مراحل تهیه چک لیست

چک لیست خرید

به عنوان مثالی ساده یکی از مهمترین نکاتی که زمان خرید چک لیست باید به آن دقت داشته باشید این است که انواع متفاوتی از این فهرست وجود دارد. هر یک از انواع فهرست های کنترل در چارچوب های متفاوتی طراحی می شوند. طراحی آنها از تیمی به تیم دیگر و یا از حرفه ای به حرفه دیگر متفاوت است. انواع فهرست کنترل باید به گونه‌ ای تنظیم شوند که افراد با استفاده از آنها نیازی به حافظه شان نداشته باشند. در برخی از مواقعی که افراد تمرکز ذهنی بالایی ندارند می توانند از فهرست های کنترل استفاده کنند.

اگر اولویت انجام دادن برخی از فعالیت ها اهمیت زیادی دارد بدون شک تهیه و خرید فهرست کنترل ضروری می باشد. اطمینان پیدا کنید که جملات و عبارات چک لیست واضح و شفاف باشند. در این صورت احتمال سوء برداشت از هر یک از جملات غیر ممکن خواهد شد. در صورتی که تعداد موضوعات زیاد است آنها را به شکلی باید تقسیم بندی نمایید که برای هر یک از بخش‌ ها عنوان جداگانه ای در نظر گرفته شود.

مراحل تهیه چک لیست  

مراحلی که برای طراحی یک چک لیست طی می ‌شود بسیار مهم است. این مسئله تفاوتی ندارد که شما می‌ خواهید فهرست را برای اقدامات روزانه خود طراحی کنید یا رویداد و پروژه خاصی را برای آن در نظر گرفته‌ اید. روند ایجاد نمودن هر یک از انواع فهرست های کنترل یکسان می باشد. از جمله مهمترین مراحلی که زمان طراحی انواع فهرست کنترل در نظر گرفته می شود عبارت است از :

۱٫ تخلیه مغزی

اولین قدم جهت ایجاد نمودن فهرست کنترل این است که شما تخلیه مغزی تان را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. یعنی تمامی اقداماتی که می‌خواهید انجام دهید را پیش از انجام دادن باید یادداشت نمایید. یادداشت کردن هر یک از اقدامات به شما کمک می کند که که بعد از مراجعه به فهرست کنترل دیگر نیازی به حافظه خود نداشته باشید.

۲٫ اولویت بندی وظایف

 نکته دیگری که زمان طراحی چک لیست اهمیت زیادی دارد این است که وظایف را اولویت بندی و سازماندهی نمایید. بعد از اینکه شما تمامی کارهایی که نیاز است انجام دهید را روی کاغذ آوردید باید اولویت بندی آنها را به خوبی انجام دهید. شما باید این مسئله را در نظر بگیرید که انجام دادن کدام یک از اقدامات نسبت به دیگر اقدامات از اولویت بیشتری برخوردار می باشد. زمانی که تمامی وظایفتان اولویت بندی شوند شما می توانید آنها را درون فهرست کنترل به بهترین نحو ممکن جمع آوری نمایید.

۳٫ انجام دادن وظایف

در مرحله بعدی باید انجام دادن وظایف تان را شروع کنید. هر یک از مواردی که در فهرست کنترل وارد نموده اید را باید در این مرحله بررسی نمایید. تیک زدن و علامت گذاری هر یک از کارهای انجام شده انگیزه شما را جهت ادامه دادن کارها بیشتر می کند. همچنین به شما کمک خواهد کرد که هر یک از کارهایی را که انجام نداده‌ اید را پیگیری کنید. حرکت رو به جلو با استفاده از فهرست کنترل یکی از مهم‌ ترین نکاتی است که زمان تهیه فهرست ها به آن اهمیت داده می شود. اینکه شما با استفاده از فهرست های کنترل بتوانید حرکت خود را کنترل کنید بسیار مهم است.

مزیت های استفاده ار چک لیست

مزایای تهیه کردن و استفاده نمودن از چک لیست به قدری زیاد است که بسیاری از افراد به همین دلیل از فهرست کنترل استفاده می‌ کنند. برخی از مهم‌ ترین مزیت هایی که موجب محبوبیت فهرست‌ های کنترل شده است عبارتند از :

۱٫ کارها را به صورت یکسان انجام دهید

 یکی از مهمترین مزیت های فهرست کنترل این است که با استفاده از آن می توانید هر یک از کارها را به صورت یکسان و استاندارد انجام دهید. این مسئله که هر یک از افراد بتوانند به صورت مستقل فعالیت های خود را انجام دهند اهمیت زیادی دارد. افراد در اجرا نمودن بندهای گوناگون فهرست کنترل، تفاوت های زیادی را قائل می ‌شوند و حتی امکان دارد که دچار خطا شوند. اما به هر حال باید بدانید که چارچوب تمامی فعالیت‌ های آنها به صورت یکسان پیش می ‌رود. به همین دلیل زمانی که افراد در یکی از مجموعه ها جابجا می شوند و یا اینکه در شیفت های گوناگون فعالیتشان را یکسان انجام می دهند خروجی فعالیتشان اصولی تر خواهد شد.

۲٫ بالاتر رفتن ایمنی اقدامات با استفاده از فهرست کنترل

 از دیگر مزیت ‌های چک لیست این است که ایمنی افزایش می یابد. افزایش ایمنی به عنوان مزیت استفاده از فهرست کنترل شناخته می ‌شود. زمانی که شما می خواهید چندین فعالیت متفاوت را انجام دهید بی توجهی به یکی از فعالیت ها امکان دارد که حادثه ساز شود. تنظیم نمودن فرصت کنترل و استفاده اصولی از آن احتمال بروز مشکلات را پایین تر می آورد.

۳٫ شفاف سازی تقسیم وظایف

 تقسیم وظایف با استفاده از فهرست کنترل شفاف تر خواهد شد. در واقع فهرست های کنترل نقش مهمی در مورد شفاف‌ سازی وظایف دارند. هر یک از انواع فهرست ‌ها این مسئله را روشن می‌ کنند که هر فردی باید چه اقدامی را در چه بازه زمانی انجام دهد. فردی که می‌ تواند فهرست کنترل خود را کامل کند با امضا کردن و تیک زدن آن می پذیرد که مسئولیت تمامی موارد را برعهده می‌ گیرد.

چک لیست

۴٫ انتقال دانش و تجربه با استفاده از فهرست کنترل

 یکی از دیگر مزیت های چک لیست این است که افراد دانش و تجربه خود را به دیگران منتقل می کنند. انتقال دانش و تجربه به عنوان یکی از کاربردهای فهرست کنترل شناخته می ‌شود. اگر شما می خواهید از این فهرست ‌ها استفاده کنید بهتر است که به دنبال فهرست ‌های کنترل افراد حرفه ‌ای باشید. شما می توانید نکاتی که در مورد آن فهرست ها وجود دارد و از چشم دور مانده است را به صورت شفاف و دقیق مشاهده کنید.

۵٫ بهبود کارهای اضطراری

 از دیگر مزیت های مربوط به فهرست کنترل این است که کیفیت کارهای اضطراری بهتر می شود. در برخی از مواقع کیفیت کارهایی که تکراری است کاهش پیدا خواهد کرد. با این وجود باید دقت داشته باشید که اقدامات غیر تکراری چالش زیادی دارند. چرا که آنها را زیاد انجام نداده اید و در شرایط خاص هم نمی توانید وضعیت را به طور دقیق مدیریت کنید.

---

منابع مورد استفاده در این مطلب در سایت ویکی فرم

https://www.sydle.com/blog/checklist-61a786f45448461cf98f7b23/

https://www.sydle.com/blog/checklist-61a786f45448461cf98f7b23/