مقالات ویکی فرم

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق چیست ؟

در برخی از استانداردهای مدیریتی، تدوین نمودن روش اجرایی کنترل هر یک از مدارک و سوابق الزامی شده است. برای تحت کنترل گرفتن بسیاری از مدارک سیستم های مدیریتی و همچنین کنترل نمودن سوابق، کارمندان این روش را می توانند اجرا کنند. در استانداردهایی که مربوط به مدارک و سوابق می باشد تدوین نمودن روش مهم اجرای کنترل مدارک برای برخی از کارهای الزامی نمی باشد. سازمان ها قادر هستند که در صورت نیاز این نمونه از دستورالعمل کاری را بررسی کنند و اجرا نمایند.

در برخی از استانداردها مانند استانداردهایی که مربوط به نشان استاندارد ملی می باشد تدوین نمودن روش اجرایی کنترل مدارک و همچنین بررسی سوابق ضروری به شمار می رود. در روش های اجرایی کنترل مدارک باید بدانید که نحوه بررسی مستندات، تعیین کد گذاری مدارک، نحوه جمع آوری کردن مستنداتی منسوخ شده اند تشریح خواهد شد. تمامی استاندارد هایی که مربوط به سیستم مدیریتی هستند و مستندات و سوابقی که تایید می شوند در بندهای جداگانه قرار می ‌گیرند. به عنوان مثال باید به خوبی بدانید که الزامات قانونی و بسیاری از دیگر الزامات استاندارد تحت کنترل مدارک ورودی سازمانی می باشند.

نحوه استفاده از روش اجرایی برای کنترل مدارک و سوابق

برای کنترل کردن مدارک و کنترل نمودن سوابق، طبق روش اجرایی باید سوابق و مدارک به صورت اصولی جمع ‌آوری شوند. در این روش که به عنوان روش کنترل مدارک و سوابق شناخته می‌ شود باید تمامی کارکنان با کار خود آشنا باشند. با توجه به حرفه ای که مهندسان در این زمینه دارند می توانند به بهترین نحو ممکن کنترل مدارک و سوابق را با استفاده از این روش مهم اجرایی به کار بگیرند.

انواع روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

روش اجرایی کنترل نمودن مدارک و سوابق در دسته بندی های متفاوتی قرار می گیرد. برخی از مهمترین روش هایی که جهت کنترل نمودن مدارک و سوابق باید به کار گرفته شود و بسیار ضروری می باشند عبارتند از :

۱٫ بررسی هدف

بررسی کردن هدف یکی از مهمترین روش های اجرایی کنترل مدارک به شمار می ‌رود. تحت کنترل گرفتن هر یک از انواع مدارک سیستم مدیریتی در این روش بسیار مهم است. جمع آوری، شناسایی، تشکیل پرونده بایگانی، دستیابی، ثبت، تعیین تکلیف سوابق و نگهداری سوابق به عنوان مهمترین مواردی هستند که در این روش به کار گرفته خواهند شد. برقرار نگه داشتن تمامی مواردی که بیان کردیم به عنوان مهمترین مورد شناخته می‌ شود که در این روش از آن یاد می‌ کنند.

۲٫ بررسی نمودن دامنه کاربرد

بررسی نمودن دامنه کاربرد یکی دیگر از روش های اجرایی کنترل مدارک به شمار می‌ رود. تمامی مدارک و همچنین سوابقی که در دوره مدیریتی وجود دارد در دامنه کاربرد باید بررسی شوند. دقت داشته باشید که دامنه کاربرد هر یک از مدارک بر اساس اصول مشخص شده تعیین خواهد شد.

۳٫ بررسی کردن سوابق کیفیت

یکی از دیگر مواردی که مربوط به روش اجرایی کنترل مدارک می باشد این است که سوابق کیفیت مورد بررسی قرار بگیرند. مدارکی که فعالیت‌ های انجام شده و نتایج به دست آمده از آن فعالیت ها را نشان می ‌دهند مدارک شاهد هستند. این نمونه سوابق فرم های متفاوتی دارند و گزارشات گوناگونی را ارائه می دهند. شما باید دقت داشته باشید که طبق سوابق کیفیت، باید هر یک از فعالیت های انجام شده و نتیجه به دست آمده از آنها به صورت اصولی بررسی کنید. هر یک از سوابق را در گزارشات گوناگون باید به صورت خلاصه بیان کنید.

۴٫ بررسی نمودن استانداردهای آیین نامه

یکی از دیگر روش های اجرایی کنترل مدارک این است که از مراجع و استانداردهای خاصی استفاده شود. استانداردهایی که مربوط به روش اجرا نمودن کنترل مدارک هستند تعدادشان زیاد می باشد. هر یک از این استانداردها برای بخش های گوناگون به کار گرفته خواهند شد. بر همین اساس تمامی مراجع استانداردها را تعریف می‌ کنند و باید آنها را بشناسند تا از آنها نهایت بهره برداری را دریافت کنند.

روش های اجرایی

۵٫ مسئولیت داشتن بخش های متنوع

یکی از دیگر روش های اجرایی کنترل سوابق بررسی کردن مسئولیت هر یک از بخش های متفاوت می باشد. مسئولیت کد گذاری نمودن مدارک مربوط به سیستم مدیریت را باید مدیر بر عهده بگیرد. مسئولیت شناسایی نمودن مدارک با استفاده از منشاء برون سازمانی بر عهده مدیر فنی می باشد. تحت کنترل قرار دادن هر یک از مدارک فنی را باید مدیر فنی بر عهده بگیرد. مسئولیت شناسایی بسیاری از مدارک به جز مدارکی که فنی هستند بر عهده مدیر تضمین کیفیت می باشد.

در واقع باید بدانید که مدیر تضمین کیفیت برای روش اجرایی اقدامات خود، باید از منشاء برون ‌سازمانی استفاده کند. مسئولیت نگهداری نمودن سوابق کیفیت هر یک از دستورالعمل ها بر عهده مسئول واحد است. هر یک از واحدها را از نظر توابع کیفیت باید مسئول واحد بررسی کند. مسئولیت تکمیل نمودن فرم کنترلی که سوابق را نشان می دهد بر عهده مسئول واحد است. در واقع باید بدانید که آیین ‌نامه‌ های همکاری با مدیر و نماینده مدیریت را در این بخش مورد بررسی قرار می ‌دهند. مسئولیت نظارت کردن بر روش‌ های اجرایی بر عهده نماینده مدیریت می باشد. نماینده مدیریت باید تمامی مسئولیت های نظارت انواع روش های اجرایی را بر عهده بگیرد تا روند کارها به صورت اصولی پیش رود.

۶٫ شرح فعالیت ها در آیین نامه

شرح فعالیت ها به عنوان یکی دیگر از انواع روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق شناخته می شود. کنترل نمودن مدارک بر اساس کدگذاری مدارک ایزو انجام می گردد. ساختاری که مربوط به کد گذاری مدارک ایزو است می ‌تواند در قالبی تهیه شود که دستورالعمل های مجزا دارد. همچنین در این روش اجرا نمودن کنترل مدارک، امکان دارد که کدگذاری لحاظ شود.

ساختاری که مربوط به کد گذاری مدارک ایزو است دارای سه سلول می باشد. کاراکتر هایی که در این سلول ها مورد استفاده قرار می گیرند عددی و حرفی هستند. سلول اول، سلول دوم و سلول سوم دارای کاراکتر مشخص شده ای مانند دستورالعمل، نظامنامه، خط مشی برنامه کنترل و … می باشند. سلول دوم را با دو کاراکتر عددی مشخص می ‌کنند. سلول سوم را بر اساس شماره ویرایش مستند می شناسند.