روش اجرایی ممیزی داخلی چیست ؟
جهت اطمینان پیدا کردن از سیستم مدیریت مدنظر خود می توانید روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو را به کار بگیرید. این روش باید در زمان مشخص شده و با برنامه ریزی قبلی مورد بررسی قرار بگیرد. تدوین نمودن روش های اجرایی ممیزی داخلی ایزو باید در استانداردهای مشخص شده باشد. البته که باید بدانید برای برخی از سیستم ها استانداردهای متنوع ضروری نمی باشد. اما در برخی دیگر از استانداردها که دارای نشان استاندارد ملی هستند باید از روش های اجرایی ممیزی استفاده شود.
مستند نمودن هر یک از روش های اجرایی ممیزی در برخی از سیستم ها ضروری می باشد. با توجه به استانداردهای ایزو داخلی، راهنمای روش اجرایی سیستم مدیریتی، طبق استانداردهای یکسان انجام می گردد. در واقع باید بدانید که تمامی استانداردهای مدیریتی تا حدودی شبیه یکدیگر هستند. تنها معیار ممیزی که برای آنها به کار گرفته می شود بر اساس موقعیت است. به عنوان مثال زمانی که سیستم مدیریت محیط زیست را می خواهیم ممیزی کنیم، معیار ممیزی بر اساس استاندارد ایزو ۱۴۱۰۱ می باشد. اما سیستم مدیریتی و بسیاری از دیگر موارد، بر اساس استاندارد های متفاوت ممیزی می شوند.
کاربرد روش اجرایی ممیزی
نمونه مستند هر یک از روش های اجرایی ممیزی بر اساس تجربه مهندسان به کاربران ارائه داده خواهد شد. تشریح نمودن فعالیت های ممیزی داخلی در هر یک از روش های اجرایی ممیزی بر اساس ساختاری می باشد که جهت تدوین روش به کار گرفته خواهد شد. توجه نمایید که هر یک از انواع روش ها و دستورالعمل های اجرایی ممیزی بر اساس استانداردهای مشخص شده تدوین می گردند.
نکاتی در مورد استفاده از روش اجرایی ممیزی
برای اینکه روش اجرایی ممیزی داخلی را در سیستم های متفاوت به کار بگیرید باید برخی از نکات را بشناسید. از جمله نکاتی که زمان به کارگیری روش های ممیزی اهمیت زیادی دارد عبارت است از :
۱٫ بررسی کردن هدف اصلی فروش
یکی از مهمترین نکات در مورد روش های اجرایی ممیزی این است که هدف فروش را مورد بررسی قرار دهید. این مسئله که بدانید مدیریت، می تواند کیفیت کارها را افزایش دهد بسیار مهم می باشد. با برنامه ریزی مشخص شده طبق الزامات استاندارد بین المللی می توانید بین هر یک از بخش های اجرایی انطباق خاصی ایجاد کنید. در واقع شما باید به خوبی بدانید که دستورالعمل هر یک از بخش ها باید تعیین گردد. این نمونه دستورالعمل ها به صورت کاربردی و با اثربخشی بالا اجرا می شوند. سپس آنها را در بازه های مشخص شده به کار می گیرند.
۲٫ بررسی نمودن دامنه کاربر
یکی دیگر از نکاتی که در مورد روش های اجرایی ممیزی اهمیت دارد بررسی کردن دامنه کاربرد می باشد. تمامی فرایند هایی که مربوط به سیستم مدیریت ممیزی است به عنوان دامنه کاربرد شناخته می شوند. هر یک از این فرایند ها باید طبق اصول مشخص شده در روش ممیزی به کار گرفته شوند.
۳٫ بررسی کردن معیارهای ممیزی
معیار های ممیزی از دیگر نکاتی است که در روش اجرایی اهمیت زیادی دارد. بسیاری از خط مش ها و همچنین روش های اجرایی به عنوان مرجع استفاده می شوند. در واقع نیازمندی هایی را که به عنوان مرجع به کار گرفته می شوند را معیار های ممیزی می نامند. شواهد ممیزی، اظهارات و همچنین سوابق واقعیت ها هستند. اطلاعاتی که مربوط به معیارهای ممیزی می باشند قابلیت اثبات دارند.
۴٫ بررسی فرایند سیستماتیک در روش ممیزی
فرایند مستقل سیستماتیک و همچنین فرایند مستند، جهت یافتن شواهد ممیزی و ارزیابی نمودن واقع بینانه یکی دیگر از نکاتی است که در روش های اجرایی ممیزی اهمیت دارد. در واقع این شرایط را برای تعیین کردن میزان برآورده شدن انواع معیارهای ممیزی به کار می گیرند. سازمانی که در مورد روش اجرایی ممیزی قرار خواهد گرفت به عنوان سازمان ممیزی شونده شناخته می شود. فردی که واجد صلاحیت برای هر یک از اقدامات ممیزی می باشد را ممیز می نامند. نتایج ارزیابی که از شواهد ممیزی به دست می آید را یافته های ممیزی می شناسند. این یافته ها معیار های ممیزی را مورد بررسی قرار می دهند تا ارزش آنها مشخص شود.
۵٫ مراجعه به بهترین مراجع اجرایی
یکی از دیگر نکاتی که در مورد روش اجرایی ممیزی اهمیت دارد مراجعه به مراجع معتبر می باشد. هر یک از مراجعی که استانداردهای سیستم ممیزی را تعیین می کنند نکاتی را به کاربران اعلام می نمایند. این مسئله که هر یک از کاربران این نکات را بشناسند و مراجع را از نظر قانونی بودن مورد بررسی قرار دهند اهمیت زیادی دارد.
۶٫ بررسی مسئولیت های افراد در روش ممیزی
از دیگر نکاتی که در مورد روش های اجرایی ممیزی داخلی ایزو اهمیت دارد مسئولیت هایی است که به افراد سپرده می شود. مسئولیت تهیه نمودن برنامه ممیزی داخلی را بر عهده مسئول تضمین کیفیت می گذراند. مسئولیت تایید نمودن برنامه های ممیزی داخلی و همچنین هماهنگی آنها برای کسب استانداردهای لازم بر عهده نماینده مدیریت است. مسئولیت تهیه کردن چک لیست های ممیزی داخلی باید بر عهده تیم ممیزی قرار بگیرد.
مسئولیت تعیین کردن تیم ممیزی داخلی و همچنین برنامه ریزی نمودن برای انجام دادن ممیزی داخلی طبق استانداردهای مشخص شده است. این مسئولیت را بر عهده نماینده مدیریت می گذارند. مسئولیت ثبت کردن شواهد ممیزی در روش اجرایی بر عهده ممیز خواهد بود. مسئولیت اعلام نمودن مواردی که عدم انتقال انطباق به ممیزی شونده را نشان می دهد بر عهده نماینده مدیریت است. در واقع نماینده مدیریت باید اقدام اصلاحی و همچنین مهلت زمانی را جهت رفع اصلاح اعلام کند. مسئولیت پیگیری کردن عدم انطباق و همچنین اطمینان پیدا کردن از برطرف شدن مشکل بر عهده نماینده مدیریت است. مسئولیت تهیه نمودن گزارش ممیزی داخلی و همچنین ارائه دادن گزارش بر عهده مدیر عامل می باشد.
۷٫ توجه به شرح فعالیت ها
شرح فعالیت ها به عنوان یکی دیگر از نکات روش اجرایی ممیزی داخلی شناخته می شود. تعیین نمودن برنامه ریزی ممیزی سالانه باید طبق استانداردهای داخلی بررسی شود. اهمیت و وضعیت فرایند ممیزی بر اساس نتایج مشخص شده ای دسته بندی خواهد شد. شکایت مشتریان در شرح فعالیت ها اهمیت زیادی دارد. به شکایت آنها برای پیشبرد فعالیت ها، باید به صورت جدی رسیدگی شود.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
محصول زیر مرتبط با این مقاله است، مشاهده فرمائید:
-
مجموعه کامل فرم ها، چک لیست ها و دستورالعمل های کیفیت (۱۷ مجموعه)محصول تخفیف خورده۵,۱۷۸,۰۰۰ تومان۲,۹۵۰,۰۰۰ تومان -
مجموعه کامل فرم ها، دستورالعمل ها و روش های اجرایی مدیریت کیفیت اصلی۵۹۴,۰۰۰ تومان
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.