مقالات ویکی فرم

روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه چیست ؟

تدوین نمودن روش اجرایی که مربوط به اقدامات پیشگیرانه و اصطلاحی است در استاندارد ایزو الزامی نمی باشد. البته که باید بدانید در استانداردهای مدیریتی این روش باید به کار گرفته شود. اقدام اصلاحی کمک می‌ کند که هر یک از فعالیت های سازمان در کمترین بازه زمانی و بدون مشکل انجام شوند. در بسیاری از استانداردها که دارای نشان استاندارد ملی هستند باید این روش به کار گرفته شود. تدوین نمودن روش‌ های اجرایی اصلاحی و پیشگیرانه جهت تضمین کیفیت الزامی است.

در واقع سیستم مدیریت کیفیت برای تضمین نمودن تجهیزات متفاوت باید استانداردهای مشخص شده ای را در نظر بگیرد. اگر شما مایل هستید که روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه را به خوبی بشناسید باید بتوانید این روش را به صورت دقیق و مفصل تشریح کنید. تشریح کردن این روش مناسب اجرایی کمک می کند تا شما از آن نهایت بهره برداری را دریافت نمایید. بسیاری از افرادی که روش‌ های اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه را به کار می گیرند اطلاعات زیادی در مورد آنها ندارند. برخی از مهمترین موارد که کمک می ‌کند تشریح این دستورالعمل کاری را به صورت اصولی انجام دهید در ادامه معرفی می‌ کنیم.

تشریح روش اجرایی برای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

از جمله مهمترین نکاتی که در مورد تشریح روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه باید با آن آشنا باشید عبارت است از :

۱٫ در این روش یک هدف مشخص وجود دارد

تعیین هدف و مشخص نمودن کاربرد این روش برای دستورالعمل اجرایی اهمیت زیادی دارد. ارائه دادن روش مدون برای انجام دادن اقدامات اصلاحی باید به گونه ای باشد که افراد قادر گردند علل به وجود آمدن عدم انطباق های بالقوه را حذف کنند. در واقع افراد اگر نتوانند دلایل بروز عدم انطباق های متنوع مانند انطباق های بالقوه و بالفعل را حذف کنند، نمی ‌توانند برای پیشبرد کارهای خود اقدامات لازم را انجام دهند. بنابراین در این روش باید ابتدا هدف تعیین شود.

۲٫ تشریح کردن دامنه کاربرد روش

یکی از دیگر مواردی که در مورد تشریح روش های اصلاحی و پیشگیرانه باید با آن آشنا باشید بررسی دامنه کاربرد است. تمامی واحدها و همچنین فرآیندهای سازمان را از نظر کاربرد باید بشناسید. در هر یک از بخش های واحدهای سازمان افرادی هستند که اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام می دهند. این افراد باید از نظر نحوه بازخوردی که در کار خود نشان می دهند مورد بررسی قرار بگیرند. دقت داشته باشید که روش های اقدام اصلاحی و پیشگیرانه برای بالاتر بردن هدف سازمان اهمیت زیادی دارند.

۳٫ تعریف مشخص شده ای در روش اصلاحی و پیشگیرانه وجود دارد

مورد دیگری که مربوط به تشریح روش اجرایی اصلاحی و پیشگیرانه است، مربوط به تعاریف می باشد. تعاریف زیادی در مورد این روش وجود دارد. یکی از تعاریف اقدام اصلاحی است. اقدامی که جهت برطرف سازی دلایل شرایط نامطلوب و عدم انطباق وجود دارد را اقدام اصلاحی می نامند. این اقدام برای جلوگیری کردن از وقوع عدم انطباق انجام خواهد شد. اقدام پیشگیرانه یکی دیگر از اقدامات این روش به شمار می‌ رود. اقدامی که جهت حذف کردن دلایل عدم انطباق وجود دارد را اقدام پیشگیرانه می نامند. این اقدام را برای پیشگیری از وقوع مجدد هر یک از مشکلات، باید جدی بگیرید.

۴٫ تشریح کردن مراجع معتبر

مراجع یکی دیگر از مواردی است که در تشریح روش های اجرایی اصلاحی و پیشگیرانه باید مورد بررسی قرار بگیرند. یکی از مهمترین نکاتی که در مورد مراجع باید بدانید استاندارد ایزو ۹۰۰۱ است. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در سال ۲۰۰۸ تدوین گشت. تمامی سازمان ‌ها به این استاندارد توجه می کنند. در واقع اگر این استاندارد در سازمان ها برقرار نباشد، اقدامات آنها اصولی نخواهد بود.

۵٫ بررسی کردن مسئولیت ها برای تشریح روش اصلاحی و پیشگیرانه

مسئولیت های روش اجرایی اقدام پیشگیرانه و اصلاحی به عنوان یکی دیگر از مواردی است که باید آن را تشریح کنیم. تمامی کارکنانی که در سازمان کار می کنند درخواست اقدام اصلاحی دارند. آنها در صورت مشاهده هر یک از مشکلاتی که عدم انطباق بالقوه را نشان می دهد اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی را انجام می دهند. نماینده مدیریت باید دریافت اقدامات اصلاحی را به صورت اصولی انجام دهد. تشخیص دادن لزوم و عدم لزوم جلسه بر عهده نماینده مدیریت است.

ابلاغ کردن اقدامات روش اصلاحی و پیشگیرانه یکی از دیگر مسئولیت هایی است که نماینده مدیریت بر عهده دارد. پیگیری کردن انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به عنوان دیگر وظایف نماینده مدیریت شناخته می شود. بررسی کردن اثربخشی هر یک از اقدامات پیشگیرانه و اصلاح آنها را نماینده مدیریت باید به صورت اصولی انجام دهد. اعضای جلسه باید برای تصمیم گیری اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی نظرات خود را ارائه دهند تا فعالیت ها به صورت اصولی انجام شود.

تدوین نمودن روش اجرایی که مربوط به اقدامات پیشگیرانه و اصطلاحی است در استاندارد ایزو الزامی نیست، ولی در برخی از سازمان ها ضروری می باشد. — روش اجرایی

۶٫ تشریح کردن فعالیت ها

از دیگر مواردی که در مورد تشریح روش اجرایی اهمیت زیادی دارد تشریح نمودن فعالیت ها است. دلایل به وجود آمدن اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی شامل مواردی مانند گزارش های ممیزی، محصولات نامنطبق، نتایج ممیزی، شکایت مشتریان و غیره می باشد. تمامی کارکنان برای حذف کردن دلایل متفاوت، اقدامات پیشگیرانه را انجام می دهند.

۷٫ مستندات مرتبط و کاربردی در روش اصلاحی و پیشگیرانه

مستندات مرتبط به عنوان یکی دیگر از مواردی شناخته می‌ شود که در تشریح روش اجرایی باید به آن دقت کنید. فرم اقدامات اصلاحی و فرم اقدامات پیشگیرانه در این مستندات باید آماده شود. روش های اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به وسیله افراد حرفه‌ ای انجام خواهد شد. بنابراین مستندات مرتبط با آنها می ‌تواند طبق اصول مشخص شده به شما تحویل داده شود.

جمع بندی

برای اینکه سیستم سازمان شما به صورت اصولی کار کند و مشکلی در سیستم به وجود نیاید باید در مورد روش اجرایی اصلاحی و پیشگیرانه اطلاعات بیشتری کسب کنید. اگر شما قادر باشید روش ‌های اجرایی پیشگیرانه را به کار بگیرید می توانید از مشکلات و چالش های متنوع جلوگیری نمایید. تمامی سازمان ها مشکلات زیادی دارند. اما اگر از مشکلات جلوگیری شود سازمان ها به صورت اصولی کار می کنند. جهت کارکرد قوی و مناسب هر یک از سازمان ها نیاز است که روش‌ های اجرایی پیش از اجرا مورد بررسی قرار بگیرند.