مقالات ویکی فرم

مراحل برنامه ریزی روش اجرایی و کنترل پروژه

یکی از مهمترین مسائل برای برنامه ریزی و کنترل پروژه، تدوین روش اجرایی مناسب می باشد. مطابقت هر یک از روش‌ های اجرایی با برنامه ریزی سازمان ها اهمیت زیادی دارد. روش‌ های اجرایی با هدف ایجاد کردن فرآیند مشخص شده برای برنامه ریزی هر یک از پروژه ها تهیه می گردند. با توجه به ماهیت متفاوت پروژه‌ ها این نمونه از روش ها با یکدیگر فرق می کنند. در واقع تفاوت های کمی که در پروژه ها به وجود می آید تا حدودی طبیعی است. اگر تمامی روش های اجرایی به کار گرفته شده برای پروژه های کنترل به صورت اصولی باشد تفاوت ها چندان زیاد نخواهد بود.

دقت داشته باشید که هر یک از سازمان ها چشم اندازهای تعریف شده ‌ای برای روش اجرایی کنترل پروژه دارند. در اطراف خود سازمان هایی را مشاهده می‌ کنید که برخی از آنها روش های اجرایی شان بی نظیر و بدون نقص می باشد. آنها از استانداردهای مشخص شده ای برای تدوین روش های اجرایی استفاده کرده‌ اند. سازمان های کوچک توانسته اند با تغییرات بزرگ برای تحقق اهداف خود تلاش کنند. مدیریت هر یک از فرآیندهای سازمان ها بر اساس اقداماتی انجام خواهد شد که اهداف در درجه اول قرار بگیرند. فرایندهای آغازین و فرایندهای برنامه ریزی از جمله مواردی هستند که زمان کنترل پروژه باید به آنها دقت داشته باشید.

آشنایی با مراحل برنامه ریزی روش اجرایی کنترل پروژه

مراحل برنامه ریزی روش اجرایی کنترل پروژه طبق استانداردهای مشخص شده باید تعیین شود. این مراحل را باید دقیق اجرا کنید تا بتوانید کنترل پروژه های متنوع را در اختیار بگیرید. هر یک از این مراحل عملکرد پروژه را مورد بررسی قرار می‌ دهند. در این صورت شما با نواقص و مزیت های مراحل آشنایی بیشتری به دست می آورید. برخی از مهمترین مراحلی که جهت برنامه ریزی روش های اجرایی کنترل پروژه اهمیت زیادی دارد و باید به آنها دقت داشته باشید عبارت است از :

۱٫ برنامه ریزی پروژه

یکی از مهمترین مراحلی که برای کنترل پروژه با استفاده از روش های اجرایی اهمیت دارد، برنامه ریزی پروژه می باشد. بعد از اینکه پروژه نهایی شود باید برنامه زمان بندی پروژه بر اساس هماهنگی تیم اجرایی تصویب گردد. در این مرحله نیاز است که تمامی مدارک و مستندات ارائه گردد. نقطه‌ نظرات تیم پروژه و همچنین مدیر پروژه در این مرحله دریافت خواهد شد. تهیه ساختار شکست کار و همچنین برنامه ‌ریزی زمان بندی پروژه به عنوان مهم ‌ترین اقدامات این مرحله شناخته می‌ شود. شما می‌ توانید سازماندهی و تشکیل تیم را در این مرحله به صورت اصولی انجام دهید. تعریف دامنه پروژه و همچنین برنامه‌ ریزی تدارکات از جمله اقدامات ضروری این مرحله به شمار می‌ رود.

۲٫ بررسی پروژه

بررسی پروژه یکی دیگر از مراحلی است که زمان کنترل پروژه باید به آن اهمیت دهید. بعد از پایان یافتن برنامه ریزی در مرحله اول، باید پارامترهای پروژه را به صورت دوره‌ ای بررسی کنید. تصمیمات و همچنین اصلاحات ضروری برای رسیدن به اهداف پروژه باید به صورت دقیق انتخاب شوند. این مرحله برای کنترل کردن و گزارش دادن بر اساس تقسیم بندی های مشخص شده اجرا خواهد شد. تعیین میزان پیشرفت فیزیکی، تشخیص میزان انحراف، نمودار منابع نیروی انسانی، آنالیز میزان نفرات، بررسی موانع و مشکلات از جمله موارد و تقسیم‌ بندی‌ ها می باشد.

۳٫ اندازه گیری پیشرفت برای کنترل پروژه

اندازه گیری پیشرفت و به روز کردن برنامه ها یکی دیگر از مراحل تدوین روش اجرایی کنترل پروژه می باشد. کارشناس کنترل پروژه طبق دستورالعمل های اندازه گیری که از طریق گزارش های روزانه است، باید برنامه ریزی پیشرفت پروژه را اندازه گیری کند. میزان اختلال و انحراف هر یک از برنامه ریزی ها باید به صورت دقیق مشخص شود. در صورتی که مدیریت سازمان اطلاعات دقیقی در مورد اندازه گیری پیشرفت داشته باشد می تواند اقدامات ضروری را جدی‌ تر بگیرد.

۴٫ ارائه گزارش های پیشرفت

ارائه گزارش‌ های پیشرفت به عنوان مرحله دیگر تدوین روش های اجرایی کنترل پروژه می باشد. مراحل تهیه کردن گزارش های پیشرفت در دسته بندی های متفاوت انجام خواهد شد. شما می‌ توانید آماده‌ سازی گزارش ‌های پیشرفت را از طریق پیشرفت فیزیکی، جمع آوری اطلاعات، گزارش‌ دهی، بازنگری مجدد برنامه و غیره انجام دهید. توجه داشته باشید که هر یک از این تقسیم بندی ها دارای ویژگی های خاصی هستند که آنها را باید به خوبی بشناسید.

۵٫ جمع آوری اطلاعات برای کنترل پروژه

یکی دیگر از مراحلی که زمان تدوین روش اجرایی کنترل پروژه باید به آن دقت داشته باشید جمع آوری اطلاعات می باشد. بخش مهمی از اطلاعاتی که مربوط به پیشرفت پروژه است باید از طریق سایت های اجرایی جمع آوری گردد. با استفاده از این اطلاعات شما می توانید دستورالعمل های سازمان را به صورت دقیق طراحی کنید. گزارش های روزانه که مربوط به سازمان می باشد و همچنین گزارش های پیشرفت از جمله مواردی است که باید به واحد فنی ارائه گردد.

۶٫ گزارش دهی در کمترین بازه زمانی

یکی از دیگر نکات و مراحل بسیار مهمی که زمان تدوین روش های اجرایی کنترل پروژه و دستورالعمل ها باید به آن دقت داشته باشید گزارش ‌دهی است. گزارش ‌های پیشرفت به صورت هفتگی و دو هفته‌ ای ارائه می گردند. در انتهای هر یک از دوره ها باید تمامی اقداماتی که انجام شده است وارد شود. موانع و مشکلات هر یک از نمودارهای پیشرفت، فعالیت های برنامه ریزی شده و غیره را باید در این مرحله گزارش دهید. هر یک از گزارش های ماهانه داخلی و خارجی هستند. این گزارشات طبق اطلاعات هفتگی و دو هفته ‌ای تقسیم بندی می شوند. این گزارش ها باید توسط کارشناس کنترل پروژه به صورت اصولی و دقیق تهیه شوند.

۷٫ بازنگری مجدد کنترل پروژه

بازنگری مجدد کنترل پروژه زمانی که شما می‌ خواهید روش اجرایی مناسبی را انتخاب کنید اهمیت زیادی دارد. زمانی که پروژه در حال فعالیت است بازنگری محدوده پروژه اهمیت زیادی دارد. در واقع در این مرحله تغییراتی انجام خواهد شد. تایید و تصویب تغییرات را در این مرحله مشاهده خواهید کرد. بازنگری تنها در موارد مشخص شده ای انجام خواهد شد. بعد از انعقاد قرارداد بازنگری را به صورت اصولی انجام می دهند.