چطور بهترین دستورالعمل را بنویسیم ؟
نویسندگان از روش های متفاوتی برای نوشتن دستورالعمل استفاده می کنند. اگر نویسنده بهترین روش را جهت نوشتن بخشنامه به کار بگیرد، می تواند موفقیت بیشتری در این زمینه به دست آورد. هر یک از روش های نوشتن بخشنامه باید بر اساس نکات خاصی انجام شود. برنامه ریزی یکی از مهمترین نکاتی به شمار می رود که باید برای نوشتن بخشنامه، به آن دقت داشته باشید. ساختار تدوین انواع بخشنامه ها را باید از چندین جهت بررسی کنید. افرادی که می توانند بخشنامه ها را تدوین کنند ساختار هر یک از بخشنامه ها را از نظر اصولی بودن بررسی می نمایند.
نکاتی برای نوشتن دستورالعمل
در صورتی که با نکات نوشتن بخشنامه ها آشنا باشید می توانید فهرست های کنترل مناسبی را تدوین نمایید. در واقع باید به خوبی بدانید که بخشنامه ها، فرم ها و روش اجرایی در هر یک از سازمان ها با یکدیگر در ارتباط هستند. بنابراین نیاز است که نکات مربوط به نوشتن و تدوین هر یک از آنها را بدانید. برخی از نکاتی که زمان نوشتن هر یک از انواع دستورالعمل ها باید به آن دقت داشته باشید عبارت است از :
۱٫٫ مخاطب خود را باید درک کنید
یکی از مهمترین نکاتی که زمان نوشتن انواع بخشنامه ها باید به آن دقت داشته باشید این است که درک درستی از مخاطب تان به دست آورید. اینکه بدانید متوسط سن آنها چقدر است و سابقه شان در چه زمینه می باشد اهمیت زیادی دارد. اگر شما مخاطب خود را درک نمایید به راحتی می توانید طبق نیازهای مخاطب بخشنامه ها را تنظیم کنید. در صورتی که فهرست های کنترل بر اساس درخواست مخاطبان ایجاد شوند آنها به راحتی می توانند تمامی بخش های موردنیاز را پر کنند. دقت داشته باشید که اگر نیازهای مخاطب خود را نشناسید نمی توانید ساختار بخش نامه ها را به صورت اصولی تنظیم کنید.
۲٫ تحقیق کردن در مورد فرایند
یکی از دیگر نکاتی که شما زمان نوشتن دستورالعمل باید به آن دقت داشته باشید این است که در مورد هر یک از بخش های آن تحقیق کنید. تجربه افراد در نوشتن هر یک از بخشنامه ها را باید مورد مطالعه قرار دهید. این کار شما موجب می گردد که تصویری روشن و واضح از عملکرد خود به دست بیاورید. رویکردهای دیگران را به راحتی می توانید در فرآیند کارتان ادغام نمایید. بر همین اساس یک کار با تجربه و حرفه ای را تحویل می دهید. اگر شما بدون تحقیق انواع فرم ها و روش های اجرایی را ارائه دهید نمی توانید موفقیت زیادی کسب کنید.جهت کسب موفقیت در زمینه طراحی و نوشتن بخشنامه باید هر یک از بخش ها و ساختارهای آن را بررسی نمایید.
۳٫ از ابزارهای مفید برای نوشتن بخشنامه استفاده کنید
یکی از دیگر نکاتی که زمان تدوین نمودن و نوشتن بخشنامه اهمیت زیادی دارد این است که ابزارهای مفید را گرد آوری نمایید. پیش از نگارش نمودن انواع بخشنامه ها باید ابزارهای ضروری و اطلاعاتی که نیاز دارید را جمع آوری کنید. این کار شما می تواند شامل گردآوری نمودن اطلاعات اضافی در مورد هر یک از محصولات باشد. برای اینکه انواع روش های اجرایی سازمان ها را بررسی نمایید باید هر یک از آنها را از روش هایی که مشابه یکدیگر هستند شناسایی کنید و جدا نمایید. در این صورت به راحتی می توانید آنها را برای بخش های متفاوت به کار بیندازید.
۴٫ ساده و روان صحبت کنید
ساده و صریح صحبت کردن یکی دیگر از نکاتی به شمار می رود که شما زمان نوشتن دستورالعمل باید به آن دقت داشته باشید. برخی از افراد عادت دارند که از کلمات دشوار و پیچیده برای نوشتن فهرست های کنترل استفاده کنند. اما باید بدانید که این کلمات به راحتی توسط افراد خوانده نمی شوند و همچنین درک نمی گردند. به همین دلیل باید زبان تان دقیق باشد. به جای اینکه از کلمات دستوری استفاده کنید بهتر است که از کلمات دیگری استفاده نمایید. در این صورت مخاطبان به راحتی می توانند مطلب شما را درک کنند.
۵٫ مراحل نوشتن بخشنامه ها را باید گام به گام طی کنید
یکی از دیگر نکاتی که زمان نوشتن هر یک از انواع بخشنامه ها باید به آن دقت داشته باشید این است که مراحل را به صورت گام به گام طی کنید. فهرست هر یک از انواع روش های اجرایی را بررسی کنید تا به صورت اصولی بتوانید آنها را دسته بندی نمایید. در صورتی که شما مراحل نوشتن هر یک از انواع بخشنامه ها را بدانید به راحتی قادر هستید که در کمترین بازه زمانی آنها را طراحی نمایید. در برخی از مواقع بهتر است که برای نوشتن هر یک از بخشنامه ها با مخاطبان خود صمیمی شوید. اما مراقب باشید که میزان صمیمیت تان باید کنترل گردد.
۶٫ بررسی کردن اصول نگارشی و املایی هر یک از بخشنامه ها
مهم ترین نکته ای که در نوشتن هر یک از دستورالعمل ها اهمیت دارد رعایت قواعد گرامری و اصول املایی می باشد. برای این کار شما بهتر است که از فرد متخصص و حرفه ای درخواست نمایید تا از نظر گرامری و همچنین از نظر املایی متن تان را بررسی کند. شما می توانید گام به گام هر یک از مراحل را مورد بررسی قرار دهید تا متوجه شوید که هر یک از بخش ها به صورت اصولی نگارش شده اند. افراد زیادی هستند که در زمینه نگارش بخشنامه ها و فراهم کردن روش های اجرایی تخصص دارند. آنها به صورت دقیق و اصولی می توانند نگارش هر یک از فهرست های کنترل را انجام دهند تا روند کار سریعتر پیش رود.
جمع بندی
امروزه در هر یک از سازمان ها و اداره ها دستورالعمل های ویژه ای وجود دارد. باید نگارش هر یک از آنها به صورت اصولی انجام شود تا کارمندان سریعا آنها را متوجه شوند. باید مراحل تنظیم هر یک از آنها به خوبی فراهم شود. در این صورت هر یک از افراد سریعا متوجه منظور بخشنامه ها می شوند. در واقع باید بدانید که هر یک از سازمان ها طبق کاری که انجام می دهند روش اجرایی خاصی را عنوان می نمایند. برای اجرای هر یک از فهرست های کنترل باید مقدمات لازم فراهم شود.
منابع استفاده شده در این مقاله ویکی فرم:
https://getproofed.com.au/writing-tips/5-top-tips-for-writing-clear-instructions/
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.