آشنایی با انواع چک لیست

آشنایی با انواع چک لیست

یکی از فهرست هایی که به تایید و بررسی نیاز دارد چک لیست می باشد. در واقع باید بدانید که هدف اصلی از تدوین کردن این فهرست فراموش نکردن جزئیات کار می باشد. فهرست کنترل را در انواع متفاوتی طراحی می کنند. هر یک از انواع این فهرست را طبق نیاز خود می توانید مورد استفاده قرار دهید. استفاده از این فهرست فواید زیادی دارد. افزایش انگیزه در کارکنان، کاهش هزینه‌ ها، سازماندهی وظایف، اولویت‌ بندی، ارتقاء بهره‌ وری و عدم اتلاف وقت و زمان به عنوان مزیت های استفاده از این فهرست شناخته می‌ شوند. همچنین یکسان سازی بسیاری از فعالیت ها یکی از دیگر فواید استفاده از این فهرست است.

معرفی انواع چک لیست

 انواع چک لیست را بر اساس روش ‌های استفاده به چند دسته تقسیم بندی کرده اند. برخی از مهمترین آنها که کاربردی هستند عبارتند از :

۱٫ فهرست کنترل کیفی

 در این نمونه فهرست کنترل، تمامی آزمون ها و کنترل هایی که بعد از انجام دادن کار مورد استفاده قرار می گیرند به مخاطب ارائه داده خواهد شد. در واقع ارزیابی کردن فعالیت ها با استفاده از این فهرست به خوبی انجام می شود.

۲٫ فهرست راهنمای کار

در این فهرست کنترل روند هر یک از اقدامات ضروری برای افراد و سازمان ها تعیین می شود. افراد با استفاده از این فهرست می توانند تمامی فعالیت هایشان را به صورت اصولی انجام دهند.

۳٫ فهرست کنترل مشورتی

نمونه فهرست کنترل مشورتی برای مواردی که در نظر دارید در جلسات مطرح نمایید طراحی شده است. اولویت هر یک از موارد را در این لیست می توانید وارد نمایید.

۴٫ فهرست شخصی

 فهرست کنترل شخصی را هر فردی می تواند برای برنامه ریزی های خود استفاده کند. مواردی را که مشخص می ‌باشد در این فهرست لیست می‌ کنند. نکته مهمی که در مورد این فهرست کنترل اهمیت زیادی دارد انعطاف پذیر بودن آن می باشد.

۵٫ فهرست کنترل پروژه

 فهرست کنترل پروژه برای ارزیابی کردن اعضای تیم و همچنین تقسیم بندی وظایف آنها مورد استفاده قرار می گیرد. این امر موجب می گردد که افراد به راحتی بتوانند به وظایفشان عمل کنند.

۶٫ فهرست ترتیبی

این نمونه فهرست کنترل برای پروژه هایی استفاده می شود که هر یک از مراحل انجام دادن پروژه با یکدیگر هماهنگ می باشد. در واقع زمانی که یک مرحله انجام نشود، مرحله بعدی را نمی توانید انجام دهید.

ویژگی های یک چک لیست خوب چیست ؟

 برای استفاده از چک لیست مناسب باید به خوبی ویژگی های این فهرست را بشناسید. برخی از ویژگی های فهرست های خوب و کاربردی عبارتند از :

۱٫ فهرست های مناسب در ابعاد متفاوت تولید و طراحی می‌ شوند. هر یک از ابعاد آن را می توانید برای بررسی کردن فعالیت های متفاوت تهیه نمایید.

۲٫  روان و ساده بودن فهرست کنترل یکی از مهم‌ ترین ویژگی‌ های آن به شمار می ‌رود. در واقع برخی از فهرست هایی که روان و ساده نیستند کاربردی نمی باشند. به همین دلیل ساده و روان بودن انواع فهرست های کنترل را زمان خریداری باید بررسی کنید.

۳٫  مشخص بودن جزئیات کار یکی از دیگر ویژگی‌ های فهرست کنترل می باشد. هر یک از فهرست های کنترل دارای جزئیاتی هستند که شما می توانید کار خود را در آن بخش ها وارد کنید. برنامه ها و اهداف در فهرست های کنترل ثبت می گردند.

۴٫ یکی از دیگر ویژگی هایی که فهرست کنترل دارد این است که تمامی افراد به راحتی می توانند از آن استفاده نمایند. این ویژگی کمک می کند که هر فردی برای برنامه ریزی فعالیت های متفاوت خود فهرست های کنترل را به کار بگیرد.

بخش های متنوع چک لیست

 نکات زیادی در مورد تهیه کردن چک لیست ها وجود دارد. اشتباهاتی که موجب شکست می گردد را شما باید برای تهیه کردن فهرست های کنترل شناسایی نمایید. زمان تهیه کردن لیست باید با افرادی که در این زمینه فعالیت می‌ کنند مشورت کنید. بخش های متفاوتی در یک لیست وجود دارد که هر یک از بخش ها دارای ویژگی های خاصی هستند. برخی از مهمترین بخش هایی که در انواع فهرست های کنترل وجود دارند عبارت هستند از :

۱٫ بخش مشخصات تکمیل کننده

 بخش مشخصات تکمیل کننده در هیچ یک از انواع فهرست‌ های کنترل قابل حذف شدن نمی باشد. یکی از اهداف تهیه کردن لیست کنترل این است که شما بدانید هر یک از افراد چگونه وظایف خود را انجام داده‌ اند. به همین دلیل بخش مشخصات تکمیل کننده یکی از مهم ‌ترین بخش‌های انواع فهرست های کنترل می باشد.

۲٫ تاریخ

 تاریخ یکی دیگر از بخش‌ های مهم چک ‌لیست است. با تاریخ می توانید لیست اعتبار هر یک از اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید. اعتبار هر یک از اطلاعات باید ارزیابی شود. در مورد ارزیابی کردن اطلاعات فهرست های کنترل، تاریخ را به صورت جدی باید دنبال کنید.

۳٫ عنوان در فهرست کنترل

 عنوان یکی دیگر از بخش ‌های مهم فهرست های کنترل است. در این بخش هدف تهیه نمودن لیست مشخص می شود. خواننده به خوبی متوجه می گردد که انتظارش از نتایج این فهرست چیست. به همین دلیل عنوان را یکی از مهم ترین و کاربردی ترین بخش های فهرست کنترل معرفی می‌ کنند.

۴٫ محتوا

 محتوا یکی دیگر از بخش ‌های مهم چک لیست به شمار می‌ رود. کنترل ها و پرسش ها به صورت لیست وار در این بخش وارد می‌ شوند. در واقع آن چیزی که باید انجام شود در این لیست مشاهده می‌ گردد.

۵٫ ارزیابی در فهرست کنترل

 ارزیابی به عنوان یکی دیگر از بخش های مهم فهرست کنترل شناخته می ‌شود. نمره ای که از نظر کیفی باید لحاظ گردد در این بخش وارد خواهد شد. ارزیابی یکی از مهمترین مواردی به شمار می‌رود که شما برای بررسی کردن فعالیت های خود باید به آن دقت داشته باشید.

۶٫ نتیجه گیری

 نتیجه گیری یکی دیگر از بخش ‌های مهم فهرست کنترل است. در این بخش آن چیزی را که انجام می دهید را باید با آن چیزی که تدوین شده است مقایسه کنید. اگر بعد از مقایسه شباهت زیادی بین دو مورد مشاهده کردید باید متوجه شوید که کارتان عالی بوده است. اما اگر مشابهتی بین کاری که انجام داده اید و آن کاری که تدوین شده است وجود نداشته باشد یعنی باید اقدامات خود را اصلاح کنید.