بایگانی سال 2022

نویسندگان از روش های متفاوتی برای نوشتن دستورالعمل استفاده می کنند. اگر نویسنده بهترین روش را جهت نوشتن بخشنامه به کار بگیرد، می تواند موفقیت بیشتری در این زمینه به دست آورد. هر یک از روش های نوشتن بخشنامه باید بر اساس نکات خاصی انجام شود. برنامه ریزی یکی از مهمترین نکاتی به شمار می رود که باید برای نوشتن بخشنامه، به آن دقت داشته باشید. ساختار تدوین انواع بخشنامه ها را باید از چندین جهت بررسی کنید. افرادی که می توانند بخشنامه ها را تدوین کنند ساختار هر یک از بخشنامه ها را از نظر اصولی بودن بررسی می نمایند.

نکاتی برای نوشتن دستورالعمل

در صورتی که با نکات نوشتن بخشنامه ها آشنا باشید می توانید فهرست های کنترل مناسبی را تدوین نمایید. در واقع باید به خوبی بدانید که بخشنامه ها، فرم ها و روش اجرایی در هر یک از سازمان ها با یکدیگر در ارتباط هستند. بنابراین نیاز است که نکات مربوط به نوشتن و تدوین هر یک از آنها را بدانید. برخی از نکاتی که زمان نوشتن هر یک از انواع دستورالعمل ها باید به آن دقت داشته باشید عبارت است از :

ادامه مطلب

یکی از مهمترین ابزارهایی که باید برای مکاتبات اداری مورد استفاده قرار بگیرد فرم اداری است. این نمونه ابزارهای اداری در دسته بندی های متنوع می باشند و هر یک از آنها دارای اطلاعات و مشخصات خاصی هستند. هر فردی در اداره برای ثبت درخواست های خود باید از این نمونه ابزارهای اداری استفاده کند. دقت داشته باشید که باید هر یک از انواع آنها را بشناسید تا در شرایط متنوع یکی از آنها را پر کنید. زمان پر کردن آنها باید تمامی اطلاعات را به صورت دقیق وارد نمایید. در هر جای خالی، نیاز است که اطلاعات دقیق را وارد نمایید.

فعالیت های هر یک از سازمان ها و اداره ها با استفاده از فرم اداری انجام می شود. این ابزار اداری را به عنوان یک سند می شناسند. در این سند نوشته ها همراه با فاصله هستند که در این فاصله ها باید اطلاعات مشخص شده ای را وارد کنید. شما می توانید از این سندها برای ایجاد کردن محتواهای مشابه استفاده نمایید. به طور معمول این نمونه سندها از نظر ظاهری استاندارد می باشند و تمامی آنها شبیه به یکدیگر هستند. در واقع باید بدانید که آنها از نظر ظاهری شبیه یکدیگر می باشند ولی اطلاعات درونی شان با یکدیگر فرق می کند.

ادامه مطلب

ساختاری که مربوط به تدوین نمودن دستورالعمل می باشد به صورت توصیفی است. البته در برخی از مواقع ساختار تدوین آیین نامه ها به صورت گردش کار، ترکیبی و یا تصویری می باشد. برای به بلوغ رساندن هر یک از سازمان ها باید تدوین آیین نامه به صورت اصولی انجام گردد. آیین نامه ها می توانند فعالیت ها را تشریح کنند. هر یک از فرایند ها امکان دارد که دارای یک یا چندین بخشنامه باشند بر همین اساس باید بخشنامه ها و آیین نامه های مربوط به فرایند ها شناسایی شوند. در این صورت روند کار درسازمان به صورت اصولی و به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.

 دستورالعمل‌ کاری نیاز است که جهت تشریح دقیق کارهایی که در سازمان وجود دارد ایجاد شود. برای اینکه تأثیر مطلوبی از بخش های متنوع دریافت شود باید آنها را تنظیم کنند. برای تشریح کردن نحوه اصولی انجام دادن کارها تاثیر مطلوب انواع بخشنامه ها را مشاهده خواهید کرد. ساختار آیین ‌نامه ‌ها و میزان جزئیات آنها در هر یک از سازمان ها، شرایط کارکنان و مهارت آنها را تعریف خواهد کرد. در واقع شما باید به خوبی بدانید که آموزش های ارائه داده شده به کارکنان در هر یک از سازمان ها طبق آیین ‌نامه تعریف می‌ گردد. برای تدوین کردن هر یک از آیین نامه ها موارد مشخص شده ای باید در نظر گرفته شود.

ادامه مطلب

روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق را برای شناسایی خدمات به کار می‌ گیرند. این روش جهت تعیین تکلیف هر یک از محصولات نامنطبق و کنترل محصولات نامنطبق کاربرد زیادی دارد. بسیاری از افراد برای جلوگیری کردن از استفاده ناخواسته خدمات و محصولات این روش را تدوین می‌ کنند. تدوین نمودن روش ‌های اجرایی جهت کنترل محصولات نامنطبق بر اساس استانداردهای ایزو می باشد. طبق دستورالعمل هایی که مربوط به استانداردهای ایزو است تدوین نمودن روش های اجرایی برای برخی از سازمان ها الزامی نمی باشد. سازمان ها می توانند این روش و دستورالعمل اجرایی را مستند سازند و سپس از آن استفاده کنند.

جهت دریافت نشان استاندارد ملی و همچنین استقرار سیستم مدیریت باید روش اجرایی مورد استفاده قرار بگیرد. این روش کنترل محصول نامنطبق برای برخی از سیستم ها الزامی به شمار می ‌رود. به طور کلی شما باید به خوبی بدانید که این روش و دستورالعمل اجرایی دارای ویژگی‌ ها و مشخصات خاصی است. هر یک از افرادی که می خواهند در سازمان های متفاوت از این روش استفاده کنند باید در مورد ویژگی های روش کنترل محصول نامنطبق اطلاعات ویژه‌ ای داشته باشند. برخی از مهمترین ویژگی های این روش مناسب اجرایی را در ادامه معرفی می کنیم.

ادامه مطلب