فرم اداری چیست و آشنایی با انواع آن
یکی از مهمترین ابزارهایی که باید برای مکاتبات اداری مورد استفاده قرار بگیرد فرم اداری است. این نمونه ابزارهای اداری در دسته بندی های متنوع می باشند و هر یک از آنها دارای اطلاعات و مشخصات خاصی هستند. هر فردی در اداره برای ثبت درخواست های خود باید از این نمونه ابزارهای اداری استفاده کند. دقت داشته باشید که باید هر یک از انواع آنها را بشناسید تا در شرایط متنوع یکی از آنها را پر کنید. زمان پر کردن آنها باید تمامی اطلاعات را به صورت دقیق وارد نمایید. در هر جای خالی، نیاز است که اطلاعات دقیق را وارد نمایید.
فعالیت های هر یک از سازمان ها و اداره ها با استفاده از فرم اداری انجام می شود. این ابزار اداری را به عنوان یک سند می شناسند. در این سند نوشته ها همراه با فاصله هستند که در این فاصله ها باید اطلاعات مشخص شده ای را وارد کنید. شما می توانید از این سندها برای ایجاد کردن محتواهای مشابه استفاده نمایید. به طور معمول این نمونه سندها از نظر ظاهری استاندارد می باشند و تمامی آنها شبیه به یکدیگر هستند. در واقع باید بدانید که آنها از نظر ظاهری شبیه یکدیگر می باشند ولی اطلاعات درونی شان با یکدیگر فرق می کند.
نحوه استفاده از فرم های اداری در اتوماسیون اداری
امروزه بسیاری از سازمان ها و اداره ها فرم های اداری را به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می دهند. در واقع استفاده از این نمونه سند ها برای برخی از افراد تا حدودی دشوار است. آن دسته از افرادی که به صورت الکترونیکی نمی توانند فعالیت های خود را انجام دهند قادر به استفاده از این سندها نیستند. بر همین اساس هنوز سندهای کاغذی جای خود را به سندهای الکتریکی و اینترنتی نداده اند. پرسنل سازمان می توانند درخواست مرخصی، درخواست اصلاح کارکرد، درخواست ثبت ماموریت و غیره را با پرکردن این سندها ثبت نمایند. اتوماسیون اداری وضعیت هر یک از صنعت ها را به صورت آنلاین چک می کند.
برای برخی از افراد شاید این پرسش به وجود بیاید که سندهای اداری چگونه طراحی می شوند. شما باید به خوبی بدانید که هر یک از این سند ها با استفاده از نرم افزار های ویژه ای طراحی می گردند. بدون نیاز به داشتن دانش برنامه نویسی شما می توانید هر یک از این سندها را برای ثبت اطلاعات متفاوت طراحی کنید. محتوا و بدنه هر یک از سندها تا حدودی شبیه به یکدیگر است. ولی طبق نوع اطلاعاتی که باید در آن سند وجود داشته باشد نیاز است که هر یک از سند ها به صورت اصولی طراحی شوند. اعضای تیم هر یک از سازمان های اداری به خوبی قادر هستند که انواع این سندها را طراحی کنند.
انواع فرم های اداری و اطلاعات درون آنها
فرم های اداری متفاوتی در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند. هر یک از آنها دارای اطلاعات و ویژگی های خاصی هستند. کارمندان برای ثبت درخواست های خود باید از این سندها استفاده کنند. برخی از مهم ترین و اصلی ترین نمونه های این سندها را که باید به خوبی بشناسید عبارتند از :
۱٫ نمونه سندهای مرخصی
سندهای اداری برای درخواست مرخصی یکی از مهمترین سندهایی به شمار می رود که بسیاری از کارمندان با آن آشنا هستند. هر یک از کارمندان می توانند با استفاده از این سند درخواست خود را که از چه تاریخی نیاز به مرخصی دارند اعلام کنند. آنها باید متعهد شوند که در صورت نبودن خللی در کار ایجاد نمی گردد. سند مرخصی انواع متفاوتی دارد که در این سند باید نوع آن مشخص شود.
۲٫ نمونه سندهای درخواست وام
فرم درخواست وام یکی دیگر از سندهایی به شمار می رود که کارمندان باید جهت درخواست وام از سازمان، آن را پر کنند. در این سند فرد متقاضی تمامی اطلاعاتی شخصی خود را باید وارد کرده و سپس از شرکت درخواست وام داشته باشد. این سند شامل ۳ قسمت می باشد. قسمت اصلی برای مشخصات متقاضی است که باید به صورت دقیق پر شود. قسمت دوم مربوط به اظهار نظر مدیر سازمان است که اعلام می کند با درخواست وام فرد متقاضی موافقت کرده و یا موافقت نکرده است. در قسمت سوم مشخصات ضامن وارد می شود که در این قسمت تمامی مشخصات مربوط به فرد ضامن باید به صورت دقیق وارد شود. در هر سه قسمت نیاز است که امضاء طرفین در پایین صفحه درج گردد.
۳٫ نمونه سندهای درخواست ثبت ماموریت
یکی دیگر از انواع سندهای اداری که بسیاری از کارمندان باید برای ثبت ماموریت مورد استفاده قرار دهند سند ثبت ماموریت می باشد. هر یک از کارمندانی که برای دوره های آموزشی کار خود و یا هر یک از دیگر اقدامات به مأموریت می روند باید این سند را پر کنند. نوع ماموریت و مدت زمان ماموریت در این سند باید به صورت دقیق وارد شود. ماموریت هریک از کارمندان دارای هزینه مشخص شده ای است. بر همین اساس تمامی اطلاعات ثبت ماموریت باید در این سند وارد گردد.
۴٫ سند اداری ثبت اضافه کاری
یکی دیگر از فرم های اداری، سند ثبت اضافه کاری می باشد. هر یک از کارمندان در طول روز امکان دارد که ساعات بیشتری را برای کار کردن در اداره بمانند. آنها باید در این سند ساعاتی که در طول روز مانده اند را جمع کنند و طی یک ماه به مدیر اداره دهند. برخی از کارمندان مایل هستند که اضافه کار بیشتری را در اداره بمانند تا بتوانند حقوق بیشتری دریافت کنند. در صورتی که این سند پر نشود کارمندان نمی توانند هزینه اضافی مربوط به اضافه کار را دریافت کنند.
۵٫ نمونه سندهای درخواست مساعده
یکی دیگر از انواع سندهای اداری، فرم مساعده می باشد. در این سند فرد متقاضی باید از سازمان و شرکت خود درخواست مساعده کند. نیاز خود و دلیل آن را در این سند باید وارد نماید تا شرکت کمک های لازم را برای فرد متقاضی فراهم سازد. در این سند فرد متقاضی باید تضمین نماید که مساعده را در زمان مشخص شده باز می گرداند. البته که در برخی از مواقع مساعده بدون درخواست بازگشت می باشد. شرکت به عنوان کمک به زندگی، تحصیل و … این مساعده را به کارمندان خود می دهد و هزینه را دریافت نمی کند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.