد نیاز است که تنها برخی از بخش های مهم را پر کنند. بخش های مهم شامل اطلاعات شخصی آنها می باشد. قالب های مربوط به خدمات سازمان ها و ادارات و همچنین درخواست کالا به عنوان این نمونه قالب ها معرفی می شوند.
۴٫ فرم های ویژه و خاص
قالب های ویژه به عنوان یکی دیگر از قالب هایی هستند که در ادارات استفاده می شوند. به آن دسته از قالب های نامتعارفی که به وسیله ادارات و واحدهای اداری تهیه می شوند نمونه های ویژه می گویند. این نمونه از قالب ها دارای عمومیت زمانی و مکانی نیستند. هر یک از قالب های اطلاعات تماس و همچنین قالب های اطلاعات دفتر مدیرکل را قالب های ویژه می نامند. هر یک از دفاتر سازمان ها و ادارات این نمونه از قالب ها را مورد استفاده قرار می دهند.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://forms.office.com/?redirecturl=https%3A%2F%2Fforms.office.com%2FPages%2FDesignPage.aspx
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.